Administración del alcance de un proyecto

Existen proyectos en los que tanto la estructuración como el plan tienen un resultado excelente, pero en la ejecución surgen más issues de los que se pueden solucionar. En ese tipo de proyectos es imposible cumplir con el alcance pactado ya que el equipo de proyecto está todo el tiempo trabajando en issues y no en tareas del plan, y el equipo no avanza con el cronograma.

Puede suceder que a poco de comenzar surja un problema técnico, por ejemplo, un miembro del equipo se “traba” con algo y no puede continuar; o se produce un problema de mala definición cuando nos comunicamos con el cliente del proyecto. Al analizar en detalle observamos que un determinado módulo fue estimado en 200 horas de trabajo, y resulta que se prolonga a 360 horas. En relación con ello, debemos considerar que un issue o problema no necesariamente implica que produzcamos un cambio en el plan. En principio, analizaremos cuál es el problema, para lo cual solicitaremos colaboración, y luego procuraremos resolverlo sin modificar el plan. Lo ideal es esto último, porque de lo contrario deberemos agregar tareas al plan para solucionar el problema.

Desde otro punto de vista, un issue es un problema potencial aún no resuelto en su totalidad. Todavía no sabemos si tiene impacto en el alcance o en el cronograma. Podemos decir que un cambio es un issue que no pudo resolverse y que tendrá impacto en el plan. Aclaremos que un issue puede ser tratado por el equipo, pero un cambio debe necesariamente escalar al gerente del proyecto, porque él es el dueño del alcance. En tal sentido, el equipo debe ser nuestro aliado en la detección y resolución de issues, para lo cual deberíamos explicarles a los integrantes de qué forma trabajarán con dichos issues. De esa manera, el equipo contribuye a evitar desvíos en el plan. Un proyecto ideal es aquel en donde no existen issues o éstos se resuelven rápidamente, y el equipo se dedica a ejecutar las tareas del plan.

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