La planificación de las comunicaciones del proyecto

intercharge.jpgUna vez que el proyecto está en ejecución, muchos gerentes de proyecto se preguntan:  ¿A quién tengo que informar acerca del avance?  Por empezar, debrías hacerte esta pregunta mucho antes, probablemente en la inciación del proyecto. No sólo requerirán información sobre el avance del proyecto los interesados directamente responsables, sino que pueden existir otras personas o instituciones que soliciten información en forma regular o esporádicamente. Por ejemplo, en un proyecto de mejoras en la red vial urbana, podrían requerir información el gobierno municipal, el gobierno regional, organismos de transporte, el gremio de los transportistas, un grupo ecologista, la policía, la prensa local, un comité de vecinos, etc.

Por ello, para determinar quién requerirá información sobre el desarrollo del proyecto de debe hacer un análisis de involucrados. Una vez identificados los consumidores de esta información, es necesario definir qué datos requerirá cada uno y si la requerirá en forma regular, esporádica o eventual. Para ello se debe analizar cuál es la relación entre el involucrado y el proyecto. Aquellas personas o instituciones directamente involucradas en la ejecución del proyecto requerirán información detallada en forma regular. El resto requerirá información menos detallada y en forma esporádica.

La planificación de las comunicaciones de un proyecto consiste en definir lo siguiente:

¿Quién requerirá información sobre el proyecto?
¿Qué información?
¿Con qué frecuencia?
¿Cómo se recolectará está información?
¿Cómo se procesará y almacenará?
¿Como se distribuirá?

3 comentarios en “La planificación de las comunicaciones del proyecto

  1. Estimado José:

    En el apartado al que te refieres con “qué información” proveer, podríamos decir que cada uno de los stakeholders (participantes) requiere cierta información.

    Teniendo en cuenta lo anterior y específicamente con lo relacionado al “Avance del Proyecto”, cuál ha sido tu experiencia para poder explicar numérica, estadística o gráficamente el avance? Cómo consideras que el stakeholder lo entiende mejor?

    Saludos y gracias por tus aportes!

  2. Joe,

    1. Definitivamente, no usar un cronograma para mostrar el avance a los stakeholders. Usar un simple Diagrama de Gantt.

    2. El avance se mide por avance en los entregables y no por porcentajes de avance en las tareas. Son dos cosas totalmente distintas.

    3. Usar la tecnica de EVM (Earned Value Management). Esta es una tecnica transparente, que describe en blanco y negro como va tu proyecto en terminos de dinero y tiempo. Con EVM no hay lugar para explicaciones subjetivas o para “dibujar” el avance.

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