Siete capítulos que no pueden faltar en tu Plan de Administración de Riesgos

esquiador.jpgAlgunos gerentes de proyecto me preguntan “¿Para qué sirve un plan de administración de riesgos, no es algo muy formal que se usa solamente en megaproyectos?”.

Las respuestas son: sirve para comunicar riesgos a todos los involucrados, no es algo muy formal y no se usa solamente en megaproyectos. Si tu proyecto es pequeño también se puede usar. Es un documento corto de unas dos o tres hojas que debe tener por lo menos estos 7 capítulos:

1. Metodología: este capítulo describe cómo vas a manejar los riesgos en el proyecto. ¿Qué tipo de análisis probabilístico aplicarás para cada factor de riesgo? ¿Vas a contratar consultores? ¿Vas a contratar algún seguro? ¿Vas a analizar otros proyectos en la organización? ¿Vas a analizar algún factor externo que pueda influir en los riesgos del proyecto?

2. Roles y responsabilidades: este capítulo describe quiénes estarán a cargo del plan de administración de riesgos y quiénes serán responsables de ejecutar las respuestas al riesgo si los eventos de riesgo ocurren. Describe también quién es el Dueño del Riesgo para cada factor de riesgo.

3. Presupuesto: describe cuánto cuesta el proceso de administración de riesgo en el proyecto, y cómo se gastará en dinero asignado. El costo podría ser expresado por ejemplo en términos de horas dedicadas. El presupuesto se divide en una parte fija (las estrategias de minimización de riesgos, que se ejecutan siempre) y en un parte variable (las acciones de contingencia, que se ejecutan solamente si el evento ocurrió).

4. Tiempo: describe cómo se combinarán las tareas relacionadas a riesgos con el resto del cronograma del proyecto. Por ejemplo en este capítulo se puede comunicar que las reuniones de análisis de riesgos se realizarán después de las
reuniones de estado del proyecto, todos los viernes.

5. Puntaje: este capítulo describe qué sistema de puntaje se usará para clasificar a los factores de riesgo, y de qué forma se usará la escala de gravedad para reaccionar. Por ejemplo: “Los factores de riesgo se clasificarán en una escala de 1 a 10 por su gravedad. Un riesgo Grave es aquel con puntaje 8 o más”.

6. Tratamiento de riesgos: este capítulo explica qué factores de riesgo serán tratados en primer lugar, ya que la lista puede ser grande y algunos riesgos pueden quedar en monitoreo pero quizás no se traten. Por ejemplo aquí se puede decir: “Los riesgos de gravedad 8 o más que tengan más del 50% de probabilidad de ocurrencia serán tratados en primer lugar”.

7. Reporte de riesgos: este capítulo describe la forma y la frecuencia de reportar los riesgos a patrocinadores y demás involucrados. Por ejemplo: “Cada lunes a la mañana recibirán una planilla electrónica describiendo los cambios en la evaluación cualitativa y cuantitativa de los 10 factores de riesgo más importantes del proyecto”.

Escribí un documento así en el próximo proyecto y vas a ver que te servirá mucho, incluso si no se lo entregás a nadie. Te puede servir para ordenar tus pensamientos con respecto a los riesgos del proyecto y tenerlos en cuenta a lo largo de todo el ciclo de vida.

La pregunta de siempre: ¿Es aplicable? ¿Te ves haciendo esto el lunes a la mañana en tu próximo proyecto?

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7 comentarios en “Siete capítulos que no pueden faltar en tu Plan de Administración de Riesgos

  1. Muy simple y muy bueno el contenido de este articulo. Por que razon deben dedicarse horas en el cronograma a los riesgos si a priori no sabemos si ocurriran? No es mejor esperar a que ocurran?

  2. Susana, habrá que ejecutar tareas en el proyecto para minimizar la probabilidad de ocurrencia o el impacto de ciertos factores de riesgo. Estas estrategias de minimización de riesgos deberán ser parte del cronograma y se definen en la fase de planificación. Estas tareas se realizan aunque no se sepa si el riesgo ocurrirá o no.

  3. Una recomendación muy útil y práctica.
    Siempre se ha objetado a las metodologías o maneras formales de hacer las cosas, en este caso los proyectos, por la “gran cantidad de papeles que hay que hacer o llenar”; sin embargo, como bien recomienda el autor del artículo, lo importante no es la cantidad sino la calidad de los documentos que se preparen, pues de lo contrario devienen en letra muerta.
    Con relación específica al tema de riesgos, me parece que es muy importante el proceso de Identificación de riesgos y su análisis, sea cuantitativo o cualitativo o ambos, pues éste indicará qué importancia en cuanto a impacto tendrá un riesgo en nuestro proyecto; entendiendo por impacto al producto de probabilidad de ocurrencia por gravedad del daño o perjuicio. Como se menciona en el punto 6 Tratamiento del riesgo. Calcular el Impacto nos permitiría más fácilmente determinar riesgos de bajo, medio y alto impacto, estableciendo que los de alto impacto son los que deben tratarse con mucha mayor prioridad.

  4. Susana:
    La idea del plan de riesgos y de su administración es minimizar la aparición de los riesgos y su impacto en caso se den. El invertir horas en su administración reducirá el número de horas perdidas cuando se presenten los riesgos, pues si no sabemos que hacer ante una ocurrencia es muy probable que su impacto, al tomarnos desprevenidos, sea mucho más grave que si es controlado. Además, el tomar acciones preventivas para evitar su ocurrencia es menos costoso que tomar acciones correctivas cuando ya se presentaron. Todas estas cosas se deben tratar en las reuniones de administración de riesgos.

  5. Un efecto tremendo en el plan de mitigacion de riesgos es la dificultad cultural de añadirle a las causas probables la naturaleza de incertidumbre que ellas mismas encierran, es decir un riesgo puede originarse en diversas causas, algunas de las cuales puedes olvidar, obviar , ignorar o subvalorar y filtrar la informacion de acuerdo a tu mapa mental, si ytehaces consciente de eso no solo revisaras periodicamente tu adecuada determinacion de causas sino que invertitas tiempo para que tu plan de riesgos lleve inidcadores de efectividad de las acciones mas importantes.

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