Trabajo, Recursos y Duración de una tarea

Existe una relación entre tres variables que definen la ejecución de una tarea del cronograma: el Trabajo, la Duración y los Recursos.

El Trabajo es la cantidad de unidades de tiempo (horas, días, etc.) necesarias para realizar la tarea. Si decimos “la tarea X requiere 20 horas de trabajo”, todavía no hemos decidido si la realizará un recurso, dos, cuatro, o cinco recursos. Lo que sí sabemos es que se necesitan 20 horas/hombre para finalizarla.

Los Recursos son la cantidad de recursos que realizarán la tarea. En el caso anterior, la tarea de 20 horas la podrán realizar uno o más recursos trabajando simultáneamente. Eso será una decisión del gerente de proyecto.

La Duración es la cantidad de unidades de tiempo (horas, días, etc.) que llevará realizar la tarea, teniendo en cuenta el Trabajo y los Recursos. Por ejemplo, la tarea anterior de 20 horas de trabajo, si la realiza un recurso, la Duración será de 20 horas, si la realizan dos recursos la Duración será de 10 horas, si la realizan cuatro recursos la Duración será de 5 horas, etc.

Matemáticamente se puede describir de la siguiente forma esta relación:
Duración = Trabajo / Recursos     20 horas / 4 recursos = 5 horas
Trabajo = Duración * Recursos     5 horas * 4 recursos = 20 horas
Recursos = Trabajo / Duración     20 horas / 5 horas = 4 recursos

Al trabajar con un Cronograma se debe decidir cuál de las tres variables queda fija en el momento en que se manipulan las tareas.  Si el Trabajo queda fijo en el ejemplo de arriba (ver segunda fórmula), eso significa que si los recursos disminuyen de 4 a 2, la Duración será de 10 horas.

En la mayoría de las herramientas automatizadas de administración de proyectos, la variable que normalmente queda fija por default es Recursos (ver tercera fórmula). Si se aumenta el Trabajo de la tarea, aumenta la duración automáticamente, para conservar el mismo número de recursos asignados.

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9 comentarios en “Trabajo, Recursos y Duración de una tarea

  1. Igualmente, es muy díficil, en la práctica, que la formula matemática Duracion = Trabajo / Recursos pueda ser aplicada.
    Son muy pocos los casos, yo diría los menos, en los que una tarea que realizada por un recurso dura 10 hs. se reduza a 5 hs. al aplicar 2 recursos, o a 2 hs. si se aplican 5 recursos. Para que esto pueda ocurrir la tarea tendría que ser lo suficientemente “divisible” en subtareas independientes que puedan asignarse a recursos diferentes y, así y todo, al agregar más recursos se está agregando una complejidad adicional asociada a la comunicación entre dichos recursos y a la integración de las partes que cada uno desarrolló por lo que dificilmente se cumpla la fórmula.

    Saludos!
    Sebastián.

  2. Comparto lo expresado por Sebastián, creo que estas ecuaciones sólo se aplican en la elaboración de proyectos y cuantificación de costos. Después, para la ejecución (al mejor estilo latino) ni se acuerdan de las ecuaciones.

  3. Comparto la idea central de Sebastián, además, creo que este tipo de ecuaciones sólo se aplican a la hora de la planificación o programación en proyectos. A la hora de ejecución, -al mejor estilo latino- muy difícil que se acuerden o se hagan cumplir.

    1. esto aplica para trabajos de produccion en linea, para trabajos donde hay retos que requieren de mucho analisis y discuciones, no necesariamente porque agrege mas recursos la solucion saldra mas rapido. por ejemplo los proyectos de IT los tiempos casi nunca se cumplen y no hay nadie que tenga una formula magica que por lo menos se acerque a la realidad, solo se pueden hacer estimaciones para tener un marco de referencia.

  4. No pretendo contradecir a nadie, por favor, tómenlo como una experiencia personal, y en este caso, mia.

    Todo se puede estimar.

    Con experiencia, sensatez, honestidad y un par de “formulitas” se logra estimar con con mucha precisión un tiempo.
    Para asegurar un “fin” (tarea, entregable;…etc) o la fecha de un hito solo hace falta manejar acertadamente el “colchón de tiempo” planificado (y seguramente presupuestado).

    El estilo latino se lidera y no mucho mas.
    He tenido experiencia trabajando con profesionales de Japón, Estados Unidos, Inglaterra, Irlanda y Francia. Noté lo mismo, sin liderazgo, en el sentido mas amplio de la palabra, todos SOMOS iguales. Solo que ellos se daban cuenta mas tarde que el proyecto no tenía conducción.

  5. Duración = Trabajo / Recursos 20 horas / 4 recursos = 5 horas
    Trabajo = Duración * Recursos 5 horas * 4 recursos = 20 horas
    Recursos = Trabajo / Duración 20 horas / 5 horas = 4 recursos

    Impresionante…acabo de ver la luz…sabía que me faltaba algo…Duración = Trabajo / Recursos…esto es muy avanzado…

  6. Comparto todo lo que comentaron mis antecesores, excepto lo de Guillo, que es algo irónico. Soy un dinosaurio de 54 pirulos, y tengo unos +25 años gerenciando proyectos de informática. Hoy contamos con suficientes herramientas de PM que nos ayudan a proyectar diversos escenarios, simular los mismos, etc. Pero creo que es my difícil, casi imposible, acertar en el pronóstico de duración de las tareas de un WBS. Creo que no es relevante si el team es latino, europeo, indio, yank, etc. He trabajado con todos ellos y siempre hay pifios ente la realidad y el planeamiento. Yo llamaría a ésto “naturaleza humana”. Tal vez por éso, entre otras cosas, no echan al jefe de Dlbert, No?

  7. Cuando me explicaron este tema por primera vez, mi profesor utilizó un ejemplo que se me quedó grabado y quisiera compartirlo con ustedes: “suponga que se necesita llevar un sofá muy pesado de un extremo a otro de un salón en el que existen múltiples obstáculos, usted es el director del proyecto y se pregunta ¿con cuántos recursos lo haré?. Una persona tardará unos 20 minutos en hacerlo… ¿dos lo harán en 10 minutos?, no necesariamente… ¿cuatro lo harán en 5 minutos?, lo dudo mucho porque coordinar cuatro estrategias requiere un esfuerzo adicional… ¿veinte personas llevan un sofá pesado en 1 minuto?, imposible.”. Acá es donde se puede dejar claro que que el estimar correctamente la duración es 90% experiencia y 10% fórmulas.

  8. Se entiende la formula, pero en la practica creo que aplica solo en casos muy particulares, ya que la realidad dice que la relacion no es lineal.

    Esto puede funcionar, pero dentro de un rango de valores nomas (x ejemplo, ocupar 6 personas, 7 u 8 personas, para hacer construir una casa, puede que aplique la linealidad)

    A mas recursos, habra mas costos administrativos o gerenciales, por un lado, por otro lado hay tiempos que no los define la capacidad de trabajo, esta el tema de la sinergia en los equipos, rendimientos marginales, costos de preparacion y productividades individuales no lineales, el secreto esta en determinar el punto optimo de recursos, la realidad empirica da una curva tiempo/recursos para un trabajo constante, no una recta.

    Hay un ejemplo muy extremo, pero claro y ejemplificador:

    Para hacer un bebe, se necesita una mujer embarazada por nueve meses ¿no?, ahora, por mas ganas que se tengan, si tenemos nueve mujeres embarazadas por un mes no vamos a obtener los mismos resultados…

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