El manejo de las expectativas

signointHay mucha ansiedad alrededor de un proyecto. El gerente de proyecto se pregunta si podrá cumplir con la triple limitación. Los patrocinadores se preguntan si el gerente de proyecto es la persona correcta para dirigirlo, y si el proyecto es el proyecto correcto dentro de todas las elecciones posibles. Los miembros del equipo se preguntan si están en el proyecto correcto, y si tienen las habilidades necesarias para llegar a buen puerto.

El proyecto dura 10 meses, pasaron 6 y todavía no se produjo ningún entregable externo que tenga que aprobar el cliente. ¿Qué paso en este período? El equipo del proyecto trabajó dentro de su oficina, como en un laboratorio, preparando documentos y trabajando en paralelo en varios entregables, pero todavía ninguno de ellos ha sido
finalizado.

Error.

La ansiedad aumenta, todos quieren ver lo que va a salir de la fábrica, pero todavía no se puede mostrar nada. El gerente de proyecto se siente observado.

Consejo: cuando planifiques el proyecto y diseñes el cronograma, piensa en algún entregable rápido y fácil de elaborar, que puedas mostrar tempranamente en el proyecto. Muestra resultados rápidos, aunque sean resultados simples. Eso va a inspirar confianza a todos los que están afuera, y también a tu propio equipo. ¿Tu proyecto tiene un solo entregable, es muy grande, y se puede mostrar sólo al final? ¿Quizás se pueda hacer un prototipo? ¿Quizás se pueda hacer una demo  cuando vayan al 40% de avance, al 60%, al 80%? ¿Quizás se pueda realizar el equivalente a una maqueta de una obra, similar a la que preparan los arquitectos?

Hay un proverbio chino que dice “Cree más en tus ojos que en tus oidos”:  lo que ves es más real que lo que te cuentan. Planifica logros rápidos, muestra tu trabajo, los stakeholders deben ver, no escuchar.

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2 comentarios en “El manejo de las expectativas

  1. Jose,

    Estoy totalmente de acuerdo contigo, siempre y cuando el coste de preparación de dichas entregas parciales/prototipos esté incluido en la planificación del proyecto.

    Muchas veces nos encontramos en contextos como este, donde el cliente, como bien dices, necesita ver, pero no se ha definido un ámbito temporal mínimo donde llevar acabo las entregas parciales y esto lleva al final a perjudicar al producto final, porque las entregas parciales, necesitan su tiempo de preparación.

    Un saludo.

    Miguel.

  2. Fenomenal post.
    Es la defensa del quick-win; que está 100% alineado con el concepto de KISS (Keep It Simple and Stupid).
    Enhorabuena por el blog.
    m

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