Cómo reportar el estado de un proyecto

Uno de los desafíos más grandes para el gerente de proyecto es cómo describir el estado del proyecto al equipo y a los patrocinadores en forma objetiva, de modo que no minimice ni agrande los problemas existentes.  Reportar en forma objetiva, sincera, sin deformar la situación, ése es el problema.

El reporte de estado del proyecto consiste en comunicar, y para ello, cualquier canal de comunicación es válido dependiendo de las circunstancias.  Hay varias formas básicas de comunicar el estado del proyecto, algunas son orales y otras escritas.  Veamos:

Cara a cara: esto puede suceder en una reunión del equipo del proyecto, pero genralmente sucede en un pasillo, informalmente.  Te cruzas con tu jefe y te pregunta “¿Cómo está yendo el proyecto X?”.  ¿Cómo contestar?  Primero deberías hablar de indicadores generales, como el estado general del proyecto, el porcentaje de avance, el número de días de atraso o adelanto según el plan.  Deberías tener en claro estos indicadores todos los días del proyecto.  Luego cosas más detalladas hasta que te des cuenta que es suficiente: en qué hitos están trabajando, en qué entregables, cuáles son los issues más importantes.  Si te pregunta con interés acerca de los problemas que tienen, deberías hablar de “El isssue más importante que amenaza al proyecto actualmente”.  Esto también lo deberías tener en claro todos los días del proyecto. Tu primera respuesta a esa pregunta no debe durar más de 30 segundos, y debes seguir hablando sólo si percibes interés del otro lado.  “No dar detalles innecesarios”, ese debe ser tu mantra.  Dar detalles innecesarios y reponder a esa pregunta durante 5 minutos es algo muy típico de muchos project managers, y eso hará que no te pregunten nada la próxima vez.  Reportar en forma concisa, enfocada y relevante puede ser la prinicpal atracción para que todos todos los patrocinadores en la organización quieran trabajar contigo.

Por teléfono, de una persona a la vez: es la misma situación que la anterior, las mismas reglas aplican, sólo que como la otra persona no te está viendo puedes usar tus notas personales cuando hablas.

Por teléfono, en un conference call: si los conference calls acaban con tu paciencia y te desesperas a los cinco minutos del comienzo, no estás solo en el mundo, lee este post anterior acerca de teleconferencias aburridas acerca de este tema.

Por email: el email es la herramienta más fuerte para comunicar el estado del proyecto, ya que te permite copiar a muchas personas en el mensaje, y adjuntar documentos más detallados que pueden ser leidos en base al nivel de detalle que quiera obtener cada uno.  Es importante resumir el estado del proyecto en el cuerpo del mensaje, y al final del mensaje describir qué contiene cada uno de los documentos adjuntos y para qué sirve.  Cuidado:  mucha gente no abre los adjuntos porque la paciencia del trabajador de la información es muy corta cuando está leyendo mensajes.  ¿Por qué la mayoría de los comerciales de TV duran menos de medio minuto?  Porque es la única forma de captar atención y que no se pierda.  Entonces:  la línea del asunto de tu mensaje debe ser un gancho para que quieran entrar a leerlo.  Escribe el nombre del proyecto al principio,  y si es posible enumera el reporte en forma consecutiva a través del tiempo.  Escribe los highligths de las noticias, como en esta noticia, a la derecha del título.

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Un comentario en “Cómo reportar el estado de un proyecto

  1. Muy buen artículo; en especial por las comparaciones con la comunicación publicitaria y por el artículo de ejemplo de CNN. Me parece que debemos aprender mucho sobre “cómo” comunicar, sobre todo cuando hay tanto volumen de información disponible y actualizada con tanta frecuencia.

    Agrego un punto más dentro de los que se podrían/deberían comunicar de manera amena y directa: los riesgos. Ya que los riesgos cambian con la misma velocidad que el proyecto (o incluso más aún), es necesario tener, en todo momento, bien enfocado el “radar” en los riesgos más importantes… y saber comunicarlos.

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