La Falacia Multiproyecto

juggling.jpgJuan está gerenciando cuatro proyectos esta semana, durante el día tiene reuniones y tareas relacionados a los cuatro. Juan trabaja 40 horas por semana. Asumiendo que le dedica la misma cantidad de tiempo a cada proyecto ¿se podría decir que Juan trabaja 10 horas por semana en cada proyecto? La respuesta es “No”.

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Esa es la Falacia Multiproyecto: cuando alguien participa o gestiona más de un proyecto durante la semana, su productividad total no es del 100%. Es un error creer eso, un espejismo, un deseo de que sea así, pero no es así. Muchas organizaciones se comportan como si fuera verdad, pero es una falacia. Veamos qué sucede:

Si Juan coordina 2 proyectos en la semana, su productividad es del 90% (36 horas netas de trabajo).

Si Juan coordina 3 proyectos en la semana, su productividad es del 80% (32 horas netas de trabajo).

Si Juan coordina 4 proyectos en la semana, su productividad es del 70% (28 horas netas de trabajo). Este es el caso del ejemplo: Juan estaría trabajando 7 horas netas en cada proyecto y no 10. ¿Por qué? Porque pierde tiempo en cambiar de contexto (hacer el “switch” entre proyecto y proyecto), pierde tiempo en retomar tareas interrumpidas.

Si Juan coordina n proyectos en la semana, su productividad es del 100% – 10*(n-1)%.

No te engañes:  las 40 horas no se dividen por 4.  ¿Qué te parece el modelo?

15 comentarios en “La Falacia Multiproyecto

  1. ¿Cuatro proyectos a la vez? Asumo que son proyectos pequeños, en mi trabajo puedo manejar un proyecto mediano/grande y tal vez 2 pequeños (proyectos de 1 mes de duración y 2 recursos asignados c/u).
    Seguro es como decis José, la cuenta no es directa.
    Saludos!

  2. Me ha tocado conversar con profesionales que me dicen que manejan 6, 8 o más de 10 proyectos a la vez… Obviamente son proyectos pequeños. Ahí me di cuenta que la Falacia Multiproyecto está muy arraigada en ciertas organizaciones, y todos lo toman como lo más normal. Otra cosa: ese 10% de degradación por manejar varios proyectos es totalmente arbitrario, podría ser 5%, 2%, etc.

  3. Normalmente manejamos mas de 5 Proyectos a la vez sin importar la duracion pequeño/mediano/grande, todos ellos tienen un objetivo mensual de horas a Producir, es dificil medir la Productividad al coordinar Multiproyectos, dudo de que la formula sea exacta (100% – 10*(n-1)%), lo importante es que las Empresas la tengan presente y bajen la Exigencia sobre un cumplimiento en Paralelo.

  4. Daniel,

    “Bajen la exigencia sobre el cumplimiento en paralelo”, tus palabras son exactamente el propósito de este post. La idea es: cualquier trabajo multiproyecto tiene una degradación en la productividad. En la fórmula fue 10%, quizás sea 2% o 5%, pero ciertamente no 0%. “No hay almuerzo gratis” dijo Milton Friedman, no se puede dividir 10 proyectos en una semana de 40 horas y trabajar 4 horas en cada proyecto.

  5. Manejar 4 proyectos, bueno, yo manejo proyectos pequeños, los llamamos miscelaneos, de pequeña envergadura, pero sin embargo cada fin de semana no se tiene los resultados que inicialmente se trazan, yo veo como 6 proyectos y las manos no me dan para sacarlos como uno lo desea, de repente si planificara mi semana con mas detalle y no tuviera ningun impedimento sería lo más óptimo, pero uno no puede predecir los riesgos externos.

  6. El trabajar en proyectos diversos, no permite dedicarle el tiempo requerido a cada uno para asegurarse de la calidad y el éxito del proyecto. Con una oficina de proyectos, en la cual se puede tener un staff de líderes de proyecto, el gerenciamiento de estos puede aligerar la carga y distribuye las responsabilidades, permitiéndole a cada líder concentrarse en el proyecto que le corresponde. No olvidar que el tamaño o dimensión del proyecto es importante, por que es en este punto el que se basarán los recursos humanos y financieros del proyecto.

  7. Hay que considerar, que es poco frecuente que en un escenario multiproyecto, todos los proyectos estén en la misma etapa o fase y con la misma prioridad.

    Mi experiencia personal me muestra que la productividad de una persona nunca supera el 75 %.

  8. Disculpen si me uno un poco tarde a esta esta charla.

    Estoy de acuerdo con todos ustedes respecto a la baja en la productividad, pero, pensando como vendedor de servicios de Administración me parece que esta es precisamente esta la situación ideal (muchos proyectos simultáneos) para incluir un Administrador de Proyectos.

    Supongo que la recomendación del Administrador en este caso podría ser apoyarse en otro(s) administrador(es). O mejor aún, crear una oficina de Administración de Proyectos.

    Esto apoya la profesión y ayuda a que el cliente satisfaga sus espectativas.

  9. Vi que la formula pone como ejemplo 10, pero que puede ser 5 o 2… ¿Existe algun % promedio respecto de esta baja? Asimismo, cuando hablamos de proyecto chico-mediano-grande, ¿cuáles serían los ordenes para clasificarlo como tal?
    Me imagino por chico algo de hasta 3 meses… ¿mediano de 3 a 1 año? ¿grande seria más de un año? O ¿se deberia tener en cuenta el Monto Total u Hr totales además del calendario?
    Gracias!!

  10. Alejandra acá van algunas respuestas:

    “Vi que la formula pone como ejemplo 10, pero que puede ser 5 o 2… ¿Existe algun % promedio respecto de esta baja?”

    No existe un procentaje promedio o recomendado, el modelo trata de reproducir la situación real, debemos plantear un modelo y verificar si se cumple con nuestros proyectos.
    Estos porcentajes son arbitrarios y deben ser fijados de acuerdo a nuestra experiencia. Por ejemplo con 2% serían:

    “Si Juan coordina n proyectos en la semana, su productividad es del 100% – 2*(n-1)%”, o sea 100%, 98%, 96%, 94%, etc.

    “Asimismo, cuando hablamos de proyecto chico-mediano-grande, ¿cuáles serían los ordenes para clasificarlo como tal?
    Me imagino por chico algo de hasta 3 meses… ¿mediano de 3 a 1 año? ¿grande seria más de un año? O ¿se deberia tener en cuenta el Monto Total u Hr totales además del calendario?”

    Una línea divisoria que se traza para clasificar proyectos de consultoría en Latinoamérica es
    CHICO: menos de 6 meses (calendario), menos de 6 personas.
    GRANDE: más de 6 meses (calendario), más de 6 personas.
    MEDIANO: se cumple sólo una de las dos condiciones.

    6 meses 6 personas = 176 horas mensuales, 6 personas full time = 1056 horas facturables.

    Igualmente a lo anterior Alejandra, esto es solo un modelo, sirve solamente para mapear la realidad a algo más comprensible y más exacto. Su utilidad consiste en que es una herramienta para entender el universo de los proyectos en nuestra región.

  11. Estimado Jose
    Me sumo a tus comentarios y agrego que la forma más sencilla de clasificar el tamaño de un proyecto esta acompañado de la mano de la estimación de sus esfuerzo, es decir el trabajo asociado a su realizacion. Luego de esto sale la cantidad de gente que se pueda incorporar, dependiendo de los tlipes requerimientos que se quieran cubrir , no olvidar que existe una delgada linea hasta donde se puede agregar recursos y que de como resultado achicar la duración de la tarea.

    Cerrando, los esfuerzo medios depende de los tipos proyectos que vamos a realizar, es decir si vamos a desarrollar software sera muy distinto el esfuerzo medio de construir un barco.

    Una buena practica sería averiguar las medias del mercado para cada tipo de proyecto a encarar o usar las experiencias propias de nuestras empresas.

  12. De acuerdo, los proyectos “grandes” o “chicos” deben ser clasificados por industria. Ademas, como tu bien dices, el solo hecho de “agregar cuerpos” al staffing del proyecto, eso no lo hace mas productivo: si estamos preparando una comida en la cocina, 10 chefs no lo hacen mas rapido ni mejor que uno o dos.

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