El Patrocinador Escondido (“Hidden Sponsor”)

patrocinador.jpgEstás gerenciando un proyecto de 3 meses en una empresa pequeña. Tu proyecto va por el segundo mes y las cosas van más o menos normales. Al comienzo del proyecto definiste el alcance y los entregables del proyecto con el dueño de la empresa, y cada 15 días te reunís con él para informarle acerca del avance del trabajo y de los issues más importantes.

Un buen día llega el hijo del dueño a la empresa…

Vos ni lo conocías, y por su forma de hablar te das cuenta que está enterado de todo lo que pasa en el proyecto. Pide ver una demo de los entregables tal como están hasta ahora. Inmediatamente, comienza a cuestionar funcionalidades básicas de algunos entregables, critica el approach usado en la implementación, la tecnologìa usada en el proyecto.

Esta persona había estado de viaje y estuvo siempre en contacto con su padre intercambiando información acerca del proyecto. Supo desde el día 1 de qué se trataba el proyecto, cómo se iba desarrollando, sólo que recién hoy apareció en escena, vio los entregables, y ahora parece que todo tu mundo como gerente de proyecto se derrumbó en media hora.

¿Te suena conocido? Esta persona es el Patrocinador Escondido, deberías haberlo detectado. Un Patrocinador Escondido es un accionista del proyecto (“Stakeholder”), alguien que está involucrado en el proyecto. Esta persona nunca tuvo contacto con el gerente pero puede influir en la aprobación y validación del proyecto.

En el PMBOK Tercera Edición (2004) se agregó un nuevo proceso al Area de Conocimiento “Administración de la Comunicación” (capítulo 10), llamada “10.4.Administración de Accionistas” (“Stakeholder Management”). Allí dice que la administración de los accionistas consiste en comunicarse con todos los accionistas del proyecto para satisfacer sus necesidades o resolver issues conjuntamente, y que esto es responsabilidad del gerente de proyecto. Uno de los inputs de este proceso es el Plan de Administración de la Comunicación, en donde se debe identificar a todos los jugadores, incluyendo a todos los patrocinadores del proyecto. Inluyendo al hijo del dueño.

Una de tus responsabilidades en la planificación del proyecto es identificar a los patrocinadores. Identificar significa saber quiénes son, saber qué intereses tienen, definir qué responsabilidades tendrán sobre el proyecto. Parece que se te pasó uno… Deberías haber hablado con el dueño de la compañía y preguntarle: ¿Solamente usted estará coordinando este proyecto internamente, monitoreándolo, recibiendo la información que yo produzca acerca del avance y los issues, o habrá alguna otra persona? ¿Habrá algún otro patrocinador que tome decisiones, otra persona a la cual yo tenga que informar?

Para esto te debés hacer la siguiente pregunta:

¿Quién es el patrocinador de un proyecto? Es el individuo o grupo de individuos que deciden implementar el proyecto, que toman el riesgo del implementarlo, que le apuestan al proyecto y consiguen los recursos y el presupuesto.

¿Qué responsabilidades tiene el patrocinador durante la implementación?

1. Obtener los recursos necesarios para el proyecto.

2. Delegar la autoridad del día a día del proyecto sobre el gerente de proyecto.

3. Monitorear y controlar el proyecto a alto nivel, a través del gerente de proyecto.

4. Confirmar y autorizar las fases del proyecto y el paso a cada fase siguiente.

5. Verificar y validar el producto final del proyecto.

Ahora pensá en el proyecto que estás gerenciando actualmente, o en uno que hayas gerenciado hace poco: ¿hay alguien en tu organización que no conocés, que está haciendo alguna de estas cinco cosas?

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5 comentarios en “El Patrocinador Escondido (“Hidden Sponsor”)

  1. Les presento un cordial saludo a la vez que les solicito información acerca de la gestión de apoyo económico a entidades que se preocupan por población de bajos recursos. Nosotros necesitamos ayuda económica pero lo más importante es brindar herramientas de trabajo por tanto su apoyo también estaría enfocado a la colaboración para la exportación de los productos elaborados por estas familias
    Cordialmente

    Andrés Agudelo
    Director
    FUNDACION NIÑOS INVISIBLES

    Descripción del proyecto a patrocinar: Objetivos Generales

    Es contribuir a la problemática actual del país mediante herramientas de trabajo a mujeres madres cabeza de familia, vendedoras ambulantes. De igual manera brindar herramientas en el área de derecho en temas como familia, contratos, obligaciones, penal y derechos humanos entre otros.

    Objetivos Específicos

    Manejar herramientas de trabajo en la parte artesanal elaboradas en materiales reciclable, de igual manera mirar las propuestas de los grupos que manejamos. El papel de nosotros sería la comercialización de estos productos puesto que si ellas los sacan al mercado posiblemente no valoren el trabajo.

    FUNDACION NIÑOS INVISIBLES después de un seguimiento de cinco años confirmo que para mejorar la problemática actual del país debemos brindar herramientas de trabajo a las madres para mejorar la calidad de vida de los niños, con esto estaríamos garantizando educación, salud.

    Parte del maltrato intrafamiliar parte de la parte económica y falta de oportunidades, las madres en su desespero pasan a la agresión verbal y física. Podríamos con su ayuda tratar de evitar y mejorar la calidad de vida del la gente afectada por la violencia social.

    Recurrimos a ustedes con el fin de tener un apoyo económico en la parte del sostenimiento de las personas encargadas de la capacitación en la parte de derechos humanos y la parte legal, como también la parte de la capacitación para el manejo empresarial para las integrantes de cada micro empresa pues el ideal es que por cada grupo de 20 o 30 madres manejes su empresa supervisadas por un contador y un administrador de empresas. Estos productos serán escogidos partiendo de la demanda del mercado pues no podemos sacar todos los productos que ellas trabajen.

    La propuesta es que ustedes nos colaboren económicamente y abriendo mercados para la exportación de los productos, partiendo de esto sería una realidad la ayuda.

    La parte económica la manejaríamos por los primeros seis meses pues el ideal es que partiendo del séptimo mes las empresas del par el mantenimiento y recursos de todo el personal.

    Que ganarían ustedes la publicidad de todos los eventos que realicemos y la satisfacción de saber que gracias a ustedes un país está cambiando y que de hoy en adelante abran más de mil niños que pueden soñar con ser doctores, arquitectos y poder disfrutar de lo que muchos que tienen todo no agradecen y valoran.

    Dios les page si por su voluntad podemos salir adelante o por lo menos luchar por intentarlo

  2. Buenas Tardes!

    El motivo por el cual le escribo es el siguiente:

    Después de terminar mi Doctorado en Innovaciòn Educativa en el ITESM y de
    trabajar 4 años en zonas marginadas y ubicar necesidades específicas, les
    comento que como proyecto de mi Disertación Doctoral configuré un Modelo
    de Educación para Desarrollar Habilidades y Destrezas y cambiar las actitudes
    negativas en estas zonas.

    Para poder continuar con el proyecto; he creado una Fundación:
    Fomento Educarte, A.C. la cual se encuentra visualmente en la liga: valorarte.com y los proyectos que se trabajan en la pestaña: Proyectos; son 15.o más y colaboran conmigo alumnos de diferentes instituciones universitarias; desde Agosto, también la UdeM.

    Unos de los principales proyectos en los que trabajo junto con el Servicio
    Social de estas universidades es el de Creación de Murales para eliminar
    Graffitti para mejorar la imagen visual de las zonas marginadas y eliminar
    pandillerismo, otros son periódicos y juegos educativos para cambiar actitudes y como resultado, los habitantes en lugar de pedir juegan y aprenden y en lugar de esperar ropa usada como era al principio de nuestras visitas y como resultado de los mensajes que los juegos y periódicos les proporcionan ahora solamente esperan artículos de limpieza general y personal para mejorar su entorno y su calidad de vida, y xuando puedo les proporciones algo de comestibles como frijoles y arroz.

    Dado lo anterior, me atrevo, estando al tanto de la generosidad de su empresa, de solicitarles donativo en especie; es decir, pintura específica para exteriores que cubra graffittis, rodillos, brochas y recubrimiento para que no puedan volver a maltratar nuestro trabajo, articulos de limpieza y algunos artículos de la canasta básica.

    Les agradecería que entraran a nuestra página; el nombre oficial de la Fundación es Fomento Educarte A.C., legalmente constituída y dada de alta en Hacienda y la página es ValorArte para conocernos.

    De antemano agradezco sus atenciones,
    Un cordial saludo,
    Dra. Raquel Fascovich
    Directora Fundación Fomento Educarte, A.C.
    website: valorarte.com
    tel. 83485947
    cel: 0448180201592

  3. BUENOS DIAS SOY JAVIER ACOSTA, LE ESCRIBO DESDE LA CIUDAD DE LAMBAYEQUE, SOY EGRESADO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO DE LAMBAYEQUE, CARRERA PROFESIONAL DE ARQUITECTURA, LA CARRERA DE ARQUITECTURA ES UNA CARRERA MUY COSTOSA AQUI EN PERU QUE SOLO LA ESTUDIAN PERSONAS CON RECURSOS, A PESAR DE ESO TERMINE MI CARRERA EN 10 AÑOS ALTERNANDO TRABAJO Y ESTUDIOS POR ESFUERZO PROPIO, HOY EN DIA ESTOY BUSCANDO UN PATROCINADOR PARA MI PROYECTO DE TESIS, EL CUAL CONSISTE EN UNA PEQUEÑA PERO RENTABLE AGENCIA INMOBILIARIA, E TOCADO MUCHAS PUERTAS AQUI EN PERU PERO LAMENTABLEMENTE NO HAY ENTIDADES QUE APOYEN O BRINDEN AYUDA PARA ESTE TIPO DE PROYECTOS, PERO ESO NO ME DESANIMA, AHORA BUSCO AFUERA EN EL EXTERIOR SE QUE EXISTE POR ALLI ALGUIEN QUE PUEDA AYUDARME A HACER REALIDAD MI PROYECTO Y PODER TITULARME COMO ARQUITECTO, ESTARE TODA LA VIDA AGRADECIDO Y SI EXISTE ALGUNA FORMA DE FINANCIAMIENTO ESPERO ME DEN TODAS LAS FACILIDADES DE PODER PAGAR, AGRADECERE TODA LA VIDA EN DONDE VAYA ESTE GESTO, YA QUE REPRESENTO A MILES DE JOVENES CON ESTUDIOS TRUNCADOS O QUE EN MUCHOS CASOS HAN PERDIDO LAS ESPERANZAS Y HAN DEJADO SUS ESTUDIOS, A LOS CUALES ESPERO UN DIA PODER AYUDAR. SOLO POR ESTE MOMENTO ESPERO TU RESPUESTA POSITIVA O NEGATIVA NO SEAS INDIFERENTE, DESDE LAMBAYEQUE-PERU, JAVIER ACOSTA, HOY Y SIEMPRE, MUCHAS GRACIAS.

    NOTA : MI NUMERO DE CELULAR 074-979611275, LAMBAYEQUE 25 DE AGOSTO DEL 2008

  4. Cordial Saludo.

    Por este medio deseamos solicitar cooperación que mas que económica sea de inclusión y participación social en el desarrollo a proyectos para las personas que viven en extrema pobreza esto

    Con el fin de mejorar sus condiciones de vida de el presente y mejorar la del futuro.

    Nuestro proyecto una iniciativa productiva sostenible ya se encuentra listo para ser legalizado, pero no contamos con los recursos financieros, para su desarrollo y funcionamiento, debido a esto solicitamos la cooperación financiera de su entidad, con el compromiso de realizar los informes respectivos del total de la inversión, que se realice para el funcionamiento de esta iniciativa productiva.

    Lo cual sera de gran ayuda para mejorar la situación de miles de personas que viven bajo

    extrema condiciones de pobreza en Cali, Colombia.

    En espera de una pronta y positiva respuesta.

    Agradeciendo su amable atención

    Cordialmente.

    Sandra Lorena Márquez Pantoja.

    Directora y representante legal de

    La Fundación Enfoque Social.

    Nit. 900324908-8

    Tel: (57+02)4238372

    Celular: 3127696190

    http://www.fundacionenfoquesocial.jimdo.com

    en Cali, Colombia

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