Existe una base de conocimientos en el proyecto. Esto es un repositorio en donde estén almacenados todos los documentos del proyecto, los documentos internos, los documentos para entregar al cliente, los diagramas, mapas, minutas, cronogramas, planes. Esta base de conocimiento debe ser accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Debe existir un rol de coordinador de esta base de conocimiento. En proyectos chicos este rol es adoptado por el gerente de proyecto, en proyectos grandes quizás haya una persona dedicada para esto.
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Estas son las responsabilidades del Coordinador de la Base de Conocimiento:
1.Determina qué porción de la Base de Conocimiento de otros proyectos es relevante al proyecto actual: cuando el proyecto está por comenzar, extrae información relevante de otros proyectos para usar en el proyecto actual. La base de conocimiento no comienza vacía, sino que se usan plantillas y otros documentos históricos.
2.Desarrolla e implementa con el gerente de proyecto y el equipo cómo se administrarán los documentos en el proyecto: impone disciplina para manejar los documentos, define la nomenclatura de los documentos, es el único que carga documentos a la base de conocimento.
3.Publica y hace cumplir en el proyecto los estándares de la Base de Conocimiento de la organización: produce un documento que describe los estándares y reglas de la base de conocimento para cualquier involucrado en el proyecto.
4.Monitorea y controla el acceso y las actualizaciones a la Base de Conocimiento: es el guardián de los documentos, define seguridad y accesos a la base de concimiento, pide a los miembros del equipo que la enriquezcan, piensa en función de proyectos futuros.
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Quizás sirva ampliar los ítems anteriormente tan bien propuestos desde el punto de vista del cambio organizacional.
Creo que la gestión del conocimiento, aún reducida a solo lo que se refiere a la gestión de la documentación en el proyecto, necesita primero un trabajo de toma de conciencia y alineación del equipo. Al menos esto ha sido necesario en todos los casos por los que he pasado.
Por lo tanto, antes de establecer procesos de gestión de conocimientos, implementar una herramienta para la gestión de documentación, o de asignar a un responsable, estimo sumamente recomendable iniciar tareas de difusión y capacitación sobre la importancia de la gestión de conocimiento en la organización.