PMI Tour Cono Sur 2009 el 9-NOV en Buenos Aires

En IAAP estamos orgullosos de ser uno de los patrocinadores del encuentro del Project Management Institute (PMI) en Buenos Aires que este año contará con la presencia de Gregory Balestrero, el CEO y Presidente de la organización, y de importantes speakers locales e internacionales.

Se trata del evento más importante de nuestro país sobre la disciplina Project Management, tanto para actualizar contenidos y capacitarse como para realizar networking con otros profesionales de distintas industrias.

Click aquí para inscribirse al evento.

IAAP busca consultor PMO

Buscamos un consultor PMO con experiencia en administración de proyectos,recopilación de datos y métricas de un portfolio de proyectos, y experiencia en preparación de reportes de avance. Modalidad full time, lugar de trabajo Gran Buenos Aires. Enviar CV a rrhh@iaapglobal.com, detallando remuneración pretendida (excluyente).

El Generador de frases que no fallan

El Generador de frases que no fallan sigue a mil, es una de las páginas con más visitas en nuestro sitio. ¿No lo probaste? ¿Entonces cómo hacés para explicar para qué sirve tu proyecto?  Probalo y dejanos tu opinión, nos interesa conocerla.

El heroísmo en la administración de proyectos

Uno de los escenarios más clásicos en proyectos con problemas es el del héroe que en un “acto de valentía” quiere salvar el proyecto, y que ejecuta alguna “acción heroica” como no dormir dos días para que todo funcione, o probar alguna solución técnica basada en la intuición en el momento de salir a producción, o convencer al cliente acerca de un problema utilizando presión o manipulación.

Asignación de recursos a proyectos

¿Cómo se asignan los recursos a los proyectos en tu organización? En muchas organizaciones este tipo de asignaciones responde a una sola variable: “Disponibilidad”. Si se acepta un nuevo proyecto en la organización, o para el caso de una firma de consultoría, si se gana un proyecto, ¿quién estara en el equipo del proyecto? muchas veces la respuesta es: “el que esté disponible”, es decir: el que no esté actualmente asignado a ningún proyecto.

“Mejores Proyectos” llegó a 700.000 visitas

Esta semana nuestro blog Mejores Proyectos llegó a las 700.000 visitas, después de estar en línea casi 3 años sin interrupción.  Un logro importante ya que hemos posteado más de 340 artículos desde nuestro lanzamiento (12 de enero 2007), y esto da un promedio de casi 10 posts por mes o uno cada tres días.  Acá van algunos datos interesantes:

¿Taxi o remis? Responsabilidad sobre el alcance del proyecto

Tenés que ir de Buenos Aires a La Plata y decidís contratar un remise, con el que pactás un precio fijo de 40 pesos. Te pasa a buscar a la mañana por tu casa, calculás que es un viaje de aproximadamente una hora.

(* Para nuestros amigos de fuera de Argentina: La Plata queda a 40 km de Buenos Aires, remise es un transporte pago similar al taxi, pero al contratarlo se pacta un precio fijo por el viaje).

Saliendo de la ciudad, el conductor y vos en el auto se encuentran con una gran manifestación en la ruta y no pueden avanzar. Hay mucha gente sobre la ruta. Tienen que estar detenidos unos diez minutos esperando que se disuelva la manifestación, y luego, durante los próximos 15 kilómetros el conductor debe viajar a muy baja velocidad porque hay mucha gente al costado del camino.

El manejo de las expectativas

Hay mucha ansiedad alrededor de un proyecto. El gerente de proyecto se pregunta si podrá cumplir con la triple limitación. Los patrocinadores se preguntan si el gerente de proyecto es la persona correcta para dirigirlo, y si el proyecto es el proyecto correcto dentro de todas las elecciones posibles. Los miembros del equipo se preguntan si están en el proyecto correcto, y si tienen las habilidades necesarias para llegar a buen puerto.

El proyecto dura 10 meses, pasaron 6 y todavía no se produjo ningún entregable externo que tenga que aprobar el cliente. ¿Qué paso en este período? El equipo del proyecto trabajó dentro de su oficina, como en un laboratorio, preparando documentos y trabajando en paralelo en varios entregables, pero todavía ninguno de ellos ha sido
finalizado.

Error.

¿Cómo ser un buen gerente en una organización matricial?

El desafío más difícil en una organización matricial es la demanda, a veces conflictiva, de dos jefes. Hay miembros del equipo del proyecto que experimentan en esta situación una gran cantidad de ansiedad y tensión. Esto proviene de las dificultades en superar los intereses conflictivos de su función de todos los días y de su equipo de proyecto. Ambos jefes tienen puntos de vista legítimos: uno defiende el proyecto y el otro defiende la operación continua de la compañía. Pero… ¿Cuál es el punto de vista más importante desde la perspectiva de toda la organización?

Este no es un conflicto fácil de resolver y además de esto están las cuestiones de identificación y lealtad a los individuos clave en la organización. Hay problemas por el solo hecho de pertenecer a dos grupos:

Supuestos del proyecto

Un supuesto (“Assumption”) es una condición, situación o estado del proyecto o de su entorno, que se asume como verdadera para la planificación.

Inicio temprano e inicio tardío de las tareas

Una vez que se define la ventana de tiempo en donde el proyecto deberá realizarse y se tiene la duración de cada tarea, se comienza a definir las fechas de comienzo y fin de las tareas para armar el cronograma definitivo.

Allí es donde se prepara una tabla de tiempos para cada actividad, en donde se especifican los tiempos más tempranos en que cada actividad puede comenzar y terminar, y los tiempos más tardíos. Esto sucede porque cada actividad “flota” en calendario y se puede mover hacia atrás o hacia adelante segun sea posible: el límite de esa flotación hacia atrás o adelante son las fechas de comienzo y fin tempranas, y las fechas de comienzo y fin tardías para cada actividad.

El Enunciado de Trabajo

Un Enunciado de Trabajo (Statement of Work o SOW) es un documento preparado generalmente por el Gerente de Proyecto para describirle a un proveedor qué trabajo se le esta encargando. Como mínimo, el Enunciado de Trabajo debe contener una descripción de los objetivos del proyecto, las especificaciones del producto o servicios requeridos, una descripción del trabajo a realizar y un cronograma a alto nivel del proyecto en donde se señale el trabajo del proveedor.

Seis consejos para dejar un mensaje telefónico

¿Nunca te pasó que dejaste un mensaje telefónico desastroso y te arrepentiste de haber llamado? Antes de dejar un mensaje, pensá cuidadosamente qué vas a decir para no meter la pata y para ser claro y eficiente.  Estos son seis consejos que deberías tener en cuenta antes de dejar un mensaje telefónico en la oficina:

Cuatro tipos de gerentes de proyecto que no delegan

“Tengo que hacer todo, sin mí las cosas no salen”. Hay gerentes de proyecto que trabajan 16 horas por día durante todo el proyecto.  La razón no es que tienen mucho trabajo, sino que no delegan tareas. Existen cuatro tipos de gerentes que no delegan tareas:

Minutas de reunión

Muchas veces se subestima el valor de las minutas de reuniones, porque parecen algo innecesario, burocrático y una gran pérdida de tiempo. Efectivamente, pueden ser así, pero si se las prepara correctamente no lo serán.

Se debe tratar de que cualquier reunión en el proyecto esté relacionada o a una tarea del cronograma o a un issue o problema que dificulta el avance. Eso significa que la minuta debe estar relacionada a una de estas dos cosas. Uno de los errores frecuentes es no escribir una minuta de las reuniones, lo que a menudo es causa de olvidos, incomprensiones, malentendidos y por supuesto de conflictos que se agravan con el tiempo.

El control del trabajo

¿Por qué controlar el trabajo? El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas.

Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control serán más o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el día a día del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivación de los recursos (este fenómeno se llama “Micromanagement”).

Hay tres razones por las cuales se debe controlar el trabajo:

Mi equipo y la resolución de problemas

¿Somos un equipo o somos un grupo de gente que trabaja junta?

¿Qué diferencia hay entre un equipo de alto rendimiento en un proyecto, y un grupo que se encuentra circunstancialmente “trabajando juntos” en un proyecto?

¿Nunca te hiciste estas preguntas acerca de tu proyecto? ¿Nunca te preguntaste que esta pasando en tu equipo de trabajo?

La co-ubicación

La co-ubicación consiste en localizar la mayoría o todos los miembros del equipo del proyecto en un mismo lugar físico, logrando con esto aumentar su capacidad de desempeño como equipo.

Secuencia de tareas

Al momento de planificar las tareas del cronograma, una de las responsabilidades del gerente del proyecto es determinar la secuencia de tareas. La secuencia de tareas es el orden en que cada tarea debe ser ejecutada y qué dependencia hay entre una tarea y el resto. Por ejemplo, en un proyecto hipotético, podríamos decir que la Tarea A es una tarea que se hará al comienzo del proyecto, que la tarea J tiene como predecesoras a las tareas C y D, y que la tarea K es la tarea final del proyecto.

El generador de frases que no fallan, ¿lo conocés?

El Generador de Frases que no Fallan es un intento que hicimos en el IAAP para ponerle algo de humor a la Administración de Proyectos.  Es una sátira al lenguaje que usan los consultores para describir lo que hacen, para describir nuevos negocios, nuevos proyectos.

Genera frases usando verbos y adjetivos que están de moda en el ambiente “corporate”, los medios, en las revistas especializadas, en los sitios web.