Administración de Adquisiciones

El área de conocimiento de adquisiciones es una de las más ingnoradas y menos comprendidas del PMBOK. La verdad es que en aquellos proyectos en donde se contratan proveedores, este área de conocimiento es una de las más importantes.

La gestión de las relaciones con proveedores puede detemrinar el éxito o fracaso del proyecto. El gerente del proyecto debe demostrar una comunicación efectiva y liderazgo con sus proveedores, y a la vez ser un buen negociador con ellos.

Estos son los principales objetivos a tener en cuenta al desarrollar una relación con los proveedores del proyecto:

1. Definir claramente el Acta de Trabajo (Statement of Work). En este documento se describe detalladamente el trabajo encargado a proveedores. Servirá para evitar futuras diferencias. Este documento es extremadamente importante porque se utilizará para verificar y aprobar el trabajo del proveedor una vez que el proyecto esté en poroceso de finalización.

2. Balancear el tamaño del trabajo adjudicado al proveedor con su tamaño como empresa. Asignar un trabajo muy grande que sobrepase su capacidad traerá problemas: el proveedor bajará su calidad o entregará tarde. Asignar un trabajo muy pequeño a un proveedor muy grande también traerá problemas: el proveedor tendrá poco interés en el trabajo y quizás lo haga con profesionales de poca experiencia.

3. Establecer términos razonables de contratación: plazos ridículamente cortos o tarifas ridículamente bajas impactarán sin duda en la calidad del proyecto. Pelear por esto con otras áreas y decir: “¿Acaso creen que estos

términos ridículos no impactarán en la calidad?”.

4. Ser parte de la entrega del servicio: participar en el proceso de construcción y entrega del servicio, colaborar con el proveedor, ayudarlo a resolver issues dentro de tu organización.

5. Comunicar objetivos del proyecto, estrategias, hitos: permitir al proveedor ser parte del equipo, además del “¿Qué?” explicarle el “¿Por qué?”.

6. Gestionar la relación con el proveedor: construir confianza y siempre pensar en el próximo proyecto, en la próxima contratación (el proveedor está haciendo lo mismo).

8 comentarios en “Administración de Adquisiciones

  1. Interesante nota, me hizo pensar y creo que me falta saber bien como se maneja un proveedor para entenderlo , entre varios que contacto y nuevos que busco, y no se como preguntarles, trato de adivinar, pero aveces no se como preguntarle sin que me malentienda

  2. Muy buena nota José. Personalmente, quisiera resaltar la criticidad del Statement of Work, quizá aún más que las tarifas y los plazos: pareciera que en el mismo hubiera que llegar a un nivel de detalle extremo para que el proveedor no tome como cambios de alcance (y por ende de costo), las funciones que van apareciendo a medida que se va profundizando en el análisis detallado de los requerimientos.
    En algunos casos las relaciones entre cliente y proveedor se han vuelto tan tensas, que han hecho fracasar el proyecto y terminar la relación comercial con el proveedor.

  3. Muy buena las reflexiones, creo que a los proveedores los tomaria como uno de los riesgos principales dentro de un proyecto.

    Saludos

  4. Claudio, en general, si tenes aliados dentro de tu organizacion para relacionarte con los proveedores, tanto mejor. Ejemplo: area de compras, area de asuntos legales. Pueden ser aliados importantisimos y ayudarte a negociar en equipo.

  5. El proveedor es quien hace lo que vos no sabés hacer (ya sea por capacidad cognocitiva o económica). Por eso es escencial. Al delimitar el alcance (stament work), todo lo demás cae por su propio peso luego de ello. Es un socio, de ganar / ganar importante. Hay que cuidarlo y controlarlo muy bien. Lo del tamaño del proveedor, importa. Hay que tratar evitar, en lo posible, la cuarterización.

  6. Trabajo en la industria petrolera gestionando proyectos grandes desde hace años y el articulo me parece bastante elemental. Es muy importante no solo hacer un buen SO sino redactarlo de la forma correcta y contractual. definir bien claro no solo el alcance sino los requerimientos de calidad, las responsabilidades profesionales, las garantias, que alcance tienen las aprobaciones, cuales son los puntos de detencion y control del servicio. De que forma hay que cubrirse para que los desarrollos que hace el proveedor para completar el alcance de su trabajo no generen adicionales o que estos esten acotados.
    La administracion profesional de contratos es toda un area de especialidad. Si un PM recien se da cuenta de esto, es mejor que busque los profesionales especializados en gestion de contratos urgentemente y los incorpore en su equipo. Esto ultimo tambien se relaciona con la gestion de los RRHH.
    Saludos

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