Reuniones Efectivas

Foto reunión¿Qué elementos debemos tener en cuenta para preparar adecuadamente una reunión?

1. Objetivo:  debemos respondernos ¿para qué nos reunimos?, y saber transmitir la respuesta de forma adecuada a cada uno de los asistentes en el momento
en que los invitamos.

2. Participantes:  únicamente deben convocarse las personas realmente necesarias, aquellas que estén implicadas con el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar.

3. Orden del día:  empezar con temas conocidos, a modo de introducción. Pueden ser temas de puntos acordados en una reunión anterior. También es aconsejable iniciar la reunión con puntos muy concretos para que todos los participantes tengan una sensación de logro. Debemos finalizar con temas de menor importancia y analizando los próximos pasos a seguir.

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El manejo de las expectativas

Foto expectativasHay mucha ansiedad alrededor de un proyecto.  El gerente de proyecto se pregunta si podrá cumplir con la Triple Limitación.  Los patrocinadores se preguntan si el gerente de proyecto es la persona correcta para dirigirlo, y si el proyecto es el proyecto correcto dentro de todas las elecciones posibles. Los miembros del equipo se preguntan si están en el proyecto correcto, y si tienen las habilidades necesarias para llegar a buen puerto.

El proyecto dura 10 meses, pasaron 6 y todavía no se produjo ningún entregable externo que tenga que aprobar el cliente.  ¿Qué paso en este período?  El equipo del proyecto trabajó dentro de su oficina, como en un laboratorio, preparando documentos y trabajando en paralelo en varios entregables, pero todavía ninguno de ellos ha sido finalizado.

Error.

La ansiedad aumenta, todos quieren ver lo que va a salir de la fábrica, pero todavía no se puede mostrar nada. El gerente de proyecto se siente observado.

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