Inicio temprano e inicio tardío de las tareas

ganttUna vez que se define la ventana de tiempo en donde el proyecto deberá realizarse y se tiene la duración de cada tarea, se comienza a definir las fechas de comienzo y fin de las tareas para armar el cronograma definitivo.

Allí es donde se prepara una tabla de tiempos para cada actividad, en donde se especifican los tiempos más tempranos en que cada actividad puede comenzar y terminar, y los tiempos más tardíos. Esto sucede porque cada actividad “flota” en calendario y se puede mover hacia atrás o hacia adelante segun sea posible: el límite de esa flotación hacia atrás o adelante son las fechas de comienzo y fin tempranas, y las fechas de comienzo y fin tardías para cada actividad.

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Los tres niveles de exactitud en las estimaciones de tareas

Existen tres niveles de exactitud en las estimaciones de tareas. Cuanto más nos acerquemos a las tareas y al momento de realizarlas, más conoceremos acerca de sus estimaciones. Y si el proyecto ya comenzó y estamos ejecutando el cronograma, las mismas estimaciones originales pueden cambiar. Por ejemplo, llegar a Mar del Plata nos lleva 3 horas y media, y a medida que avanzamos en el viaje, pueden ocurrir imprevistos que nos harán variar nuestra estimación. Si tardamos una hora y media en avanzar 80 kilómetros porque hay lluvia, o manifestaciones u otra eventualidad, quizás lleguemos a la conclusión de que el viaje llevará 4 horas, en lugar de las 3 y media estimadas originalmente.

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¿Cómo elaborar una buena minuta de reunión?

Muchos proyectos tienen muchos participantes, muchas decisiones importantes que tomar, y por lo tanto, muchas reuniones.

A veces los participantes del proyecto sufren de una enfermedad llamada “reunionitis”, la cual no te deja avanzar con tus propias tareas y hace que muy frecuentemente en una reunión te preguntes:  ¿Para qué estoy aquí?

Una buena gestión asume una buena gestión del tiempo de los miembros del equipo del proyecto.  Una buena práctica es escribir minutas de las reuniones en el proyecto, con dos objetivos:

1. Para registrar los issues tratados y las decisiones tomadas con respecto a éstos.
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¿Cómo tomar decisiones correctas dentro de mi proyecto?

Agradecemos a Gastón M. Horvat, PMP, por este artículo.

Muchas veces en la vida tomamos decisiones que parecen ser correctas, interesantes o tentadoras y con el tiempo nos damoscuenta que no eran las más acertadas. 

Ya sea por la necesidad de brindar una respuesta “urgente” o simplemente por ansiedad, muchas veces tomamos decisiones que no nos favorecen en casi nada y si bien en líneas generales no es bueno ser impulsivo, para nuestros proyectos es mucho peor.

Hay algunos consejos que nos pueden servir a la hora de tomar una decisión:
– Tener en claro cuál es el objetivo a alcanzar.
– Relevar toda la información que nos sea posible.
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Trabajo, Recursos y Duración de una tarea

Existe una relación entre tres variables que definen la ejecución de una tarea del cronograma: el Trabajo, la Duración y los Recursos.

El Trabajo es la cantidad de unidades de tiempo (horas, días, etc.) necesarias para realizar la tarea. Si decimos “la tarea X requiere 20 horas de trabajo”, todavía no hemos decidido si la realizará un recurso, dos, cuatro, o cinco recursos. Lo que sí sabemos es que se necesitan 20 horas/hombre para finalizarla.

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¿Qué se necesita para comenzar con la ejecución del proyecto?

La ejecución del proyecto es el proceso en donde el equipo de proyecto comienza con la construcción de los entregables. En el momento en que comienza la ejecución del proyecto el gerente se debe responder tres preguntas:

1.“¿Existe un lugar?”
2.“¿Tienen todo lo que necesitan?”
3.“¿Tengo el plan listo?”
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El análisis de variación en el control del cronograma

Dentro de la Gestión del Tiempo del proyecto en “6.6.2 Controlar el Cronograma: Herramientas y Técnicas”, el PMBOK menciona el Análisis de Variación.

En la ejecución del proyecto se deben realizar las mediciones del desempeño del cronograma, principalmente utilizando los indicadores SV (Schedule Variance o Variación de Tiempo) y SPI (Schedule Performance Index o Índice de Desempeño de Tiempo) dentro de la Técnica del Valor Ganado.

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El control de cambios en el proyecto

No existe un proyecto sin cambios en el alcance original.  Un cambio al alcance es cualquier modificación al alcance acordado del proyecto tal como se define por el WBS aprobado. Los controles al alcance muchas veces requieren ajustes al costo, tiempo y calidad u otros objetivos del proyecto (por ejemplo, funcionalidad o características del producto a desarrollar).

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La Corrupción del Alcance (Scope Creep) en el proyecto

Existe un concepto en inglés que se llama Scope Creep, que está asociado a problemas con el alcance del proyecto en la fase de ejecución: es cuando el equipo del proyecto agrega funcionalidades al producto sin saber que no estaban pactadas en la definición original, o cuando acepta nuevas funcionalidades pedidas por el cliente porque no sabe decir que no, o porque no se da cuenta de que eso causará problemas en el futuro. “Creep ” tiene muchas acepciones, pero la más acertada para nuestro caso es “escalofrío” o “estremecimiento”. “Tener escalofríos de alcance” en la ejecución, esa es la interpretación correcta.

En el PMBOK Cuarta Edición este término ha sido traducido (en mi opinión, correctamente) como Corrupción del Alcance.

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¿Por qué es tan difícil estimar un proyecto correctamente?

¿Nunca te pasó que quieres estimar un proyecto y no sabes ni cómo empezar? ¿Por qué es tan difícil? Tiene mucho que ver si ya tienes experiencia en los entregables o no. En proyectos de tecnología los entregables cambian constantemente, por lo que al estimar nos encontramos con una hoja en blanco. Veamos si encuentras familiar algún fenómeno de la lista siguiente:

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Inicio temprano e inicio tardío de las tareas

hojasalmanaqueUna vez que se define la ventana de tiempo en donde el proyecto deberá realizarse y se tiene la duración de cada tarea, se comienza a definir las fechas de comienzo y fin de las tareas para armar el cronograma definitivo.

Allí es donde se prepara una tabla de tiempos para cada actividad, en donde se especifican los tiempos más tempranos en que cada actividad puede comenzar y terminar, y los tiempos más tardíos. Esto sucede porque cada actividad “flota” en calendario y se puede mover hacia atrás o hacia adelante segun sea posible: el límite de esa flotación hacia atrás o adelante son las fechas de comienzo y fin tempranas, y las fechas de comienzo y fin tardías para cada actividad.
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Secuencia de tareas

trenAl momento de planificar las tareas del cronograma, una de las responsabilidades del gerente del proyecto es determinar la secuencia de tareas. La secuencia de tareas es el orden en que cada tarea debe ser ejecutada y qué dependencia hay entre una tarea y el resto. Por ejemplo, en un proyecto hipotético, podríamos decir que la Tarea A es una tarea que se hará al comienzo del proyecto, que la tarea J tiene como predecesoras a las tareas C y D, y que la tarea K es la tarea final del proyecto.
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Estimaciones paramétricas

azulejosEstimación paramétrica es un tipo de estimación que se usa mucho cuando implementás proyectos que son similares unos a otros, proyectos con la misma tecnología, o proyectos en áreas funcionales similares.

Consiste en detectar variables clave del proyecto, indicadores, parámetros, que son los principales determinantes del tamaño del proyecto. Lo que hacés es listar los parámetros más importantes y preguntarte: “¿Cómo eran esos parámetros en los proyectos anteriores que implementamos?”
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Métricas en proyectos

reglaUna Métrica de un proyecto es la medida de alguna propiedad de un entregable del proyecto o del proceso de administración de proyectos, efectuada para conocer el avance o los desvíos al plan original.
Si se definen métricas acerca de un entregable específico, estas métricas son particulares al proyecto. Las métricas relacionadas al proceso de administración de proyectos pueden usarse en todo tipo de proyectos. Las métricas pueden ser usadas para medir el estado, efectividad o progreso de las actividades de un proyecto y así contribuir a tomar decisiones estratégicas ante los desvíos, incidentes o diferentes problemas que surgen en la ejecución.
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¿Qué cosas nos hacen perder el tiempo en un proyecto?

relojdali2Escenario típico:  día jueves, 20:00 horas.  Estás en la oficina, te duele la cabeza, repasas tu lista de tareas que preparaste a la mañana, y apenas completaste dos de las diez que tenías.  ¿No tendrás un problema de productividad?  Quizás no estés aprovechando tu tiempo como es debido.  Veamos algunos fenómenos típicos en una oficina que nos hacen perder el tiempo todo el día, todos los días:

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¿Qué responsabilidades tiene el PM con respecto a los informes de avance?

ganttMuchos gerentes de proyecto, sobre todo aquellos que recién comienzan, se preguntan qué responsabilidades tienen con respecto a los informes de avance del proyecto.  ¿Cómo preparar la información? ¿Qué sucede si mi equipo me entrega información errónea? ¿Qué debo hacer con el informe de avance una vez que lo elaboro?  El gerente de proyecto tiene cuatro responsabilidades básicas con respecto a los informes de avance:

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Siete razones que explican por qué es difícil estimar correctamente un proyecto

saltoenmotoEstas son las razones por las cuales estimar un proyecto es un proceso complejo:

1. No existe un modelo de estimación universal o una fórmula para estimar cualquier tipo de entregables.  El método de estimación varía según la naturaleza de los entregables que esté construyendo el proyecto.

2. Si existiese un modelo de estimación universal para cualquier entregable, éste variaría significativamente también para cada organización.

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