¿Qué es el Riesgo en un proyecto?

Una de las teorías de riesgo más populares adoptadas para medir el riesgo en proyectos es la Teoría Estadística Bayesiana, nombrada en honor a Thomas Bayes, un matemático británico del siglo XVIII (http://es.wikipedia.org/wiki/Thomas_Bayes). La Teoría Bayesiana se basa en la enumeración de diferentes eventos posibles y la asociación de cada uno con una probabilidad de ocurrencia. Por medio de la cuantificación del impacto de cada … Continúa leyendo ¿Qué es el Riesgo en un proyecto?

¿Cómo se identifican los factores de riesgo del proyecto?

Existe un proyecto. Existen riesgos.  Sabemos intuitivamente que existen factores de riesgo.
Pero: ¿cómo detectarlos?  Un camino es usar tres técnicas conocidas en la dinámica de grupos:

TORMENTA DE IDEAS (“BRAINSTORMING”):  Es probablemente la técnica más usada. ¿En qué consiste? En reunir expertos, miembros del equipo, proveedores y otros involucrados en el proyecto, y pedirles que identifiquen posibles riesgos para el proyecto. La única regla: no se puede vetar (anular, desechar) ideas. Se debe promover la asociación libre de ideas, la desinhibición. Se apunta en un lugar visible todas las ideas generadas y luego se realiza otra parte de la sesión en donde se filtran y seleccionan las ideas para identificar los factores de riesgo, con el consenso de los participantes.

TECNICA DE DELPHI:  Es parecida a la técnica anterior, sólo que nunca se realiza en forma presencial.  Se mantiene el anonimato de la gente que participa en la sesión con el objetivo de que los más expertos no inhiban las contribuciones de los que tienen menos experiencia, o para que en general, nadie influya sobre nadie. ¿Cómo se desarrolla esta técnica? Cada participante contribuye con ideas a un coordinador, estas ideas deberían ser anónimas, por ejemplo cargándolas en un sitio web, weblog, forum, etc. El coordinador sintetiza, asocia y edita las ideas, y devuelve a los participantes una “Opinión del Oráculo” (de allí el nombre de la técnica, por el Oráculo de Delfos o Delphi). Este proceso de realiza en varias iteraciones y luego se sacan conclusiones como en la técnica anterior.

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Riesgos en Proyectos

Agradecemos al Dr. Aníbal N. Cassanelli, Profesor, área Ingeniería de Proyectos en la Univ. Nac. Mar del Plata.

riskEl objeto es poner en evidencia la dificultad que presenta el riesgo en proyecto y el valor que aporta un equipo maduro de dirección de proyecto.

Utilizaremos algunos casos tomados de la bibliografía para poner en evidencia los mismos y dejamos abiertos los comentarios a nuestros lectores.

1. Enfocarse en los riesgos significativos

El primer caso que comentaremos pone de manifiesto la importancia de detectar riesgos, priorizarlos, elaborar la lista de los más significativos y concentrar la gestión del riesgo en ellos.

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Dos problemas con la cuantificación de los factores de riesgo

Una de las teorías de riesgo más populares adoptadas para medir el riesgo en proyectos es la Teoría Estadística Bayesiana, nombrada en honor a Thomas Bayes, un matemático británico del siglo XVIII. La Teoría Bayesiana se basa en la enumeración de diferentes eventos posibles y la asociación de cada uno con una probabilidad de ocurrencia.

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¿Cómo se monitorea un proyecto correctamente?

monitorpacienteEstás obligado a monitorear tus proyectos para poder administrarlos.  Los médicos monitorean a los pacientes para poder descubrir problemas rápidamente y así tener más recursos para solucionarlos.  El seguimiento de tus proyectos debería ser parte natural de tu ruitina diaria, parte indivisible de tu día de trabajo, incluso si existen otros problemas excepcionales que debas atender.

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¿Qué es un supuesto?

Un supuesto es un dato asumido como cierto a efectos de la planificación del proyecto. Imaginemos por ejemplo que estamos implementando un sistema en una organización cliente y nosotros somos los consultores.  Podemos afirmar “Asumimos que los futuros usuarios del sistema conocen Windows”.  Eso significa que tomamos este dato como verdadero cuando confeccionamos el cronograma. Es decir, en el cronograma no incluiremos una tarea del tipo: “Capacitar a usuarios en el uso de Windows”. En este caso, este supuesto está a favor del consultor externo.

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Qué es y cómo se hace un reporte de estado del proyecto

barometro.jpgEl reporte de estado debe ser un documento corto, de no más de 2 páginas, aunque el proyecto sea grande. El propósito principal de este reporte es comunicar al receptor si el proyecto está yendo según lo planeado y por qué. Y si no está yendo según lo planeado, también por qué. Este reporte no es producido para registrar qué trabajo hizo o hará el equipo del proyecto, sino que su foco es describir los desvíos del plan y cómo serán corregidos.

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Ejemplo simple de administración del riesgo en un proyecto

En el mes de marzo pasado se casó un familiar mío en Buenos Aires. Una de las preocupaciones prinicipales era si iba a llover en el día de la boda. La fiesta era en un salón cerrado, pero si llegase a llover eso causaría problemas para que los invitados llegasen al lugar, para que algunas actividades de la boda que estaban planificadas para el aire libre deban ser hechas adentro del salón. Existía un riesgo en el proyecto y había que tratarlo.

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¿Qué es brainstorming o tormenta de ideas?

nuez.jpgEsta técnica es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Se puede usar en cualquier ámbito en donde se trabaje en equipo, por eso es muy mencionada en el mundo de los proyectos.

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El Indice de Criticidad de un diagrama de red en un proyecto

estrecho.jpgRecordemos que en un diagrama de red puede visualizarse la ruta crítica del proyecto (puede haber más de una). La ruta crítica del proyecto es el conjunto de tareas con holgura = 0. Una tarea es crítica si está en la ruta crítica. Si un proyecto X tiene M tareas y N de ellas son críticas (N<=M), podemos analizar la relación entre estos dos números.

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El contexto de los proyectos: las influencias de la organización ejecutante

organizaciones.jpgA pesar que la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK) le dedica mucha atención a este tema, ya sea en su capítulo 2, o como entrada de varios procesos de Administración de Proyectos, normalmente los gerentes de proyectos o las empresas consultoras a la hora de realizar propuestas, no le dan la importancia suficiente a esta variable externa al proyecto.

El objetivo entonces de esta presentación, es ayudar a clarificar la visión de la complejidad de la estructura organizativa que envolverá a cualquier proyecto, facilitando la lectura de las diferentes variables que pueden representar riesgos al éxito del proyecto, y comentar dos experiencias, una de éxito y otra no tanto, de dos implementaciones con requerimientos similares, pero con contextos organizacionales diferentes.

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La organización vs. la gestión de riesgos, pelea a tres rounds

torredepisa.jpgEn mi experiencia, las organizaciones en mayor o menor grado transitan por tres instancias antes de llegar a la madurez en la gestión de riesgos:

Inicialmente,

• Se cree que la gestión de riesgos sirve solo para “llenar papeles” y que lo hacen los PMs para “justificar su puesto”.

• Se logra una aceptación parcial, se puede tener un primer taller de riesgos, y crear el primer listado. Nadie quiere ser el “dueño” de los riesgos identificados.

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Tres técnicas para identificar los factores de riesgo en un proyecto

brainstorming.jpgExisten varias técnicas conocidas para identificar factores de riesgo en un proyecto, a continuación se detallan tres de ellas muy conocidas: la Técnica de Tormenta de Ideas (“Brainstorming”), la Técnica de Delphi o Método Delphi y la Técnica Nominal.

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¿Taxi o remise?

taxi-o-remise.jpgTenés que ir de Buenos Aires a La Plata y decidís contratar un remise, con el que pactás un precio fijo de 40 pesos. Te pasa a buscar a la mañana por tu casa, calculás que es un viaje de aproximadamente una hora.

(* Para nuestros amigos de fuera de Argentina: La Plata queda a 40 km de Buenos Aires, remise es un transporte pago similar al taxi, pero al contratarlo se pacta un precio fijo por el viaje).

Saliendo de la ciudad, el conductor y vos en el auto se encuentran con una gran manifestación en la ruta y no pueden avanzar. Hay mucha gente sobre la ruta. Tienen que estar detenidos unos diez minutos esperando que se disuelva la manifestación, y luego, durante los próximos 15 kilómetros el conductor debe viajar a muy baja velocidad porque hay mucha gente al costado del camino.

Finalmente llegaron a La Plata, pero les llevó 1 hora 25 minutos. Le pagás los 40 pesos pactados al conductor y te bajás del automóvil. Ninguno de los dos se quedó contento con lo que pasó, pero la realidad es que el más perjudicado es el conductor. Contrataste el transporte a precio fijo, y en ese caso el riesgo de retraso había quedado del lado del vendedor del servicio.

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