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“¿Qué hago con esto el lunes a la mañana?”

El cierre del proyecto es un proceso

En los proyectos que se llevan a la práctica, el equipo ejecuta las tareas del cronograma durante el 80% del período del proyecto. En la mayoría de ellos, el equipo finaliza de construir los entregables, la conclusión del proyecto lleva media hora y el equipo se desarticula. En muchas ocasiones, a medida que los trabajos van concluyendo, nos retiran los recursos para otros proyectos, por lo que el concepto de cerrar el proyecto parece no tener razón de ser.

¿Qué debería realizar el gerente de proyecto para concluir en forma apropiada las tareas, y en qué consistiría un cierre de proyecto perfecto, o por lo menos deseable? Veamos cómo se dan las cosas:

1. El equipo del proyecto comunica que finalizó los entregables, señalando que los criterios de prueba fueron aprobados.

2. El gerente del proyecto debe llamar al patrocinador y/o al cliente y solicitarles que validen los entregables. En ocasiones, se redacta un documento formal para que se aprueben dichos entregables, pero por falta de costumbre en proyectos, no es lo usual en el mercado latinoamericano.

3. El gerente de proyecto debe cerrar formalmente el proceso de administración de las contrataciones, pero, generalmente, en Latinoamérica esa responsabilidad se halla bajo la órbita del área de compras y no del gerente. En EE.UU, en cambio, ocurre lo contrario: es más frecuente que el gerente de proyecto se ocupe de todos los contratos con los proveedores, negociaciones de contratación, licitaciones.

Como gerentes, somos responsables de este proceso y, por lo tanto, cuando finaliza el proyecto, debemos verificar todos los contratos que se pactaron, si se cumplieron y constatar el desempeño del proveedor.
Por ejemplo, si cumplió con las cláusulas o con las condiciones y, además, si se le abonó en tiempo y forma. Es decir, debemos estar presentes hasta último momento y unir todos los cabos sueltos en este proceso de cierre. En tal sentido, aun cuando el proyecto hubiese sido interrumpido o detenido, o se hayan retirado los
proveedores, debemos efectuar el trámite administrativo de cierre de contratos.

Se recomienda llevar una carpeta que incluya todos los contratos del proyecto y su verificación, así como la descripción del desempeño de los proveedores. Asimismo, debemos proporcionarle al proveedor una hoja firmada, informándole que su contrato ha finalizado, y recién a continuación realizar el cierre administrativo.

4. El cierre formal de las obligaciones con los proveedores implica que debemos supervisar que el área de compras también haya cerrado los contratos con dichos proveedores (si esto aplica en la organización).

5. Junto con el equipo, llevaremos a cabo un análisis de las lecciones aprendidas durante el desarrollo del proyecto, no con la intención de criticar, sino para que esta experiencia pueda ser aprovechada en proyectos futuros. Por ejemplo, un miembro del equipo que cuente acerca de algún obstáculo que encontró en el proyecto y de cómo lo solucionó. O de cuestiones importantes a tener en cuenta para proyectos similares. ¿Cómo lograr que el equipo se exprese, que no se sienta inhibido? Es responsabilidad del gerente de proyecto crear un clima propicio para esto, quizás sacando al equipo de la oficina, o coordinando una actividad especial para lecciones aprendidas.

6. Precisamente, uno de los últimos outputs del proyecto consiste en la evaluación del desempeño de nuestro equipo, sobre todo si el proyecto tuvo una considerable extensión o si nos encontramos en
una organización matricial, en la que –como se ha mencionado- los integrantes del proyecto reportan al gerente de proyecto y al gerente funcional.

7. Debemos archivar los documentos del proyecto para poder volver a utilizarlos. Es decir, procuraremos que cada miembro del equipo vuelque la información en un repositorio común, que en realidad debería ser el resultado de la recopilación de todos los documentos que se han ido elaborando en el desarrollo de los trabajos. Debemos impedir que a la finalización del proyecto la información quede en cada una de las PCs de los miembros del equipo y, por eso, debemos impulsar una cultura de compartir los documentos y colocarlos en un solo repositorio.

8. Finalmente, luego de archivar los documentos con la colaboración de nuestro equipo, realizamos un proceso de transferencia de conocimiento, que servirá para la operación del producto que hemos creado, lo que más adelante realizará otro equipo. Es indispensable realizar este paso, porque si no lo efectuamos, significará que el proyecto no se finalizó en forma adecuada y que nadie sabrá cómo se usa lo que construimos.

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11 mayo 2011 - Publicado por | Integración

3 comentarios »

  1. Muy buen tema, ya que como lo dices no es muy utilizado este proceso, y muchas personas no saben como realizar el cierre de una manera adecuada, y como lo mencionas es un paso importante dentro del proyecto.

    Comentario por Rafael Gazabón | 12 mayo 2011 | Responder

    • me parece un buen tema tambien, pero para que sea mas completo no crees que se berian mencionar al VAN y al TIR. para un analisis cuantitativo.

      Comentario por carlos franco seminarip | 25 mayo 2011 | Responder

  2. Carlos, la VAN y TIR son herramientas de analisis economico de proyectos y deben ser usadas, pero el analisis cuantitativo no se realiza en el cierre del proyecto.

    Comentario por Jose Esterkin | 25 mayo 2011 | Responder


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