Cinco rubros para dividir los costos de tu proyecto

Muchas veces es difícil darse cuenta cuáles serán los costos presupuestados del proyecto. La preparación de los costos detallados del proyecto se inicia en la planificación, y se asume que se tienen los presupuestos entregados por proveedores y asesores externos. Los costos del proyecto se dividen en cinco rubros:

1. Mano de obra: en este rubro debe estar representado el tiempo que le dedicarán al proyecto los recursos de la organización, en términos de cantidad de horas por valor hora. No olvidemos que el costo de los recursos en relación de dependencia está dado por el costo de oportunidad. La gente que estará en el proyecto tiene un sueldo, eso sueldo tiene asociado un valor hora. Este valor hora multiplicado por las horas dedicadas al proyecto nos da el costo del recurso. Para calcular el valor hora de un recurso de la organización se debe tener en cuenta su sueldo bruto más las cargas sociales e impuestos correspondientes para el empleador.

2.  Materiales: el costo de los materiales que se necesita comprar para el proyecto. Se llaman materiales pero pueden ser tangibles o intangibles: maquinaria, equipamiento, materiales de construcción, costos de suscripción a algún servicio de información, licencias de software, papel, pintura, etc.

3. Proveedores, consultores y asesores: cuando el equipo del proyecto no hará todo el trabajo, porque no tiene las habilidades necesarias o porque no estará disponible, se contratan servicios profesionales externos. En este rubro figuran todos los honorarios de estos colaboradores.

4. Alquiler de equipos e instalaciones: quizás además de comprar materiales se alquilen equipos, maquinarias o instalaciones para uso del proyecto. En este rubro entran esos costos. Si los equipos o instalaciones serán usados para varios proyectos, se deben prorratear correspondientemente.

5. Viajes, alojamiento, alimentos: si el equipo del proyecto debe incurrir en este tipo de gastos, esto es parte del costo del proyecto. Las propuestas comerciales de proveedores, consultores y asesores externos pueden o no incluir viajes, alojamiento y alimentos. Estos costos deben ser sumados a los costos del equipo del proyecto cuando corresponda.

Estos cinco rubros de costos deben ser asociados a entregables del proyecto y asignados a módulos, ramas o paquetes de trabajo del WBS. De esta forma se construirá una Línea de Base de Costos para el proyecto, que será usada para comparar costos presupuestados vs. costos reales durante la ejecución.