Primer Congreso Foro PMO

Foto Foro PMO2El próximo jueves 22 de Mayo en la Universidad del Cema – Reconquista 775, 4to Subsuelo-, a las 9.00 hs realizaremos nuestro primer Congreso Foro PMO  que tratará las problemáticas de las Oficinas de Proyectos o Project Management Office (PMO).

Una PMO es una unidad dentro de la organización que tiene varias responsabilidades asignadas con relación a la dirección centralizada y coordinada de determinados proyectos.  Las responsabilidades de una oficina de  proyectos pueden ser diversas, desde realizar funciones de apoyo  hasta ser los responsables de la dirección de los proyectos. El lugar que ocupa en la organización varía:

  • Puede estar asociada a un proyecto único para darle soporte
  • Puede depender de una Gerencia, es habitual de IT, Calidad o Finanzas, aunque también hay PMOs en RRHH, Ingeniería, etc.
  • Puede depender directamente de la Gerencia o Dirección General gestionando los proyectos estratégicos de la empresa.


¿Cómo nacen las PMOs?

En general nacen de la mano de algún Directivo o Gerente con autoridad que toma la función de Sponsor. Las motivaciones principales que le dan el empujón inicial son:

  • Lograr una Gestión  y seguimiento eficiente de los proyectos.
  • Dar visibilidad a los proyectos
  • Asegurar la trazabilidad de los objetivos estratégicos
  • Integrar áreas
  • Crear un marco organizacional de gestión por proyectos y estandarizar la forma de trabajar.
  • Mejorar la planificación y administración de la demanda de proyectos y requerimientos
  • Cumplir exigencias legales
  • Dar apoyo a los líderes de los proyectos

En la voz de sus gerentes o jefes:

… “La PMO se arma inicialmente porque el banco detecta la necesidad de hacer un control metodológico fuerte de la cartera de proyectos estratégicos.”… (Tipo de organización: Banco)

… ”Es muy difícil explicar el surgimiento, en realidad es una convicción que viene prácticamente desde que nació la empresa. Cuando algunos empezamos a hacer cursos de PMI no existía el área de proyectos y lo hacíamos para aprender a gestionar mejor los tiempos, los plazos, la planificación. Después se formó el área de Proyectos así como te decía antes…Era un esquema casi Matricial.”… (Tipo de organización: IT)

… “Hace seis años se creó la oficina de proyecto básicamente para hacer un cambio de mentalidad. Había una línea de trabajo que se estaba planificando a futuro donde primero se buscaba reducir obsolescencias, después una simplificación. Y todo eso necesitaba un trabajo coordinado, por eso se generó la oficina de proyectos.”… (Tipo de organización: Telecomunicaciones)

 

Una vez implementada, las funciones típicas son

  • Desarrollar e implementar una metodología estándar, simple y eficiente para poder contrarrestar la gran rotación de Gerentes de Proyectos y la baja aceptación de una cultura de procesos en la empresa.
  • Monitorear y controlar los proyectos porque la Dirección General necesita visibilidad, orden y rapidez en la información. ¿Cómo logramos obtener datos válidos en estructuras viciadas por la falta de procesos estandarizados y eficientes?
  • Desarrollar y mantener un tablero de comando de proyectos. En muchos casos este tablero de control se hace en excel o power point con una alimentación de datos manual. Mucho tiempo de dedicación y posibles errores por parte del analista de la PMO.
  • Documentar los proyectos. Desde la PMO se busca evangelizar sobre la necesidad de Planificar, y sobre los beneficios de documentar los proyectos. Pero la gran resistencia a este proceso hace que el analista de PMO deba dedicar mucho tiempo reuniéndose con cada líder para llenar cada formulario.

 

En este trabajo los recursos son siempre escasos, y los profesionales involucrados nunca tienen el tiempo suficiente. Esta falta de tiempo se superpone con la urgencia: todo es urgente, para ayer, con pocos recursos, con presupuestos minúsculos (si los tienen), y sin las herramientas necesarias. Las PMOs muchas veces están inmersas en una cultura organizacional que necesita un gran empujón hacia el cambio. Los directivos de las oficinas de proyectos deben luchar diariamente para lograr la sustentabilidad de su área, demostrando que generan valor para el negocio.  ¿Cómo? ¿Con qué herramientas? ¿Qué debemos tener en cuenta en esta lucha? Estas y otras preguntas se van a trabajar en el Congreso.

La inscripción no tiene costo alguno, y se realiza vía web en el siguiente link: http://www.iaapglobal.com/foropmo

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