La EDT (WBS) es una herramienta útil, cuando está bien hecha

Agradecemos por este artículo a Iván Carlos Rivera González, PMP, Maestro en Administración de TI.

trabajoEn un segundo artículo, Bruce Lofland nos presenta en su blog PM Technix (del que comente algo la entrada previa –Como distinguir entre un riesgo o un problema-) sus notas sobre la utilidad de la EDT cuando está bien hecha.

La estructura de desglose de trabajo (EDT o Work Breakdown Structure – WBS) es una herramienta que se utiliza para describir el alcance de un proyecto en términos de sus entregables, divididos en piezas que son lo suficientemente pequeñas para planificar y trabajar fácilmente. Estas piezas se llaman paquetes de trabajo.

La EDT se crea al arranque del proyecto justo después que se aprueba el acta del proyecto y se conforma el equipo de trabajo. El equipo de trabajo debe crear la EDT en una reunión en la que debe estar presente la gente que realmente va a hacer el trabajo.

El nivel superior de la estructura es el producto final que se espera del proyecto.

El nivel siguiente es una lista de todos los entregables que figuran en el acta del proyecto y para conformarlo se sugiere que se consideren solo los sustantivos, no los verbos (por ejemplo, “base de datos”, y no “convertir los datos”). En este nivel deben incluirse los entregables principales que existirán después de que el proyecto está terminado. Estos entregables principales deben describir el 100% del producto final.

En el tercer nivel se desglosan cada uno de los entregables principales, y sus componentes deben describir el 100% del entregable de segundo nivel.

Para desarrollar la EDT Bruce sugiere una actividad de grupo: el Administrador de proyectos debe poner el producto y los entregables en un pizarrón que todo el equipo del proyecto pueda ver a la vez. Luego debe señalar al primer entregable y preguntar: “¿En qué consiste esto?” y registrar las respuestas del equipo. El Administrador debe entonces pasar al siguiente entregable y repetir la pregunta.

Algunas respuestas implicarán dividir un entregable en elementos mas pequeños, mientras que otros no deberán dividirse, ya que son lo suficientemente pequeños.

Pero ¿qué es suficientemente pequeño?, ¿Cuando detener el proceso?

Cuando la persona encargada de producir un elemento comprende bien el trabajo necesario para elaborarlo y cuando es claro para todos en qué momento el elemento está terminado. Esta última parte es especialmente importante. Saber que “hacer” es vital para el éxito del proyecto.

Bruce nos ayuda a recordar que la EDT no es el cronograma del proyecto. No contiene tareas o fases. Esto un error común que reduce drásticamente el valor de la EDT, y ejemplifica su punto de vista. Bruce considera que el PMI, en la Guía para la Dirección de Proyectos de Conocimiento, 4 ª ed. (PMBOK) da un mal ejemplo de un EDT en el punto 5.3, figura 5.9. qué se muestra a continuación:

El problema que Bruce detecta (y cuya opinión comparto) es que se ha forzado que el EDT contenga el Ciclo de Vida de Desarrollo del Sistema (SDLC) que es un artefacto para desarrollar el cronograma, no un artefacto para establecer el alcance del proyecto.

Yo preparé un EDT simple para desarrollo de Software para explicar el punto:

Hay un entregable, “Software” que se divide en tres entregables mas pequeños: el producto del diseño (especificaciones), el producto del proceso de desarrollo (código fuente, ejecutables. librerías) y el producto de las pruebas.

Bruce presenta el ejemplo de una EDT simple para un blog:

1. Blog
1.1 Posts
1.1.1 Post Attributes (Author, Date, Content)
1.1.2 Facebook Like button
1.1.3 Tweet This button
1.1.4 Multi-Share (Facebook, Digg, Email, etc.)
1.1.5 Post Edit
1.1.6 Post Publish
1.2 Comments
1.2.1 Comment Moderation feature
1.2.2 Tracebacks
1.2.3 Author attributes (name, website)
1.2.4 Comment attributes (Date, Content)
1.2.5 Comment Edit
1.2.6 Comment Publish
1.3 Blogroll
1.4 Header
1.5 Archives
1.5.1 List by month and year
1.5.2 Post List
1.5.3 Select Post
1.6 Pages
1.6.1 About
1.6.2 Home
1.7 Search Blog
1.8 Follow Me button
1.9 Hosting Service
1.10 Domain Name

Una vez que se ha desarrollado la EDT, se puede utilizar para estimar y dar seguimiento a los costos, identificar las actividades en el cronograma del proyecto, identificar riesgos y controlar el alcance del proyecto.

Por último Bruce nos deja esta pregunta ¿Cómo se utiliza la EDT en su organización?

Referencias:

Lofland, Bruce . Ejemplo de EDT incorrecta. N.d. PM Technix. Web. 18 June 2011.

7 comentarios en “La EDT (WBS) es una herramienta útil, cuando está bien hecha

  1. Hola Esta es una gran discución. He comprado un libro en el cual se explica el por que de no consierar las fases o el ciclo de vida en la EDT. Pero hasta ahora nadie que dice que es incorrecto a subido algun ejemplo completo de como se reflejan por ejemplos las fases e iteraciones en el cronograma y no en la WBS. Creo que lo que aqui se explica apunta a una PBS y no a una WBS o en Pensar una WBS como una PBS. Agradeceria puedan ser abordados estos temas en detalle. gracias.

  2. Perdón otra cosa, es que desde mi conocimiento de las metodologías el PMBOOK tiene un error de tipografía por llamarlo asi. Cuando muestra el ejemplo del diagrama en fases y postula PM, análisis, diseño, implementación, etc. no son fases son disciplinas. Fases serian Inicio o Concepción, Elaboración o Planificación, Construcción o Ejecución, etc.

  3. buenas tengo una pregunta estoy haciendo un proyecto utilizando edt y wbs, pero quiero saber cuanto me cuesta cada actividad, para ello incluyo mano de obra y material, pero debo dotar la oficina esta tambien va incluido en el costo de la actividad?

    1. Hola, en realidad tu wbs no debe reflejar hasta lo que se llama “paquete de trabajo” luego en el cronograma que surgen de la wbs podras indicar las actividades y es ahi cuando se le asigna un tiempo, costo y recursos. Si te refieres a indicar el costo del material a cada actividad en si puedes asignar dos tipos de recursos (mano de obra y materiales) cada uno con su costo. Espero sirva de ayuda.

  4. buenas, existe algunas técnicas sugeridas para desarrollar el EDT, cuales son y cuales se diferencian las unas de las otras?? gracias…

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