¿Qué cosas nos hacen perder el tiempo en un proyecto?

relojdali2Escenario típico:  día jueves, 20:00 horas.  Estás en la oficina, te duele la cabeza, repasas tu lista de tareas que preparaste a la mañana, y apenas completaste dos de las diez que tenías.  ¿No tendrás un problema de productividad?  Quizás no estés aprovechando tu tiempo como es debido.  Veamos algunos fenómenos típicos en una oficina que nos hacen perder el tiempo todo el día, todos los días:

1. “Conócete a ti mismo”: ¿nunca pensaste que quizás la culpa sea tuya?  Desperdiciadores de tiempo por culpa tuya, de ningún otro:

* Falta de prioridades o ignorar las prioridades.

* Falta de planes con tareas diarias y semanales.

* Objetivos no claros.

* Dejar cosas para después (procrastinar).

* Intentar hacer muchas cosas a la vez.

* Falta de autodisciplina.

* Confundirse entre “urgente” e “importante”.

2. Uso del teléfono: un gran desperdiciador de tiempo.  Algunos consejos:

* Antes de llamar, planificar la conversación.

* Filtrar y agrupar las llamadas por hacer, tratar de apartar un tiempo específico para llamadas.

* Si la conversación se extiende innecesariamente, tratar de acortarla.

* Establecer momentos en el día en donde no se recibirán llamadas.

3. Uso de mensajería instantánea: el rey de las interrupciones.  Una de las cosas más irritantes de la mensajería instantánea es que te interrumpe siempre en el lugar en donde estás trabajando (en tu computadora).

* Destinar una cantidad de tiempo al día para el chat.

* Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.

* Utilizar estatus como “No disponible” o “Ausente” la mayor parte del tiempo.

4. Uso de correo electrónico: a veces parece que tu trabajo consiste en escribir y leer correos electrónicos.  Para que no sea así:

* Escribir menos, usar más el teléfono si hay algo que se pueda explicar mejor por ese medio.

* Destinar una cantidad de tiempo al día para leer y redactar correos electrónicos,

* Escribir en forma contundente: eliminar palabras, frases y párrafos innecesarios.

* Pensar antes de escribir, planificar lo que queremos expresar.

* Antes de enviar, pensar siempre:  “¿A quién más debo copiar en este mensaje?”

5. Visitantes inesperados: el consejo más importante

* Aprender a decir no, especialmente cuando nos preguntan si tenemos un minuto.  No queda mal si decimos “ahora no tengo un minuto, pero en un momento te llamo”.

6. Reuniones: hay días en que tu trabajo parece también que consistiera en estar en reuniones.  Algunas cosas para tener en cuenta:

* Desalentar las reuniones innecesarias. ¿Quizás se pueda solucionar con una llamada telefónica?

* Fijar un límite de tiempo y ajustarnos a él.

* Preparar la reunión publicando una agenda de antemano y seguirla.

4 comentarios en “¿Qué cosas nos hacen perder el tiempo en un proyecto?

  1. Desde el punto de vista de mi actividad como Tester Funcional de Aplicaciones Web, aspectos como: (a) requerimientos funcionales incompletos; (b) falta de la totalidad de casos de uso; (c) falta de pruebas unitarias suficientes por parte de los programadores; (d) especificaciones mal redactadas; (e) no tener injerencia desde el primer momento del desarrollo hasta el deploy

  2. En mi lista las Reuniones aparecen en el número uno. Desafortunadamente, en muchos proyectos trabajamos en matrices donde hay un número de partes que necesitan participar en reuniones para justificar sus puestos de trabajo. Dices que parece que nuestro trabajo consiste en estar en reuniones. De hecho, hay gente cuyo trabajo consiste exclusivamente en participar en reuniones. Es más, hay proyectos en los que la mayoría del equipo está formado por ‘reunidores profesionales’ que harán todo lo posible por llenar tu agenda de reuniones inútiles.

    Un saludo.
    http://www.proyectosymas.com

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