El control del trabajo en el proyecto

¿Por qué controlar el trabajo? El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas.

Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control serán más o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el día a día del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivación de los recursos (este fenómeno se llama “Micromanagement”).

Hay tres razones por las cuales se debe controlar el trabajo:

1. Para tener un seguimiento del avance: el gerente de proyecto debería usar un sistema de reportes periódicos que indiquen el avance de los entregables. Estos reportes deben resumir el trabajo del último período y además describir el progreso acumulado desde el comienzo del proyecto.

Continúa leyendo “El control del trabajo en el proyecto”

¿Cómo se identifican los factores de riesgo del proyecto?

Existe un proyecto. Existen riesgos.  Sabemos intuitivamente que existen factores de riesgo.
Pero: ¿cómo detectarlos?  Un camino es usar tres técnicas conocidas en la dinámica de grupos:

TORMENTA DE IDEAS (“BRAINSTORMING”):  Es probablemente la técnica más usada. ¿En qué consiste? En reunir expertos, miembros del equipo, proveedores y otros involucrados en el proyecto, y pedirles que identifiquen posibles riesgos para el proyecto. La única regla: no se puede vetar (anular, desechar) ideas. Se debe promover la asociación libre de ideas, la desinhibición. Se apunta en un lugar visible todas las ideas generadas y luego se realiza otra parte de la sesión en donde se filtran y seleccionan las ideas para identificar los factores de riesgo, con el consenso de los participantes.

TECNICA DE DELPHI:  Es parecida a la técnica anterior, sólo que nunca se realiza en forma presencial.  Se mantiene el anonimato de la gente que participa en la sesión con el objetivo de que los más expertos no inhiban las contribuciones de los que tienen menos experiencia, o para que en general, nadie influya sobre nadie. ¿Cómo se desarrolla esta técnica? Cada participante contribuye con ideas a un coordinador, estas ideas deberían ser anónimas, por ejemplo cargándolas en un sitio web, weblog, forum, etc. El coordinador sintetiza, asocia y edita las ideas, y devuelve a los participantes una “Opinión del Oráculo” (de allí el nombre de la técnica, por el Oráculo de Delfos o Delphi). Este proceso de realiza en varias iteraciones y luego se sacan conclusiones como en la técnica anterior.

Continúa leyendo “¿Cómo se identifican los factores de riesgo del proyecto?”

Staffing de Proyectos

El término “Staffing” describe el proceso por el cual las personas que participarán en un proyecto son seleccionadas y asignadas al equipo de trabajo. En empresas de consultoría el proceso de Staffing es uno de los procesos más importantes del negocio, ya que con él se decide qué profesionales irán a qué proyectos.

El problema con el Staffing es que muchas veces no es un proceso, sino una decisión impulsiva de los gerentes o directores de la empresa. Y esto sucede tanto en firmas de consultoría como en empresas de línea. En muchas oportunidades le asignan un proyecto al gerente, el gerente mira por la ventana de su oficina, sale al pasillo y pregunta “¿Estás en un proyecto?”, “No”, “Bueno, desde ahora estás en un proyecto”.

En la mayoría de los casos el Staffing se decide por una única variable: disponibilidad de los recursos. “¿Quién está libre?”, “A, B, C, D”. “Bueno, desde ahora están en el proyecto X”.

Continúa leyendo “Staffing de Proyectos”

El PMBOK y las 9 áreas de conocimiento

pmbok1.jpgEl PMI reconoce 9 áreas de estudio en la gestión de proyectos. A las clásicas incluidas en la triple limitación, alcance, tiempo y costo se le agregan calidad y riesgo, disciplinas ya arraigadas en el Project Managemet y de alta influencia sobre las tres anteriores. A estas áreas les suma las de comunicaciones, abastecimiento, recursos humanos e integración, todas ellas siempre presentes e importantes en los proyectos, pero no siempre explícitamente tratadas.

Continúa leyendo “El PMBOK y las 9 áreas de conocimiento”