Concientizándonos más sobre las comunicaciones en los proyectos

Agradecemos a Ezequiel Kahan, PMP por este artículo.

       Es común mencionar que cerca del 90% del tiempo de un director de proyecto se dedica a las comunicaciones. Claramente, comunicar es una competencia fundamental, que se da no en uno, sino en múltiples niveles. No a todos ellos, sin embargo, siempre les prestamos adecuada atención.

Identificar los requerimientos y luego definir los estándares de comunicación en un proyecto es necesario, pero no suficiente. Tampoco alcanza con tener claro el emisor, destinatario, mensaje y demás componentes del sistema comunicacional. Hay otros niveles o aspectos de la comunicación, tal vez más sútiles, que podemos pasar por alto en el vértigo de la actividad diaria.

Por ejemplo, ¿Cuantas veces vamos a una reunión vestidos de la forma equivocada?. ¿O nos sentamos con un estilo quizas relajado, cuando la reunión amerita una posición que demuestre compromiso, como ser con la espalda recta, los brazos sobre la mesa, la mirada fija en el interlocutor?. ¿Y Cuantas veces mandamos un mail aún antes de reflexionar si en realidad, no se solucionaría mejor con un llamado telefónico o con ir hasta la oficina de al lado y cerrar el tema personalmente?. ¿Somos concientes de cuantas veces transmitimos nuestras propias frustraciones hacia los miembros del equipo, cuando usamos cierto tono de voz?

Los ejemplos son inmunerables. Se trata, como se darán cuenta, de comunicaciones no-verbales o para-linguales en su mayoría. Forman parte integral de ese 90% del tiempo que dedicamos a las comunicaciones antes mencionado y son más frecuentes aún que las comunicaciones verbales. Pero además, en muchos casos, tienen factores situacionales y específicos que escapan a lo que tradicionalmente contemplamos dentro del marco de la planifición y gestión de las comunicaciones.

Para poder lidiar con más eficancia ante este tipo de situaciones, lo primero es ser conscientes de la existencia de las mismas. El ejercicio de auto-obvservación de las actitudes es, generalmente, una experiencia fructífera en este aspecto. Para esto, debemos enfocarnos en identificar, previo a un intercambio comunicativo, aquellos aspectos más relevantes para esa situación especifica  ante distintas situaciones y planificar una estrategia adecuada para sobreyevarlas.También podemos hacer el ejercicio de evaluar aquellas conductas comunicacionales que identificamos como positivas en los otros y utilizarlas como ejemplo. 

Todos aquellos elementos mencionados, podemos mapearlos,  listarlos y clasificarlos según el tipo de comunicación (verbal: si por ejemplo detectamos una frase o una forma de referirnos que nos parece adecuada, no-verbal, como cierta postura física en reuniones de negociación, etc.), la situación donde se usa, la frecuencia con la podrían darse, y cualquier otra información que permita identificar luego patrones de comunicación asertivos. Estos patrones pueden entonces ser extrapolados a otras situaciones similares e incorporarse a planificaciones de futuro proyectos o como reglas bases que apliquen normativamente a todo el equipo.

El ejercicio de reconocer y planificar actividades comunicativas en toda su dimensión tiene múltiples valores asociados: por un lado permite detectar y corregir actitudes negativas a tiempo y por el otro, a través de la concientización, ir de a poco modelando nuestro comportamiento hasta automatizar e incorporar estas conductas. En los tiempos acelerados que vivimos, esto no es un elemento menor: poder deternos y tomarnos el tiempo para auto-analizarnos, descubrir puntos de mejora y aplicarlos, aún en aspectos pragmáticos como las comunicaciones en los negocios, conllevará el beneficio de mejorar como profesionales, pero fundamentalmente, como personas.

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