¿Cómo manejar el correo electrónico en tu proyecto?

Muchos directores de proyecto, como así también la mayoría de los profesionales en el mercado laboral, se ven inundados por cientos de mensajes electrónicos por día.

El email pasó a ser parte de nuestra vida profesional, y si no tomamos medidas fuertes para controlarlo, éste nos controlará a nosotros.

Acá van algunos consejos para que no te veas asfixiado con la cantidad de emails que recibís por día:

1. Usá el filtro: la mayoría de los clientes de email hoy en día, como así también aquellos basados 100% en la wb, tienen un sistema de filtros o reglas para clasificar mensajes.  Si recibís un mensaje no deseado ,tomate tu tiempo para declararlo como spam o para ubicarlo automáticamente en una carpeta especial por medio de una nueva regla.

2. En lo posible, tratá de no mezclar mails personales con mails del trabajo.  Los mails personales son inoportunos en tu trabajo, los mails del trabajo son inoportunos en tu vida personal.  Separá los dos grupos.

3. Durante el día de trabajo leé mails en intervalos fijos, no todo el tiempo.  Definí “puntos de lectura de mails” de acuerdo a tus costumbres (poir ejemplo 9:00, 12:00, 15:00 y 18:00) y respetalos. Si lees mails todos el tiempo eso te desconcentra y te hace perder la planificación del día.

4. Separá las listas de mensajes de temas que te interesan con reglas y carpetas especiales.  No los mezcles con los mails del día a día.

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11 comentarios en “¿Cómo manejar el correo electrónico en tu proyecto?

  1. Interesante articulo. En mi opinion el mail laboral no debería utilizarse para cuestiones personales (y viceversa). Conozco gente que hasta se registró en sitios de búsqueda laboral con el mail corporativo!
    El punto 3 es fundamental para no “perder el foco”.
    Saludos

  2. excelente el artìculo, josè, y todo el sitio en general. el boletìn es muy ameno, felicitaciones. agrego la siguiente sugerencia al artìculo: no archivar màs de lo necesario, con miles de mails archivados no se encuentra nada y la bùsqueda es lenta; a su vez, en los “hilos” de discusiòn por mail, archivar siempre la ùltima respuesta al tiempo que se va borrando la anterior (“penultima”) salu2,

  3. En efecto, un buen artículo. Añadiré que es importantísimo aprovechar el campo asunto de los mails. Este campo tiene capacidad para múltiples caracteres, hay que aprovecharlo para hacer un resumen del contenido del mail ó al menos para dar información suficiente respecto este contenido.
    Resulta molesto cuando un consultor responde al último mail enviado por mí, sin cambiar el asunto por comodidad, aunque éste asunto no tenga nada que ver con el contenido en cuestión.
    También es importante usar en “para” las personas de las que se demanda una acción y en campo “con copia” a las que sólo se está informando.
    Estos entre otros asuntos, son mi política personal de uso del correo electrónico.

  4. Entiendo el punto 3 de separar horarios para leer mails pero hay veces que los mails son tan importantes como la planificación del día por lo que es imprescindible leerlos y contestarlos inmediatamente.

    Aguardo comentarios

  5. Federico, el email es utilizado normalmente como herramienta de comunicacion asincronica. Si alguien necesita algo urgente lo mejor es que te llame por telefono o que se comunique por mensajeria instantanea.

  6. Johana, muy buenas ideas. El tema del asunto y el tema de “Para” a diferencia de “CC” son importantisimos en la productividad. Otra cosa que hago es escribir el “Asunto” despues de haber escrito el mensaje.

  7. Excelente artículo, me permito sumar un par de aspectos clásicos pero muy relevantes que comento siempre al equipo:
    1- Existen dos y solo dos tipos de emails: FYI y FYA. O dás información o pedís acción, cuando pedís acción dejá claro responsable(una sola persona) y fecha esperada
    2- NUNCA uses BCC, la copia oculta te puede dejar mal parado. En último caso, fowardeá con FYEO (solo para tus ojos).
    3- Cuando respondas nunca incluyas adjuntos a menos que estés aprobando algo.
    4- en caso que estés mandando un email a varios, algunos sean FYI y otros FYA, poné a los FYA en el TO: y los FYI en el CC

    es básico pero increible el mal uso.

    Saludos

    Esteban

  8. Una buena forma de administrar el tiempo y no verte abrumado por los mails es al inicio del día, antes de prender la computadora sentarse 5 minutos a decidir que harás para que este día sea realmente exitoso. Anotar en una hoja de papel las cosas que deberías lograr para que finalmente puedas tener la sensación de que el día ha sido realmente productivo.

    Priorizar esa lista, donde los asuntos más difíciles e importantes deberías resolverlos al principio del día, antes que nada.

    También establecer cuándo y dónde se va a hacer.

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