La documentación en el proyecto

Muchas veces no se le da la suficiente importancia en los proyectos a la documentación.  Esto generalmente es un problema más cultural de la organización, que de disponibilidad de tiempo.  ¿Cuáles son los problemas típicos con la documentación en los proyectos?

* El conocimiento ganado en los proyectos no es percibido como un valor.

* El Capital Intelectual de la firma no es percibido como una ventaja competitiva.

* Faltan los medios y herramientas para almacenar y clasificar el conocimiento producido en los proyectos.

* No hay una metodología en los proyectos para actualizar la Base de Conocimiento.

Las mejores prácticas aconsejan implementar una Base de Conocimientos para el proyecto, con las siguientes características:

* Accesibilidad en cualquier lugar, en cualquier momento.

* Cobertura de todo el Ciclo de Vida del proyecto.

* Debe ofrecer diferentes vistas de la información, búsquedas, índices, clasificaciones, carpetas.

* Debe soportar el Control de Versiones.

* Debe soportar el bloqueo de documentos (locking).

¿Qué debe hacer el gerente de proyecto para implementar una Base de Conocimiento?  Debe identificar y asignar por lo menos los dos siguientes roles en el proyecto:

COORDINADOR DE LA BASE DE CONOCIMIENTO

* Determina qué porción de la Base de Conocimientos es relevante al proyecto actual.
* Desarrolla e implementa con el gerente de proyecto y el equipo cómo se administrarán los documentos en el proyecto.
* Publica y hace cumplir en el proyecto los estándares de la Base de Conocimiento de la organización.
* Monitorea y controla el acceso y las actualizaciones a la Base de Conocimiento.
* Define el Control de Versiones de la Base de Conocimiento.
* Define la nomenclatura de los documentos.

SOPORTE TECNOLOGICO DE LA BASE DE CONOCIMIENTO

* Instala la tecnología necesaria para administrar la Base de Conocimiento del proyecto.

* Da soporte de hardware y software de esta tecnología.
* Asegura el Control de Versiones de los documentos.
* Hace Backup y archiva los documentos de la Base de Conocimiento.
* Provee accesibilidad en cualquier momento, desde cualquier lugar, a la Base de Conocimientos.

Anuncios

2 comentarios en “La documentación en el proyecto

  1. Es muy interesante este tema. Me gustaría que me pudieran orientar sobre como se debe documentar un proyecto con algún ejemplo o bien una descripción mas profunda de los diferentes rubros que se deben abarcar. Saludos y mil gracias

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s