El ciclo de vida de los costos del proyecto

Agradecemos a Claudio Arfeli, Ing. Civil – MBA. Director de MetaControl Argentina SA.

Estimados – Presupuestados – Comprometidos – Reales – Facturados – Pagados – Estadísticos

Los costos cambian de estado, evolucionan y quienes son los responsables en cada estado, tienen percepciones y necesidades diferentes.

Los costos en los proyectos “nacen” denominados “estimados” y “mueren”, si fueron lo suficientemente longevos, denominados “estadísticos”, los cuales, si fueron adecuadamente almacenados, servirán en futuros proyectos como base para nuevas estimaciones.

Este ciclo virtuoso, no solo, no siempre se completa, sino que a lo largo de la vida de los costos hay distorsiones, deterioro de la información, y en casi todos los casos, distintos observadores que se interesarán en distintas características a medida que se desarrollan los proyectos.

Veamos como evolucionan los costos. Aceptemos que en aproximaciones sucesivas, las estimaciones que nacen con un rango de +/- x % , van reduciendo la magnitud de su rango de variación, y en un determinado momento, cuando la precisión es suficiente para que se le de lanzamiento al proyecto, pasa a ser costo “presupuestado”.

Dejamos para otro post, como transformar el Costo Presupuestado, en “Presupuesto de Control”.

Este costo “presupuestado”, evoluciona hacia el costo “comprometido”, que si se trata de un abastecimiento, será el que se indica al emitir la Orden de Compra, y si se trata de trabajo con gente propia, será el que resulte de valorizar la gente asignada al proyecto, que después que trabajen, vamos a tener que pagar.

El costo “comprometido”, pasa a ser “real” cuando consumimos. El proveedor que cumple un hito, se “ganó” que se le pague, y de estar comprometido, el costo paso a ser “real”, no importa si lo pagamos o no, al materializarse la contraprestación, pasamos de estar comprometidos a estar obligados a pagar.

Este costo “real” (Actual Cost), es el que utilizamos para las clásicas mediciones de desvíos al compararlo contra el Earned Value, y el que se utiliza para elaborar el “cost flow”, percepción económica de la conversión de dinero en entregables.

Pero los costos siguen evolucionando, porque no alcanza con documentar esta situación desde el punto de vista de gestión, hay que documentarlo desde el punto de vista comercial-legal, y aparece la facturación, haciendo evolucionar el costo real en costo “facturado”.

El costo “facturado”, todavía mantiene el dinero en poder del dueño del proyecto. Pasado un tiempo pre-acordado, la factura se paga y el “facturado” pasa a ser “pagado” o “percibido”, estado en el ciclo de vida de los costos que se utiliza para la elaboración del “cash flow”, percepción financiera de la conversión de dinero en entregables.

Finalmente, llegando al final de su vida, los costos “pagados” se incorporan a bases de datos “estadísticas”, a veces denominadas “memoria institucional”, que permite servir de base a estimaciones de futuros proyectos.

Como Project Managers, en general, necesitamos manejar desde Presupuestados hasta Reales, por lo tanto, profundizar el conocimiento del Ciclo de vida completo, nos permite fortalecer nuestro entendimiento del negocio en el que participamos y sin duda aportar para el mejoramiento de la rentabilidad y competitividad de proyectos en ejecución y futuros.

Anuncios

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s