Qué es y cómo se hace un reporte de estado del proyecto

barometro.jpgEl reporte de estado debe ser un documento corto, de no más de 2 páginas, aunque el proyecto sea grande. El propósito principal de este reporte es comunicar al receptor si el proyecto está yendo según lo planeado y por qué. Y si no está yendo según lo planeado, también por qué. Este reporte no es producido para registrar qué trabajo hizo o hará el equipo del proyecto, sino que su foco es describir los desvíos del plan y cómo serán corregidos.

Debe constar de por lo menos los siguientes capítulos:

* Resumen ejecutivo: un resumen que describa si el proyecto está yendo según lo planeado, si está cumpliendo con las fechas estimadas de los hitos y fechas de entrega de los entregables. También indicar: si surgieron riesgos nuevos, o aumentó la probabilidad o el impacto de riesgos conocidos. También indicar qué acciones a corto plazo se le piden al cliente externo y/o interno, o patrocinadores, para que el proyecto
sea exitoso.

* Detalle de avances y desvíos: descripción breve de aquellas partes del proyecto que no están yendo según lo planeado y qué se está haciendo para corregir este problema. También datallar: hitos principales alcanzados y por alcanzar en el corto plazo. Esta sección no es para comentar qué hizo
tu equipo en el último mes, sino para hablar del próximo mes: que se hará para regresar el proyecto a su cauce normal.

* Registro de riesgos: indicar si surgieron riesgos nuevos o aumentó la probabilidad o el impacto de riesgos conocidos, por intermedio de una planilla con las siguientes columnas: Id del factor de riesgo, descripción, plan de minimización, plan de contingencia, probabilidad de ocurrencia, impacto
en el proyecto.

* Métricas: reportar el progreso de las métricas elegidas para el proyecto. Por ejemplo: uso de recursos en horas, por día, días hábiles trabajados, días hábiles para finalizar, porcentaje de avance en los entregables más importantes, porcentaje del presupuesto total gastado, costo hasta hoy, indicadores EVM, etc.

Artículos relacionados en nuestro sitio (www.iaapglobal.com):

Métricas en proyectos.

El control del trabajo.

El PM como integrador.

10 comentarios en “Qué es y cómo se hace un reporte de estado del proyecto

  1. Coincido con la calidad y cantidad de información a reportar. El tema es que en mi experiencia he transcurrido por diferentes administraciones y he encontrado personas que no comprenden estos términos EVM?,IDA?, IDC? Montecarlo? etc.
    Por lo tanto sugiero identificar al receptor del reporte para saber si es un “Perro” “Águila” o “Hombre”, así sabremos que tipo de información le es relevante, le servirá y comprenderá al igual que nuestro esfuerzo para generarla.
    Igualmente recordar que este informe no inhabilita nuestra propia información para gestionar el proyecto lo más profesionalmente posible.

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