Seis consejos para mejorar la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto

1. Planifica el proceso de comunicación: no es suficiente con ser buen comunicador, hay que planificar el proceso. Se debe definir qué información se quiere intercambiar, cuándo y dónde se desarrollará el proceso (reunión, charla, encuentro, etc.), quiénes participarán,  qué formas de comunicación se utilizarán y cómo se verificará el éxito del proceso de comunicación.

2. Prepara el ambiente: no es lo mismo desarrollar una conversación en una oficina tranquila y sentado, que en una planta productiva y parado. El ruido y los múltiples elementos distractores dificultan el proceso de comunicación. Por ello es importante preparar el ambiente en que se desarrollará la reunión. Este debe, en lo posible, estar libre de elementos distractores (por ejemplo una radio encendida) y no debe haber ruido que dificulte escuchar a quien habla. Las condiciones de iluminación deben ser adecuadas al modo de comunicación seleccionado (buena luz para lectura, luz tenue para presentaciones con diapositivas). Deben evitarse también las interrupciones, como por ejemplo teléfonos celulares.

3. Prepara la documentación de soporte: ¿Se hablará en la reunión acerca de un documento clave? Distribuirlo antes de la reunión, o asegurarse de que todos lo tengan en su poder. Es siempre recomendable reforzar la comunicación oral con notas, apuntes, documentos o presentaciones sobre los aspectos a tratar. Dependiendo del tipo de información a transmitir, estas podrán ser un resumen de los puntos principales o documentación que refuerce y amplíe lo tratado.

4. Cree en lo que comunicas: quien desee transmitir un mensaje debe estar convencido de su contenido. El mensaje gana credibilidad conjuntamente con la entonación de voz, timbre, entusiasmo al hablar, lenguaje corporal.

5. Conoce a tu audiencia: ¿Los obligaron a venir? ¿Cada uno decidió venir y tiene sus propias expectativas? Debes entender cuáles son los intereses, preocupaciones y prioridades de la audiencia para estructurar tu mensaje de un modo atractivo y convincente.

6. Clarifica el propósito de la comunicación: Al invitar  los asistentes responderse: ¿Para qué ir a la reunión? Una vez comenzada la reunión, clarificar el propósito permite al receptor del mensaje discriminar la información que es importante retener de aquella que no es relevante.

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4 comentarios en “Seis consejos para mejorar la comunicación dentro y fuera del equipo del proyecto

  1. Jose, qué puntos fortalecerías de los 6 enunciados aquí para un proyecto en donde no solamente se deben hacer reuniones virtuales a través de skype, o mediante software para video conferencias on line; sino además realizar tareas virtuales (a distancia), ya sean, desarrollos y/o pruebas de software.?

  2. Gustavo,
    “Planificar el proceso de comunicacion”, el mas importante en tareas virtuales, sin duda. Por ejemplo en una reunion virtual, enumerar los puntos de la agenda, si se van a tratar issues de un issue log, que el issue log este accesible para todos, etc.

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