Minuta de reunión

Muchas veces se subestima el valor de las minutas de reuniones, porque parecen algo innecesario, burocrático y una gran pérdida de tiempo.  Efectivamente, pueden ser así, pero si se las prepara correctamente no lo serán.

Se debe tratar de que cualquier reunión en el proyecto esté relacionada o a una tarea del cronograma o a un issue o problema que dificulta el avance.  Eso significa que la minuta debe estar relacionada a una de estas dos cosas.  Uno de los errores frecuentes es no escribir una minuta de las reuniones, lo que a menudo es causa de olvidos, incomprensiones, malentendidos y por supuesto de conflictos que se agravan con el tiempo.

Mucha gente no escribe minutas porque no sabe cómo usarlas posteriormente. En realidad, se deben usar continuamente, para revisar decisiones y compromisos anteriores tomados en el proyecto. Las minutas deben funcionar como la memoria colectiva del proyecto.

La minuta no debe ser un documento extenso:  lo único que se debe recoger en una minuta es el resumen de las decisiones y conlusiones relevantes para el desarrollo normal del proyecto.

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3 comentarios en “Minuta de reunión

  1. mucha razon y en los programas actuales hay que crear esta zona de trabajo para analizar lo correspondiente , se requiere de una parsona asistente para que imprima o guarde la carpeta con los impresos de la minuta

  2. La minuta de reunion deberia contener la lista de invitados y la lista de personas presentes; en los topicos a tratados es fundamental indicar las acciones a seguir , la fecha requerida y el responsable de la accion. El borrador de la minuta debe ser firmado por los presentes y luego de pasarla en limpio se circula una copia a cada asistente para su archivo.

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