Tecpetrol: La importancia para el negocio de establecer canales de comunicación claros y confiables

Pedro Prato Nota1Por Lic. María Eugenia Rodriguez
Nos juntamos con Pedro Prato, jefe de tecnología de Tecpetrol, para que nos cuente sobre cómo se trabajan los proyectos desde Sistemas de Tecpetrol. Pedro es originario de Córdoba donde estudió Ingeniería electrónica, y trabaja en esta empresa desde el año 97, época donde estaba en el área de Comunicaciones de Datos, hoy es el responsable de toda el área de tecnología informática.
IAAP: ¿Cómo está organizada el área de sistemas?
PP: Hay un gerente de sistemas, de la cual dependen cuatro áreas. Una de ellas es la de Infraestructura Tecnológica, de la cual soy responsable y tengo ocho personas a mi cargo. Desarrollo de aplicaciones, Compliance, y Tecnología Operaciones son las restantes.
IAAP: ¿Tenés gente de Desarrollo acá o tercerizan todo?
PP: Tenemos entre nuestra gente analistas funcionales y también contamos con una Software Factory. Además, recientemente hemos incorporado el sector de Tecnología en Operaciones, una función que antes tenía estaba ligada a otra gerencia y ahora pasó al ámbito de Sistemas porque cada vez la integracion entre las comunicaciones, la tecnología y las operaciones es cada vez mayor. Ese es básicamente el esquema.


IAAP: ¿Vos tenés a cargo todo lo que es infraestructura, Datacenter…?
PP: Datacenter, Comunicaciones de datos, la parte de licencias, todo lo que tiene que ver con el back office, Operaciones, Mesa de ayuda y soporte. Todo eso está en mi área.
IAAP: ¿Mesa de ayuda la tienen acá o la tienen tercerizada?
PP: Está físicamente en nuestras oficinas, pero es un servicio tercerizado. Esta función también se replica en las oficinas de los yacimientos. El petróleo no está en Buenos Aires, nuestras oficinas en BUE conforman la parte corporativa de Tecpetrol. Existen yacimientos, plantas de producción en Tartagal, Comodoro Rivadavia, Neuquén, Mendoza en Argentina. Internacionales: Ecuador, Colombia, México, Perú, Venezuela y EEUU.
IAAP: ¿Ustedes dan soporte a todos esos lugares?
PP: Los servicios de aplicaciones corporativas son centralizados y las bridamos desde nuestras oficinas. Luego, ya en forma local a cada sitio, están las aplicaciones más de back office, del día a día que se atienden en cada uno de los yacimientos locales.
IAAP: ¿Dependen de vos o son autónomos?
PP: Los administradores de sistemas de las áreas, dependen de nosotros en forma matricial aunque hay cuestiones operativas que se resuelven la forma local, como por ejemplo procesos administrativos, compras, aprobación de los servicios. Todo eso lo gestionan en lo local porque, para complicar un poco las cosas, Tecpetrol tiene socios. Cada uno de los yacimientos son operados por unión de varias empresas (UTE)
IAAP: Contame un poco más sobre eso.
PP: En nuestro esquema sale a licitación un yacimiento, se juntan varias empresas, hacen una UTE (unión transitoria de empresas) y se presentan a la licitación. Una de esas empresas es la que tiene más del 20% de las inversiones y se denomina operadora, el resto aporta en la inversión.
IAAP: ¿Puede haber 3 o 4 empresas petroleras trabajando en un pozo?
PP: No. El área o yacimiento está operada por una empresa ( la que tiene más del 20 % de participación) en este caso Tecpetrol. En la mayoría de los casos, el nombre de la UTE tiene que ver con el nombre de la formación geológica. Por ejemplo, la UTE Aguaragüe (que opera en Salta) lleva el nombre de una de las formaciones características de la cuenca. Esta UTE tiene socios que participan en el plan de inversiones, siendo en este caso YPF, Petrobras, etc. Existen otros casos como UTE El Tordillo de la cual somos operadores y en la cual tenemos socios.
IAAP: Me imagino que deben ser inversiones muy altas y de mucho riesgo, que debe ser necesario compartir. ¿En Ecuador, en Perú, en Colombia es el mismo esquema?
PP: Sí, en la mayoría de los casos, las inversiones en este rubro se hacen con participación societaria. Existen distintos tipos de contratos y formas para cada uno de los negocios de Tecpetrol en Latinoamerica.
IAAP: ¿Desde tu lado, de infraestructura?
PP: Todo el soporte de tecnología informática y de sistemas que le damos a cada uno de estos pozos está coordinado o manejado por nosotros. Por ejemplo para llevar un teléfono y una PC a un pozo en Salta en el medio de la selva, tenemos que hacer proyectos de inversión importante en el área de comunicaciones, tendido de cables, etc. para que ellos puedan consumir los servicios que están en Buenos Aires. Lo necesitan porque, hoy por hoy, el pozo que está en lugares inhóspitos y tienen la necesidad de estar conectados y consumir servicio de Buenos Aires. O para usar el ERP, que es SAP, en cual se generan todos los datos o el sistema de producción, que son parte de los servicios corporativos que brindamos. Para que la persona pueda tener todos estos servicios disponibles, es necesario coordinarlo desde Sistemas.
IAAP: ¿Cómo manejan los proyectos? , ¿Cómo los clasifican?
PP: Cuando armamos el presupuesto diferenciamos entre proyectos locales, que se ejecutan en cada una de las áreas y que tienen que ver con mejoras que se necesitan realizar, o proyectos corporativos que se ejecutan desde Buenos Aires y tienen impacto en todos los yacimientos. Por decir un ejemplo, la implementación de un sistema nuevo de producción es un proyecto corporativo porque cada uno de los pozos de perforación de cada una de las áreas en Argentina, Ecuador, Colombia, etc , deben hacer uso de ese nuevo sistema.
IAAP: ¿Qué cantidad de proyectos llevan al año en tú área?
PP: ¿En el área de Tecnología Informática o de Sistemas? En Sistemas los que lleva la gerencia. Hablando de la metodología, tenemos reportes trimestrales del avance de esos proyectos a los Directores corporativos, tanto de los proyectos de Yacimientos que coordinamos nosotros como de los corporativos.
IAAP: ¿Tienen un PM en cada uno?
PP: Hemos capacitado a parte de nuestra gente en metodología de PMI y tenemos un plan para extenderlo a los responsables de cada yacimiento, y que de esta manera tenga herramientas de PM, porque ellos son los PL de proyectos en su área. Los desafíos para un PL corporativo son mucho más desafiantes, ya que en este tipo de proyectos se amplía el marco de complejidades. Por ejemplo, un proyecto de cambio del sistema de producción tiene una problemática X en Salta, una problemática Y en Ecuador por cuestiones de los entes de regulación en cada uno de los países. La complejidad aumenta mucho más en proyectos cross que involucra varias áreas.
IAAP: ¿IT tiene una Oficina de proyecto o algo similar?
PP: No. Esa función la tomamos entre todos. Desde la Gerencia se consolida la información que aporta cada administrador de Sede y de las áreas, convirtiéndose en cierta forma en una “ PMO” Todos en cierta manera en parte tenemos un rol de PM y hacemos nuestros aportes. Cada tres meses presentamos los avances de los proyectos en tiempo y costo ya que para nosotros es muy importante el cumplimiento de proyectos desde este punto de vista.
20140815_130238 IAAP: ¿Cuántos proyectos lleva el área de Sistemas?
PP: Tengo en mi mente unos 100 proyectos por año. La mayoría dura un año. Hacemos que se inicien en el comienzo del presupuesto y terminen en el mismo (Budget). Después tenemos muchas oportunidades de mejora que quizas no tienen un costo asociado, pero sí los tratamos como proyectos porque duran más de tres meses o podría impactar o involucrar a muchos usuarios. Por ejemplo un cambio de procesos.
IAAP: ¿Qué es proyecto para Tecpetrol?
PP: Es algo que tiene una erogación mayor a USD 10.000. A veces hay mejoras que se hacen con horas de mantenimiento que no llegan a este monto, pero sí son extendidas en tiempo y tienen una complejidad importante en términos de las personas involucradas o que pueden verse afectadas. Esto tiene dimensión de proyecto para nosotros. Ponemos foco en establecer una comunicación efectiva, una planificación detallada y tratar de controlar la resistencia al cambio
IAAP: Sé que tienen una metodología de proyectos dentro del área de Sistemas y entiendo que en las áreas más operativas no está estandarizada. ¿Qué complicaciones tienen cuando trabajan con las otras áreas?
PP: Las complicaciones tienen que ver con la coordinación. Hace tres años que venimos trabajando en el seteo o en el armado de los objetivos generales de la compañía que se relacionan directamente con los objetivos de cada gerencia. Como nosotros somos un área cross trabajamos con casi todas, ahí se generan conflictos de intereses. Por ejemplo, tenés un proyecto X, yo tengo un proyecto Y que te va a afectar. A veces se hace difícil tener un recurso para pruebas, esa es una de las complicaciones que tenemos normalmente. Estamos tratando que los objetivos se comuniquen y nos ayuden a que nuestro cliente entienda que es necesario de su tiempo para el éxito del Proyecto
IAAP: ¿Trabajan con ITIL?
PP: En el año 2008 hicimos un GAP analysis de ITIL, estábamos bastante bien e incorporamos herramientas para estar más enfocados. Trabajamos para que los procesos nuevos que generemos ya sean ITIL compatibles. Hoy estamos cambiando una herramienta de gestión de incidentes, gestión de proyectos y de mejoras más enfocada a la parte de ITIL. Por lo general cada vez que elegimos alguna herramienta chequeamos que sea ITIL compatible.
IAAP: ¿Tenes gente dedicada exclusivamente a proyectos?
PP: No. Trabajan con proyectos y también hacen la parte de operaciones. Ese balance lo tenemos que manejar. Es difícil. La mayoría de los pedidos de soportes llegan a la mesa de ayuda que trata de resolverlos. Algunos de los incidentes, que son un poco más complejos, terminan siendo resueltos por las personas que a su vez está trabajando en proyectos. Hoy tenemos un desfasaje en los tiempos de ejecución, que muchas veces tiene que ver con lo mencionado antes, y también con cuestiones del mercado, provisión de equipamiento, etc. En mi área, va más allá de la planificación. Si hoy, a las ocho de la mañana, me fijo lo que tenía planificado para hacer, y surge un incidente (está parada la compañía), tengo que dejar lo planificado y resolver. Ese balance del día a día lo tratamos de realizar y a veces nos cuesta.
IAAP: ¿Tienen alguna gratificación o punitorio que haga de zanahoria?
PP: Sí, cuando se cumple el proyecto en tiempo y forma, el sistema de evaluación también refleja un poco eso. El sistema de evaluación está atado a los objetivos. Dentro de los objetivos están los proyectos con una evaluación de cómo se hizo el proyecto.
IAAP: ¿todos los PM se evalúan?
PP: Sí, cada uno tiene sus objetivos, hay PM que tienen mayor cantidad de proyectos que otros. Este año, a partir de los objetivos de este presupuesto estamos incorporando alguno que tenga que ver con la operación. Pero con relación a los proyectos, se está estableciendo como objetivo llegar al 70% de cumplimiento en tiempo, que es donde más se registra el desvío.
IAAP: Es muy alto. Por ejemplo si el proyecto termina el 10 de diciembre, ¿Cuánto es lo tolerable para decir que estás en verde?
PP: Si estamos hablando de una desvío dentro del 15% más o menos, se considera verde. Muchas veces los proyectos tienen una inercia de arranque. Con las complejidades que se tienen en la adquisición de equipos importados, el cumplimiento en tiempo se ve muchas veces afectado y son variables que no están a nuestro alcance. Para este año, se está planificando la compra de equipos con mucha anticipación.
IAAP: ¿Cuáles son los mayores inconvenientes?
PP: En los últimos dos años y en mi área en particular la provisión de equipamiento ha sido un tema que nos ha impactado mucho en el cumplimiento de los proyectos.
IAAP: ¿No tenés ninguna alternativa nacional?
PP: Si, hemos utilizado alternativas nacionales, pero han requerido siempre un poco más de dedicación en cuanto al soporte.
IAAP: Para cerrar algo que te parezca interesante ¿Consejos, anécdotas, algo que tenga que ver con el área de petróleo? Desde el área de sistemas ¿Cómo brindar servicios de negocio o características que tenga el área de sistemas en el área de petróleo?
PP: Para mí una de las cosas importantes que tiene este negocio en sí, dentro de de IT y en la cual nosotros hemos trabajado mucho, es darle facilidades de establecer canales de comunicación y confiables. El área de petróleo tiene mucho riesgo y requiere este tipo de canales de comunicación Hemos trabajado mucho y hemos presentado muchos proyectos para apuntalar las comunicaciones en las áreas. Darle los medios o las herramientas para que la persona pueda conectarse desde un lugar remoto y tomar una decisión, o llamar al responsable del proceso, es muy importante para nosotros. Esto hace unos años nos costaba mucho. Hoy, a partir de los proyectos de mejora implementados y los avances de la tecnología en este aspecto, considero que estamos en un muy bien nivel de servicios hacia el negocio.

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