¿Cómo se monitorea un proyecto correctamente?

monitorpacienteEstás obligado a monitorear tus proyectos para poder administrarlos.  Los médicos monitorean a los pacientes para poder descubrir problemas rápidamente y así tener más recursos para solucionarlos.  El seguimiento de tus proyectos debería ser parte natural de tu ruitina diaria, parte indivisible de tu día de trabajo, incluso si existen otros problemas excepcionales que debas atender.

Lo más básico es monitorear la diferencia entre lo planificado y lo real.  Eso es básico y responde a la pregunta “¿Qué dijimos que iba a suceder y qué está sucediendo ahora?”.  Esto incluye fechas de comienzo y fin de las tareas, estimados de costos, requerimientos de recursos, cambios en factores de riesgo, entregables y en general, resultados esperados en el proyecto.

Lo que no se monitorea se deja librado a la suerte.  Si no estás recibiendo la información que necesitas, tienes que salir a buscarla.  Si te comprometiste a una cierta frecuencia de reporte debes cumplirla durante todo el proyecto.  Muchas veces el foco se desvía hacia el monitoreo de los temas técnicos solamente.  Si todo el esfuerzo se pone en las métricas técnicas puede ser que estés descuidando los problemas de relaciones interpersonales en el grupo de trabajo.

Otra cosa que deberías monitorear es la posición de tu proyecto con respecto a otros proyectos en la organización.  En el primer día del proyecto la situación de las piezas en el tablero era de una forma que quizás es diferente ahora.  ¿Se comenzaron últimamente otros proyectos más grandes?  ¿Sientes que los patrocinadores están distrayendo la atención hacia cosas más importantes? ¿Te pidieron recursos de tu proyecto para otros proyectos?  Este monitoreo hacia afuera es tan importante como el monitoreo hacia adentro del proyecto.  Los cambios de prioridad son cosa común en las organizaciones, debes estar atento a esto.

Y por último lo más importante:  el monitoreo del proyecto es un proceso que necesita ejecutarse regularmente y consistentemente.  Una de tus responsabilidades más importantes en la estructuración del proyecto es configurar los mecanismos apropiados para que este proceso funcione aceitadamente durante todo el proyecto.

2 comentarios en “¿Cómo se monitorea un proyecto correctamente?

  1. Todo es proceso de balanceo de actividades. Si no te comparas no sabes que tan Bueno\malo eres!. Es evidente que si dentro de nuestros proyectos debemos tener mediciones, que dependiendo del tipo de proyecto varian.
    Algunas Metricas que generalmente se tienen en cuenta son:
    Variacion Esfuerzo
    Variacion Duracion
    Indicadores de Calidad

    Ojala todos estos comparados o contra históricos o contra Estandares.

    Algo muy importante que menciona el articulo es que debemos de contar con proceso que nos ayude a realizar esta constante y “rutinaria” tarea. Pero algo tambien muy importante es tener herramientas que nos ayuden agilizar este proceso.

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