La importancia de las lecciones aprendidas en la administración de proyectos

Agradecemos al Dr. Aníbal N. Cassanelli, Profesor, área Ingeniería de Proyectos en la Univ. Nac. Mar del Plata.

Scott Berkun señala que la gestión de proyecto es una idea que viene desde los inicios de la humanidad. Si pensamos en la infinita cantidad de cosas que se han producido a lo largo de la historia de la civilización, nos encontraremos con miles de años de experiencia en proyecto.

Contrariamente con aquello que se establece en la cultura de las nuevas tecnologías, existe de alguna manera una conexión desde el desarrollo de software actual hasta el tiempo de los constructores de las pirámides de Egipto o los arquitectos que construyeron los acueductos de Roma.

La conexión se hace evidente si se tiene en cuenta que en su respectivo tiempo y absteniéndose de las herramientas de soporte el director del proyecto en todas las épocas juega un rol similar, aplica las mejores soluciones tecnológicas a problemas relevantes en su momento.

Actualmente, los equipos que buscan mejorar la gestión de proyectos de software o sitios de internet le prestan poca atención a las lecciones aprendidas del pasado sea cual fuere la distancia temporal que separa el momento actual del punto donde se pueden aprender esas lecciones.

En este sentido, se suele pensar que la línea de tiempo que conecta nuestros propios días con los antecedentes en proyectos es mucho más breve que aquello que indica la realidad objetiva de la historia de los proyectos en general. De esta forma se pierde la
oportunidad de incorporar una visión adicional de la rica experiencia de los directores de proyectos que los precedieron.

La historia de la ingeniería de proyecto revela que la mayoría de los proyectos guardan fuertes similitudes. Todos tienen requerimientos, diseños y restricciones. Dependen de la comunicación, la toma de decisión y la combinación de pensamientos lógicos y creativos. Usualmente involucran una programación, un presupuesto y un cliente.

Una de las actividades centrales y más importantes del proyecto es combinar el trabajo de diferentes grupos de personas en un todo singular y coherente que sea útil para la gente o el cliente. Independientemente que el proyecto desarrolle una aplicación HTML, un producto de cemento y acero, etc. siempre hay un grupo central de conceptos indiscutibles que los proyectos comparten.

Revisando y analizando la historia y la actualidad de diferentes sectores industriales y de servicios se pueden obtener soluciones nuevas, innovaciones u otros puntos de vista que ayuden a mejorar nuestras soluciones.

Scott Berkun resume tres lecciones claves que obtuvo de la revisión de proyectos:

1. La gestión de proyecto y el desarrollo de software no son artes sagradas: cualquier trabajo de ingeniería moderno es una nueva marca dentro de una larga historia de hacer cosas. Las competencias y las tecnologías pueden cambiar, pero la mayoría de los desafíos que hacen a la ingeniería difícil permanecen. Todas las cosas que realizamos son nuevas en algún sentido y derivan de otras. El autor señala que si queremos utilizar tanto conocimiento como podamos del pasado, necesitamos estar abiertos y comprometidos a revisar aspectos de lo nuevo y lo derivado y compararlo con aquello hecho previamente.

2. Cuanto más simple su mirada sobre aquello que tiene que hacer, más enfocado estará en hacerlo: mantener una visión simple sobre nuestro trabajo, nos puede permitir una comparación con otras formas de hacer cosas que ya existen. Hay cantidad de ejemplos y lecciones de la historia y la industria moderna que pueden tomarse, compararse o contrastarse con nuestro caso. Permanecer curiosos y abiertos hace el posible crecimiento, y requiere práctica y esfuerzo mantener esta actitud de pensamiento. Para mantenernos aprendiendo, debemos evitar la tentación de los puntos de vista tradicionales o seguros sobre cómo hacer las cosas.

3. Simple no significa fácil: los mejores atletas, escritores, programadores, gerentes tienden a ser aquellos que siempre ven su actividad simple en su naturaleza y simultáneamente difícil en su realización. Recordemos que simple no tiene el mismo significado que fácil. Por ejemplo, correr una maratón es algo simple, el atleta inicia la carrera y no se detiene hasta completar la distancia de 42 km. La dificultad propia de esta competencia es innegable, tanto como su simplicidad. El liderazgo y la gestión también son actividades difíciles, aunque su naturaleza de hacer la cosa en una forma específica en la dirección de los objetivos es simple.

Aprendiendo de las Fallas

Scott Berkun, plantea que al estudiar la historia de los proyecto surge un pregunta simple reiteradamente, ¿por qué podría cualquiera persona estar dispuesta a sufrir errores y disgustos pudiendo evitarlo?

Si la historia de la ingeniería tanto antigua como moderna es tremendamente abundante y de dominio público y además, conseguimos que nos paguen por hacer productos de calidad independientemente de donde venga la inspiración, ¿porque tan pocas organizaciones premian a sus recursos por recoger las lecciones del pasado reciente o lejano?

Ocurre en todas las organizaciones que hay proyectos finalizados o cancelados con frecuencia y adicionalmente se invierte poco esfuerzo para aprender que pasó y capitalizar la experiencia en conocimiento explícito. En general, los responsables o gerentes premian escasamente a los recursos que gestionan este conocimiento para ponerlo al alcance de la organización.

Como motor de este comportamiento el autor señala que es probable que tengan miedo de aquello que se puede encontrar o poco interés en revisar experiencias críticas o frustrantes cuando podrían aprovechar ese tiempo para moverse a un nuevo proyecto a cometer los mismos aciertos y errores.


Referencia
• Berkun, S., “The Art of Project Management”. O´Reilly, ISBN 0-596-00786-8. 2005.• He worked at Microsoft from 1994 to 2003, mostly on Internet Explorer 1.o to 5.0.www.scottberkun.com

 

3 comentarios en “La importancia de las lecciones aprendidas en la administración de proyectos

  1. Aníbal muy bueno el artículo.
    A mi entender el tema de lecciones aprendidas esta muy relacionado a la madurez del director, del equipo y de la organización. Por eso no es una práctica muy frecuente de encontrar.
    Además ciertas industrias tienen características particulares y se dan en momentos históricos diferentes. En el mundo del desarrollo del software, la retención de personal es crítica, la rotación es alta, y disponer de experimentados con lecciones aprendidas en base a la experiencia de la organización no es frecuente. Tal vez, una posible colaboración venga de la administación del conocimiento y se pueda revertir lo que dice el dicho “en casa de herrero….”.

  2. Muy buen artículo, si se me permite lo estaré referenciando. Me parecieron muy interesantes los conceptos de simplicidad y facilidad. Considero relevante la importacia de explicitar los conocimientos.
    Saludos

  3. Muy bueno Anibal. Lográs poner en claro, en forma directa el rol del director de proyecto y los compromisos que ello implica para el logro de una adecuada gestión.
    Un saludo.

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