Muchas veces se subestima el valor de las minutas de reuniones, porque parecen algo innecesario, burocrático y una gran pérdida de tiempo.  Efectivamente, pueden ser así, pero si se las prepara correctamente no lo serán.

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Es importante reconocer la diferencia entre el control formal e informal del trabajo. El control formal del proyecto consiste en fijar puntos de control y en cada uno de ellos corregir los desvíos al plan original.   Por ejemplo: fijar una reunión de estado semanal en el proyecto y después de la reunión de estado tomar acciones correctivas y reflejar los desvíos en el cronograma.

El control informal del proyecto consiste en desarrollar una comunicación informal con el equipo.  Esto permite respuestas rápidas e intuitivas, quizás a problemas más pequeños, pero que sumados, son la problemática de la ejecución del proyecto.

Tres problemas típicos en el control del trabajo:

* Obsesión con el cronograma: en muchos proyectos existe una obsesión por registrar y reportar el avance de la tareas.  A veces parece que esta es la única tarea que tiene que realizar el gerente del proyecto.   El proyecto es medido por el avance en los entregables. El cliente del proyecto está interesado principalmente por los entregables, y aprobará el proyecto en base a estos.   El avance en las tareas es una forma de representar el avance en los entregables.   Una forma.  Hay más formas de describir el avance en los entregables: inspecciones, revisiones, demos.

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