Transcripción de la presentación del libro “La administración de proyectos en un ámbito competitivo”

la_administracion_de_proyectos_en_un_ambito_competitivo2.jpgPresenté ayer jueves el libro “La administración de proyectos en un ámbito competitivo”, publicado por la Editorial Thomson. Acá abajo se presenta la transcipción de lo que dije en la presentación.

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Me presentó el Ing. Carlos Tomassino, quien también escribió el prólogo del libro. Esta es la presentación gráfica que usé en el evento.

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“La administración de proyectos en un ámbito competitivo”, Feria Internacional del Libro, Buenos Aires, 19 de abril de 2007.

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Mi objetivo para esta noche es mostrarles qué problemas típicos tienen las empresas al implementar proyectos y cómo hace la gente para solucionarlos. A veces improvisando, a veces tratando de trabajar más, pero sobre todo plantear qué significaría tener una metodología para implementar cualquier tipo de proyectos. Este es un problema de muchas empresas, y ahí es donde una metodología adquiere un significado para el negocio. Les voy a contar resumidamente qué problemas típicos hay en proyectos y qué significa tener una metodología de administración de proyectos para las empresas.

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Primero vamos a ver qué es un proyecto, por qué los proyectos salen mal, qué soluciones hay hasta ahora, qué cosas hacen los profesionales para que esto funcione, para que los proyectos no fracasen, qué es lo que falta (lo que falta es una metodología), y por sobre todo, si tenés una metodología de administración de proyectos en la organización, qué beneficios le da al negocio, qué cosas ganás al tener la posibilidad de implementar todos los proyectos en tu organización en forma homogénea.

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Cuando decimos proyecto nos referimos a un grupo de tareas destinadas a construir un producto o servicio únicos. Este es un caso, el otro caso es tratar de mejorar algo, de conseguir un resultado, un resultado mejor sobre algo que ya está funcionando. Construir un producto o servicio únicos se refiere a que las empresas compiten entre sí, y podríamos pensar que cualquier implementación de un proyecto tiene que ver con mejorar la competitividad de la empresa, con sacar un producto al mercado o con reducir costos.

Con respecto construir un servicio único, podríamos pensar en un servicio de una compañía de telefonía celular que quiere sacar un nuevo servicio de SMS al mercado.

Las empresas compiten entre sí por medio de la implementación exitosa de proyectos, y el problema del directorio de una empresa es tener la seguridad o certidumbre de que el proyecto va a funcionar, que no va a terminar tarde, y que va a construir lo que quiere construir.

Cuando decimos producir una mejora de algo existente, podría ser un proyecto social, en donde por ejemplo querés luchar contra el analfabetismo en una provincia. Por qué doy este ejemplo: porque una implementación de un proyecto no es necesariamente algo de negocios, sino que puede ser algo social. Puede ser algo que vos emprendas en tu vida, como remodelar tu propia casa o preparar una fiesta. Todos esos son proyectos, toda la vida tenés proyectos. Lo que se pregunta la gente y sobre todo las empresas es cómo implementarlos exitosamente. Este es el hilo conductor del libro.

Varias cosas interesantes: primero, el proyecto es una iniciativa temporaria. Temporaria significa que tiene una fecha de comienzo y una fecha de fin. Por el hecho de que sea temporaria no significa que sea algo precario, ni que sea corto: un proyecto puede durar varios años. Tampoco temporario significa que lo que construís es temporario: podés construir un puente durante 2 o 3 años, y el puente puede durar siglos.

Presupuesto limitado significa que hay un presupuesto asignado para el proyecto, los gastos del proyecto podrían ser horas de trabajo de la gente, o gastos de materiales. Si me das presupuesto infinito yo podría construir un muy buen proyecto. Pero el mundo no es así: tu problema como coordinador del proyecto es cómo utilizar bien los recursos que tenés, en el tiempo asignado y con las horas de trabajo asignadas. Esos son problemas que viven los gerentes de proyecto todo el tiempo.

El gerente de proyecto es el personaje de nuestro libro, pero tiene un equipo y tiene que liderarlo. El gerente de proyecto es la persona que tiene la responsabilidad de implementar el proyecto en tiempo y forma, con las fechas prometidas, el presupuesto prometido y el nivel de calidad prometido.

Y por último un proyecto tiene una naturaleza evolutiva de los entregables. Los entregables son las cosas que tu proyecto va a construir. Si estás construyendo un puente los entregables son el puente y quizás algunos planos. Si estás construyendo un nuevo modelo de automóvil los entregables son el muevo modelo, la campaña de marketing y quizás algunas cosas más que tu proyecto prometió.

Tu proyecto tiene una naturaleza evolutiva: los entregables se van mostrando a medida que avanzás. El gerente de proyecto y el equipo no trabajan como un escultor, que muestra su escultura solamente al final. Por qué es importante esto: porque hay una ansiedad que rodea al proyecto entre toda la gente que le apostó al proyecto, para ver cómo va avanzando. Entonces tu responsabilidad como gerente de proyecto es comunicar cómo va avanzando el trabajo y mostrar los entregables a medida que pasa el tiempo.

Por qué administración de proyectos en ámbitos competitivos: porque cuando aplicamos estos conceptos al ámbito del mercado, las empresas compiten entre sí por medio de la implementación exitosa de proyectos, a veces reactivamente, a veces proactivamente. Cuando es reactivo, cuando hay una empresa que porque su competencia lanzó al mercado cierto producto, “Ahora lo tenemos que tener nosotros, pero esta vez mas rápido y mejor”.

En el ámbito no competitivo, por ejemplo un proyecto social. Este libro se refiere a la administración de proyectos en las empresas, pero estos conceptos aplican perfectamente a cualquier tipo de proyectos. Y muchas veces hay ejemplos del mundo de sistemas, porque nosotros venimos de eso, pero en una empresa, todas las áreas funcionales implementan proyectos: marketing, administración, operaciones, etc.

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Los proyectos salen mal, los proyectos se atrasan. Las empresas pierden mucho dinero por culpa de eso, por culpa de fracasos en proyectos.

Si tenés problemas en proyectos, tu problemas están relacionados a tres variables, que juntas se llaman la Triple Limitación. Estas son Tiempo, Presupuesto y Calidad. Si tenés problemas con el tiempo es porque vas atrasado. Si tenés problemas con el presupuesto es porque estás gastando más horas de la gente, o más materiales de los que habías presupuestado. Y si tenés problemas de calidad esto no es quizás porque estás haciendo cosas de mala calidad, sino que por ejemplo pueden ser problemas con el alcance.

Entonces lo que sucede es que el gerente de proyecto hereda la triple limitación. Cuando hay un problema con una, generalmente sufren las otras dos. Por ejemplo si vamos mal con el tiempo, dame más plata (más gente), o reducimos el alcance del proyecto. Y así con los otros casos.

Si sos el gerente de proyecto tenés la responsabilidad de cumplir con la triple limitación. Y esto está explicado en un capítulo especial en el libro.

El impacto sobre el gerente de proyecto es que cualquier error en esto involucra dinero, pérdida de porción de mercado, costo de oportunidad por no sacar un producto al mercado en la fecha pactada, sabiendo por ejemplo que la competencia puede sacarlo. Por eso este tema es tan cuantificable en un entorno de negocios.

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¿Qué hace la gente cuando hay problemas en proyectos? La reacción obvia es trabajar más, heroísmo. Esto significa que le piden a la gente en la oficina vení a trabajar el sábado a la mañana, a la tarde. Y así durante varios meses. El problema es que con trabajo duro no se soluciona todo.

La gente está tan acostumbrada al cambio de fechas en los proyectos que se hace todo un experto en negociar esas fechas con los patrocinadores. Los patrocinadores son los sponsors del proyecto, la gente que consiguió los fondos para implementarlo y le apostó una ficha al proyecto, y que le delega la triple limitación al gerente de proyecto.

Vamos a ver que hay un mundo mejor, vamos a tratar de describirlo.

Generalmente el gerente trae más gente al proyecto para terminar antes. Esto tiene un significado económico. O baja la calidad: baja la funcionalidad, o baja las cosas que el proyecto iba a construir. Quizás la calidad no en el sentido de entregar algo malo, sino entregar algo un poco más chiquito de lo que se había prometido. Esto es generalmente una carta de negociación que tiene el gerente de proyecto en situaciones típicas. Así sobrevive la gente normalmente en proyectos.

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¿Qué es lo que falta? Una guía, una forma de hacer las cosas. Un marco, para que tu trabajo no se vaya por cualquier lado. Nosotros a esto le llamamos metodología, que es una forma de implementar algo que tenés, que te la enseñaron, o que la aprendiste con la experiencia. Es algo que guía tu trabajo. Por supuesto que podés aplicar tu propio estilo y no tendría que quitarte creatividad.

Sería muy bueno poder implementar todos los proyectos en la organización de la misma forma, aplicando conceptos comunes, que la gente comparta, para que no haya malentendidos. Y estaría muy bueno no que empieces cada proyecto desde cero, sino subiéndote arriba de los éxitos anteriores. Es ahí cuando una metodología tiene un sentido muy interesante para el negocio.

Qué es lo que falta, falta no improvisar, aplicar la creatividad dentro de un marco. Podes tener tu propio estilo, de la misma forma que un artista que pinta un cuadro tiene una metodología, hay una forma de pintar, tiene patrones de estética.

Falta también que tu gestión exitosa del proyecto tenga un significado económico. Lo que quiere saber el directorio de tu compañía no es cuándo terminás el proyecto, sino cuan rápido y con cuanta certidumbre.

LAMINA 7

Entonces ¿qué es una metodología de administración de proyectos? Una forma de implementar todos los proyectos en una organización utilizando los mismos conceptos, ideas, herramientas. No inventamos esto, esto existe desde hace mucho. Hay un estándar mundial para la implementación de todo tipo de proyectos, esto proviene de un organismo que se llama PMI (Project Management Institute), fundado en 1969 en EEUU. Todo lo que nosotros hacemos en el IAAP en capacitación y asesoría esta basado en estos principios, que son reconocidos cada vez más para megaproyectos y para proyectos de cualquier índole. El libro también esta basado en esto.

Este estándar viene del primer mundo y esto es una ventaja y una desventaja a la vez. Una desventaja porque cuando lo escuchás lo primero que decís es “muy lindo todo esto, pero cómo hacemos en latinoamérica para implementarlo”, como aplica a nuestra cultura, a nuestra forma de trabajar. Y lo primero que te preguntás es qué hago con todo esto el lunes a la mañana en el primer proyecto que me asignen.

Y este es el desafío: muy piola todo esto pero qué hacemos el lunes en la oficina. Y yo creo que esta idea es la idea principal del libro. Mi idea fue escribir acerca de aquellos conceptos destacables e implementables en la realidad nuestra

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¿Qué te da una metodología? Digamos que si vas a pasar una operación quirúrgica querrías que tu cirujano tenga una metodología. No querrías que lea el manual en la mitad. Hay una forma de hacer las cosas. Hay una forma de operar una apendicitis. Hace 100 años la gente se moría de apendicitis. Por qué ahora no, porque hay una forma de hacerlo, se descubrió como hacerlo de la mejor forma. Y después, bueno, podés tener tu estilo, podés ser zurdo, derecho, lento, rápido. Esa forma se llama Mejores Prácticas, y estas mejores prácticas existen para la implementación de proyectos. Si tuvieras una metodología en tu organización estas son las cosas buenas que pasarían. Una metodología minimizaría los riesgos, de la misma forma que si tu cirujano conoce una metodología eso reduce los riesgos de la operación.

Una metodología enriquece el capital intelectual de la organización, eso significa que con cada proyecto aprendés más, y que los próximos proyectos van a ser construidos arriba de éxitos. Esto tiene mucho que ver con el apalancamiento de recursos. Apalancamiento significa hacer más con menos, tratar de que rápidamente una persona junior en la organización pueda participar en proyectos y producir.

Y una metodología te trae proactividad con proveedores externos: si tenés un proyecto en donde estás integrando el trabajo de muchos proveedores, y vos como cliente estas gerenciando el proyecto, que vos lleves adelante el proyecto y le digas a los proveedores lo que hacer y no viceversa.

Este libro fue un intento de adaptar y de analizar fríamente todos estos conceptos para proyectos argentinos, para proyectos en latinoamérica, y fue el fruto de haber analizado esta metodología muy cuidadosamente, pero a la vez de haber hablado mucho con organizaciones que implementan proyectos muy grandes, haber hablado con la gente en proyectos. Cada día de atraso significa mucha plata. Fue el fruto de haber charlado con gente dentro de estos proyectos que sufre, que viene los sábados a trabajar y que tiene escenas de heroísmo, pero que a la vez querría estar más tranquilo, menos improvisado, y que quiere decir: tenemos una forma de hacer las cosas acá adentro. Ese es el mensaje principal del libro.

¿A qué proyectos se refiere cundo habla de proyectos en ambientes competitivos?

Los proyectos en ambientes competitivos son ejemplos de proyectos reales que yo viví. Proyectos en empresas de telefonía, en bancos, que duran por ejemplo un año e involucran a 80 personas. Proyectos que me tocó vivir, y que la gente que está en esto sabe que son proyectos problemáticos, y que dentro de todo salen bien pero que la gente querría tener una forma de trabajar. Esto es lo que se comenta dentro del proyecto. “Cómo podemos hacer para que la próxima vez no nos pase”. Son proyectos que requieren muchas horas de trabajo de mucha gente, mucha coordinación, y los problemas son los problemas de siempre. Existen los problemas técnicos, pero los problemas son generalmente de management, de recursos humanos. Los problemas técnicos son difíciles, podés estar buscando “cómo enroscar una tuerquita” una semana, pero en definitiva los problemas graves son de management, de comunicación, de expectativas, de cómo hacer para que todos los involucrados perciban el mismo proyecto, para que la gente esté motivada, para que estemos todos en la misma página.

Por eso es proyectos competitivos, pero para el gobierno querés también proyectos exitosos. Vos como pagador de impuestos querés que una gestión de gobierno tenga una metodología, que gaste bien el presupuesto e implemente proyectos exitosos. Eso nos gustaría como argentinos, y creo que este también es un tema muy interesante para la sociedad, “pero eso es tema de otro libro” (risas).

¿Ustedes dan capacitación a las personas que van a trabajar en equipos de proyectos?

Lo que hacemos en el IAAP es ayudar a las empresas y a los profesionales a implementar mejores proyectos, esta es nuestra misión, y todo basado en esta metodología que está plasmada acá en el libro. Los clientes saben que tienen excelente técnicos, excelentes ingenieros, excelentes recursos en marketing y administración y finanzas, pero lo problemas son de gestión, de comunicación en los proyectos. Con estas cosas ayudamos a nuestros clientes, de esto hablamos en nuestros cursos, y de esto habla también “La administración de proyectos en un ámbito competitivo”.

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11 comentarios en “Transcripción de la presentación del libro “La administración de proyectos en un ámbito competitivo”

  1. Estimado José,
    Me interesa leer el libro. ¿Está disponible el libro para desacargar en algún lugar?
    Si no, ¿está disponible en alguna libreria en Ecuador?

  2. Buenos Dias: Jose te felicito, te cuento que relalice el curso de PM en la Universidad Nacional de Lujan el año pasado. Ya encargue tu libro, apuesto todo a que debe ser buenisimo, dado al tratamiento que vos le das a los distintos contenidos de la materia.

    Saludos desde Moreno, Argentina.

  3. Estimado José: Lo felicito por escribir un libro desde Argentina acerca de un tema que reviste tanta importancia.
    ¿Me puede informar si puedo comprar el libro en Córdoba, en que librería?

    Caso contrario, existe la posibilidad de comprarlo a Uds. y luego vemos el método de envío.

    Muchas gracias,
    Daniel Pilnik

  4. Excelente presentación.

    Justo el libro que estoy buscando acá en la Ciudad de México. Espero que Thomson ya lo tenga disponible.

    Saludos
    Omar

  5. Buenas noches
    Pudieran publicar en formato e-book? luce interesante el libro, en Rep. Dominicana no hay el libro.
    Saludos
    Cesar Castro

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