La clave es definir los entregables del proyecto

Una de las herramientas más útiles que tiene el equipo del proyecto para definir el alcance es el WBS (Work Breakdown Structure o Estructura de Desglose del Trabajo).  Con la ayuda del WBS el equipo del proyecto puede definir cuáles son y cómo se descomponen los entregables del proyecto.  De esta forma es posible crear un cronograma de trabajo basado en el WBS que aumente las probabilidades de éxito:  “Si ejecutamos todas las tareas del cronograma entonces construiremos todos los entregables y subentregables del WBS, y por lo tanto cumpliremos con el alcance prometido”.

Pero la vida no es tan fácil:  a veces esta última afirmación (“Si A, entonces B, por lo tanto C”) no se cumple, porque las expectativas del cliente del proyecto son diferentes a los entregables construidos.

¿Cómo solucionar este problema?   Un consejo:  “Empieza del final”.  Una buena técnica es hablar, formal o informalmente, con los clientes del proyecto, con los futuros usuarios, con las personas que usarán los entregables, acerca de qué esperan de ellos.  Y aquí no se trata solamente del “Qué”, sino de las 5 preguntas básicas:   “Qué”, “Cómo”, “Quién”, “Cuándo”, “Dónde”, y una sexta que podría ser “Para qué”.  Utiliza estas 6 preguntas para obtener esta información importantísima para el proyecto:

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El costo de la Calidad

Como una de las variables de la Triple Limitación, la Calidad es uno de los objetivo del proyecto. Los costos de la calidad son aquellos en que incurre el proyecto para mejorar los entregables prometidos. Estos costos pueden ser de dos tipos: Costos de Prevención y Costos de Evaluación.

Costos de Prevención: están causados por las medidas tomadas en el proyecto para prevenir defectos o problemas en los entregables, para evitar la aparición de errores. En un proyecto de software esto sería por ejemplo implementar una metodología de desarrollo consistente. En una obra en construcción esto sería por ejemplo cumplir con los estándares de tendido de líneas eléctricas para prevenir problemas posteriores.

Costos de Evaluación: están causados por las medidas tomadas para evaluar los entregables una vez producidos, y corregirlos si es necesario. En un proyecto de software esto sería por ejemplo dedicar recursos a las pruebas de integración del sistema una vez desarrollado. En una obra en construcción esto sería por ejemplo realizar inspecciones periódicas de la estructura.

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¿Cómo organizar una teleconferencia productiva?

Jueves 11:00 de la mañana. Te estás preparando para una teleconferencia (“Conference Call”) con la casa matriz en Europa.  Allá ya es el final del día, y mientras en Buenos Aires brilla el sol del verano, allá está casi nevando.

El rumbo del proyecto es bastante incierto, comenzó hace tres meses, pero el problema es que todos tienen un concepto diferente acerca del mismo proyecto. De hecho: ninguno de los participantes en esta teleconferencia está hablando del mismo proyecto.

Estos son los comentarios de tus colegas con respecto a este tipo de teleconferencias:

* “Todos hablan de otra cosa”.

* “Duran dos horas y no llegamos a nada”.

* “Hay una persona que habla cuarenta minutos seguidos y es super aburrido, me cuesta seguirlo”.

* “Si hacemos la teleconferencia o no, no influye en el proyecto, los problemas siguen igual”.

* “Siento que no entienden nuestra realidad, que el proyecto de ellos no es nuestro proyecto”.

Mientras estás esperando la teleconferencia te preguntás cómo se podría mejorar este tipo de situaciones:  ¿Qué hacer para que no pase esto, para que una teleconferencia no sea aburrida, no dure mucho y sea realmente productiva?

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