¿Qué responsabilidades tiene el PM con respecto a los informes de avance?

ganttMuchos gerentes de proyecto, sobre todo aquellos que recién comienzan, se preguntan qué responsabilidades tienen con respecto a los informes de avance del proyecto.  ¿Cómo preparar la información? ¿Qué sucede si mi equipo me entrega información errónea? ¿Qué debo hacer con el informe de avance una vez que lo elaboro?  El gerente de proyecto tiene cuatro responsabilidades básicas con respecto a los informes de avance:

1. Elaboración de la información: el equipo del proyecto debe recopilar la información del estado del proyecto y entregarla al gerente.  El gerente debe procesarla y formatearla de acuerdo a los estándares de información del proyecto.

2. Verificación: luego de recibir la información, el gerente debe verificarla. Generalmente existe un período en donde el gerente hace preguntas más concretas a su equipo acerca de la información, o preguntas adicionales para completarla.

3. Comunicación: los reportes de avance se entregan a la dirección de la empresa y a otros patrocinadores con la frecuencia y por el medio acordados.

4. Análisis: después de entregar la información muchas veces el gerente debe aclararla, completarla o responder preguntas .  A veces el punto 3 y 4 se juntan.

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