El control del trabajo

timon¿Por qué controlar el trabajo? El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas.

Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control serán más o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el día a día del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivación de los recursos (este fenómeno se llama “Micromanagement”).

Hay tres razones por las cuales se debe controlar el trabajo:

¿Cómo se construye la secuencia de tareas?

1. Para tener un seguimiento del avance: el gerente de proyecto debería usar un sistema de reportes periódicos que indiquen el avance de los entregables. Estos reportes deben resumir el trabajo del último período y además describir el progreso acumulado desde el comienzo del proyecto.

2. Para detectar desvíos del plan original: los desvíos son importantes para los patrocinadores del proyecto y en general para el Directorio de la organización. Para detectar las variaciones, el gerente de proyecto necesita comparar el trabajo actual con el planificado. Si el proyecto es mediano o grande y contiene cientos de actividades y tareas, la información debe ser presentada gráficamente, de lo contrario es muy aburrida y es muy difícil interpretarla.

3. Para tomar acciones correctivas: para corregir los desvíos el gerente debe saber dónde está el problema y cuáles son sus causas. Identificar el problema y sus causas es el 50% de la solución. El otro 50% está en decidir qué hacer para corregirlo. ¿Qué hacer? Generalmente las acciones correctivas consisten en:

* Reasignar recursos a otras tareas.
* Recalendarizar tareas.
* Desarrollar tareas en paralelo que originalmente estaban planificadas en serie (esta técnica se llama “Fast Tracking” o “Vía Rápida”).
* Reasignar recursos de tareas no críticas a tareas críticas (esta técnica se llama “Crashing”).
* Suprimir pedazos del alcance del proyecto.
* Cambiar la fecha de finalización del proyecto.
* Reasignar recursos de otros proyectos al proyecto actual.

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Un comentario en “El control del trabajo

  1. Tom de Marco, el autor de la frase que se convirtió en un clásico (“No puedes controlar lo que no puedes medir”), desde hace unos años hace hincapié en el valor y los riesgos que enfrentan los proyectos, por sobre el control.
    Obviamente, ello no implica no controlar. Pero me parece interesante el enfoque (de alguien que ya es casi un clásico en la gestión de proyectos y riesgos) de priorizar el valor que aportan los proyectos y cómo se gestionan los riesgos para alcanzarlo.
    La medición es importante, y conincido con el artículo que debe ser equilibrada con la naturaleza del proyecto.

    Saludos!

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