¿Cómo organizar reuniones efectivas?

¿Qué elementos debemos tener en cuenta para preparar adecuadamente una reunión? Debemos tener en cuenta estos seis puntos:

1. Objetivo: debemos respondernos ¿para qué nos reunimos?, y saber transmitir la respuesta de forma adecuada a cada uno de los asistentes en el momento
en que los invitamos.

2. Participantes: únicamente deben convocarse las personas realmente necesarias, aquellas que estén implicadas con el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar.

3. Orden del día: empezar con temas conocidos, a modo de introducción. Pueden ser temas
de puntos acordados en una reunión anterior. También es aconsejable iniciar la reunión con puntos muy concretos para que todos los participantes tengan una sensación de logro. Debemos finalizar con temas de menor importancia y analizando los próximos pasos a seguir.

4. Duración: es importante estipular un período de tiempo. Esto ayuda a organizar la sesión
y permite también la organización de agendas de los participantes. A partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa. La fórmula mágica para la duración de una película de cine es 90-100 minutos. Y una reunión es mucho más aburrida que una película de cine.

5. Lugar: cosas obvias que a veces no se cumplen, lugar sin ruidos, con suficiente iluminación y con espacio para todos, pizarra, pantalla.

6. Convocatoria: convocatoria de la reunión con la hora de inicio, el lugar, de ser posible horario de cierre y un orden del día (agenda).