¿Cómo organizar reuniones efectivas?

Cuántas veces por semana nos sucede que tenemos que estar en una reunión y no queremos?
¿Cuántas veces por semana estás en una reunión y pensás “Estoy perdiendo mi tiempo, tengo tantas cosas para hacer”?

Estos son algunos consejos para preparar adecuadamente una reunión:

1. Objetivo:  debemos respondernos ¿para qué nos reunimos?, y saber transmitir la respuesta de forma adecuada a cada uno de los asistentes en el momento en que los invitamos.

2. Participantes:  únicamente deben convocarse las personas realmente necesarias, aquellas que estén implicadas con el tema que se va a tratar y que tengan algo que aportar.

3. Orden del día:  empezar con temas conocidos, a modo de introducción. Pueden ser temas de puntos acordados en una reunión anterior. También es aconsejable iniciar la reunión con puntos muy concretos para que todos los participantes tengan una sensación de logro. Debemos finalizar con temas de menor importancia y analizando los próximos pasos a seguir.

4. Duración:  es importante estipular un período de tiempo. Esto ayuda a organizar la sesión y permite también la organización de agendas de los participantes.  A partir de los 45 minutos el ritmo de la reunión baja en forma significativa.  La fórmula mágica para la duración de una película de cine es 90-100 minutos.  Y una reunión es mucho más aburrida que una película de cine.

5. Lugar:  cosas obvias que a veces no se cumplen, lugar sin ruidos, con suficiente iluminación y con espacio para todos, pizarra, pantalla.

6. Convocatoria:  convocatoria de la reunión con la hora de inicio, el lugar, de ser posible horario de cierre y un orden del día (agenda).

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8 comentarios en “¿Cómo organizar reuniones efectivas?

  1. Estimados:
    la verdad que siempre leo los tip´s que publican y son reales y aplicables 100%, pero nunca efectuo comenrtarios. esta vez aportara a la causa. Normalmente mantengo reuniones donde al principio eran tediosas, no habia temario definido y nunca alcanzaba el tiempo para ver las cosas que surgian de alli, con el consiguiente cumulo de temas a resolver.
    Poner un temario el dia anterior a la reunion y convocar a los realcionados a los temas a tratar con horario de inicio y finalizacion sirvió para ordenar las reuniones y que sean “EJECUTIVAS al 100%”
    Sumo vuestros comentarios para enrriquecer las convocatorias sucesivas.

    Abrazo.

  2. es importante para el bienestar de la reunión la puntualidad de inicio.
    apagar u dejar mudo los celulares para no desviar la atención de ningún participante.
    un moderador para que los puntos no sean extensos o propensos a debates que no enriquecen la reunión del equipo.

  3. Alguien conoce un software para la gestión de reuniones?
    Orden del día, tiempos por puntos, participantes, minutas de resolutivos y acuerdos, comentarios de los participantes, etc?

    Ojalá alguien pueda comentar acerca de algun software para control y gestion de reuniones.
    Saludos y muy buen espacio de la web.

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