El gerente de proyecto como integrador

Existe una perspectiva que define al gerente de Proyecto como integrador. El gerente de Proyecto es la persona mas indicada para ser responsable de la Integración ya que tiene la mejor visión del mismo y está en contacto con todos los involucrados. ¿Qué significa ser el integrador del proyecto? Por lo menos ser responsable de las siguientes tareas: * Asegurar la alineación de objetivos entre … Continúa leyendo El gerente de proyecto como integrador

El cierre del proyecto es un proceso

En los proyectos que se llevan a la práctica, el equipo ejecuta las tareas del cronograma durante el 80% del período del proyecto. En la mayoría de ellos, el equipo finaliza de construir los entregables, la conclusión del proyecto lleva media hora y el equipo se desarticula. En muchas ocasiones, a medida que los trabajos van concluyendo, nos retiran los recursos para otros proyectos, por lo que el concepto de cerrar el proyecto parece no tener razón de ser.

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The Alpha Project Managers

Agradecemos a Ernesto Kiszkurno (www.ernestokiszkurno.com.ar) por este artículo.

En el año 2008 asistí como presentador a una conferencia organizada en conjunto entre Software Gurú y el capítulo de México del PMI. Como sólo presentaba una ponencia, sobre pruebas de aceptación, me fue posible asistir a otras charlas y recorrer los stands con tiempo.

Fue así como me encontré con un libro escrito por Andy Crowe llamado Alpha Project Managers: What the top 2% know that everyone else does not.

El libro relata un estudio realizado sobre 860 project managers (PMs), de unos 3000 que fueron invitados inicialmente, en el que se exponen los aspectos que distinguen a los mejores en esta profesión tan compleja: “los alfas”.

El libro relata en forma detallada la metodología de trabajo del estudio. Aquí solo diré que luego de sucesivas iteraciones el grupo de 860 candidatos fue reducido a 18. En palabras del autor:

“The top 2% of project managers were selected simply because they exemplified a significant gap from the other 98% and it is that gap, both in performance and knowledge, that is the subject of this book.

Although it may be tempting to focus on the individuals, the focus should actually be on the trends revealed by the data”

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La iniciación o estructuración del proyecto

Qué es estructurar el proyecto?  Estructurar el proyecto significa definir los componentes básicos que lo situarán dentro del contexto de la organización:  definirlo en términos de objetivos, alcance, participantes y Plan a Alto Nivel.
El Plan a Alto Nivel es un calendario no detallado que explica cómo van a ser las fases del proyecto, vistas muy desde arriba.
 
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El trabajo del gerente de proyectos: folklore y realidad

Estuve leyendo el artículo escrito por Henry Mintzberg “El trabajo del directivo: folklore y realidad” o “The manager’s job: folklore and fact”, publicado en Harvard Business Review en marzo de 1990 (Ver aquí un resumen del artículo), y se me ocurrió que todo lo que menciona Mintzberg acerca de los directivos aplica al gerente de proyecto.

Según el artículo hay 10 funciones principales que debe cumplir un directivo, divididas en tres grupos:  funciones interpersonales, funciones informativas y funciones decisorias. Veamos las 10 detalladamente:

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La evaluación de los involucrados (“Stakeholders”) en un proyecto

Muchas veces como gerente del proyecto sabemos el qué pero no conocemos el quién, y pensamos que sabemos todo lo que hay que saber. Ese es uno de los prinicipales errores que cometen gerentes de proyecto fuertemente enfocados en los entregables, quizás porque poseen una fuerte experiencia técnica en proyectos anteriores.

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El coordinador de la base de conocimiento

librosviejosExiste una base de conocimientos en el proyecto. Esto es un repositorio en donde estén almacenados todos los documentos del proyecto, los documentos internos, los documentos para entregar al cliente, los diagramas, mapas, minutas, cronogramas, planes.

Esta base de conocimiento debe ser accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Debe existir un rol de coordinador de esta base de conocimiento.
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Métricas en proyectos

reglaUna Métrica de un proyecto es la medida de alguna propiedad de un entregable del proyecto o del proceso de administración de proyectos, efectuada para conocer el avance o los desvíos al plan original.
Si se definen métricas acerca de un entregable específico, estas métricas son particulares al proyecto. Las métricas relacionadas al proceso de administración de proyectos pueden usarse en todo tipo de proyectos. Las métricas pueden ser usadas para medir el estado, efectividad o progreso de las actividades de un proyecto y así contribuir a tomar decisiones estratégicas ante los desvíos, incidentes o diferentes problemas que surgen en la ejecución.
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Juicio de expertos

expertoEs un conjunto de opiniones que pueden brindar profesionales expertos en una industria o disciplina, relacionadas al proyecto que se está ejecutando. Este tipo de información puede ser obtenida dentro o fuera de la organización, en forma gratuita o por medio de una contratación, en asociaciones profesionales, cámaras de comercio, instituciones gubernamentales, universidades.
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Administración del Conocimiento (Knowledge Management)

puzzlemundoLa Administración del Conocimiento en una organización es el proceso por el cual existe una forma de recuperar, catalogar, almacenar y distribuir el conocimiento aportado por cada profesional para cualquier actividad futura.

En un ambiente de un proyecto, la Administración del Conocimiento es la dimensión del proyecto en donde se realizan todas estas actividades para mejorar proyectos futuros, para contribuir a aplicar soluciones que ya dieron resultado, que ya están probadas.

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La finalización del proyecto

espigonMuchas veces somos testigos de un proyecto destinado a fracasar, y pareciera que todos los involucrados se empeñan en tratar de revivirlo. Existen proyectos en donde no está definido claramente qué es lo que hay que construir, no se avanza con el trabajo y no se tiene idea acerca de cuánto falta para finalizar.

Pero a la vez, el comportamiento de los involucrados indica “Acá no pasa nada”, y se sigue trabajando “normalmente”. En las reuniones de directorio se reportan los atrasos, pero no se analiza en profundidad el por qué de los atrasos.

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¿Qué responsabilidades tiene el PM con respecto a los informes de avance?

ganttMuchos gerentes de proyecto, sobre todo aquellos que recién comienzan, se preguntan qué responsabilidades tienen con respecto a los informes de avance del proyecto.  ¿Cómo preparar la información? ¿Qué sucede si mi equipo me entrega información errónea? ¿Qué debo hacer con el informe de avance una vez que lo elaboro?  El gerente de proyecto tiene cuatro responsabilidades básicas con respecto a los informes de avance:

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¿Qué características debe tener la información en un reporte de avance?

salaconferenciasMuchas veces tenemos que presentar el estado de un proyecto, el avance del trabajo y los principales problemas que está resolviendo el equipo ante un comité de dirección del proyecto.  Muchas veces no sabemos si nuestra presentación será demasiado larga o demasiado corta.  ¿Quizás los patrocinadores quieran saber más? ¿Quizás los estoy aburriendo y estoy dando demasiados detalles? ¿Quizás los temas seleccionados no sean los correctos? Veamos qué características tiene que tener la información en un reporte de avance (ya sea oral o escrito):

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Administración de proyectos en tiempos de crisis

tiemposmodernos2Con la gran crisis económica que está viviendo Europa y EEUU uno se pregunta cuál es el rol de los gerentes de proyecto ante esto, y qué pueden hacer en sus organizaciones para superar la crisis.

Una tasa elevada de fracasos en proyectos indica que la organización está malgastando su presupuesto y sus recursos, y sobre todo, pagando un alto costo de oportunidad.  Eso es doblemente peligroso en tiempos de crisis.

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Desde la generación de una idea hasta que se hace realidad

factibilidadDesde la generación de una idea para resolver un problema hasta que esa idea se hace realidad hay un proyecto, pero el proyecto no es el 100% de este camino.  Existen en este período tres fases:  el análisis de factibilidad, la implementación y la puesta en operación del proyecto.  El PMBOK habla principalmente de la implementación, pero debemos tener en cuenta toda la película.

Veamos estas tres fases con más detalle:

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El cierre del proyecto es un proceso

telonEn los proyectos que se llevan a la práctica, el equipo ejecuta las tareas del cronograma durante el 80% del período del proyecto. En la mayoría de ellos, el equipo finaliza de construir los entregables, la conclusión del proyecto lleva media hora y el equipo se desarticula. En muchas ocasiones, a medida que los trabajos van concluyendo, nos retiran los recursos para otros proyectos, por lo que el concepto de cerrar el proyecto parece no tener razón de ser.

¿Qué debería realizar el gerente de proyecto para concluir en forma apropiada las tareas, y en qué consistiría un cierre de proyecto perfecto, o por lo menos deseable?  Veamos cómo se dan las cosas:

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Cómo ser un buen Agente de Cambio (Change Agent) en tu proyecto

changeagentMuchas veces los proyectos cumplen con lo que prometieron pero los destinatarios no usan los entregables, no se convencen que vale la pena cambiar.  Uno de los roles del gerente del proyecto es ser un agente de cambio, una persona que alienta a los demás a recorrer el camino hacia el cambio y a usar lo que construye el proyecto.  Estos cinco puntos te pueden ayudar para transformarte en un agente de cambio en la organización durante el proyecto:

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