¿Cómo se identifican los factores de riesgo del proyecto?

Existe un proyecto. Existen riesgos.  Sabemos intuitivamente que existen factores de riesgo.
Pero: ¿cómo detectarlos?  Un camino es usar tres técnicas conocidas en la dinámica de grupos:

TORMENTA DE IDEAS (“BRAINSTORMING”):  Es probablemente la técnica más usada. ¿En qué consiste? En reunir expertos, miembros del equipo, proveedores y otros involucrados en el proyecto, y pedirles que identifiquen posibles riesgos para el proyecto. La única regla: no se puede vetar (anular, desechar) ideas. Se debe promover la asociación libre de ideas, la desinhibición. Se apunta en un lugar visible todas las ideas generadas y luego se realiza otra parte de la sesión en donde se filtran y seleccionan las ideas para identificar los factores de riesgo, con el consenso de los participantes.

TECNICA DE DELPHI:  Es parecida a la técnica anterior, sólo que nunca se realiza en forma presencial.  Se mantiene el anonimato de la gente que participa en la sesión con el objetivo de que los más expertos no inhiban las contribuciones de los que tienen menos experiencia, o para que en general, nadie influya sobre nadie. ¿Cómo se desarrolla esta técnica? Cada participante contribuye con ideas a un coordinador, estas ideas deberían ser anónimas, por ejemplo cargándolas en un sitio web, weblog, forum, etc. El coordinador sintetiza, asocia y edita las ideas, y devuelve a los participantes una “Opinión del Oráculo” (de allí el nombre de la técnica, por el Oráculo de Delfos o Delphi). Este proceso de realiza en varias iteraciones y luego se sacan conclusiones como en la técnica anterior.

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Staffing de Proyectos

El término “Staffing” describe el proceso por el cual las personas que participarán en un proyecto son seleccionadas y asignadas al equipo de trabajo. En empresas de consultoría el proceso de Staffing es uno de los procesos más importantes del negocio, ya que con él se decide qué profesionales irán a qué proyectos.

El problema con el Staffing es que muchas veces no es un proceso, sino una decisión impulsiva de los gerentes o directores de la empresa. Y esto sucede tanto en firmas de consultoría como en empresas de línea. En muchas oportunidades le asignan un proyecto al gerente, el gerente mira por la ventana de su oficina, sale al pasillo y pregunta “¿Estás en un proyecto?”, “No”, “Bueno, desde ahora estás en un proyecto”.

En la mayoría de los casos el Staffing se decide por una única variable: disponibilidad de los recursos. “¿Quién está libre?”, “A, B, C, D”. “Bueno, desde ahora están en el proyecto X”.

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