El Proyecto X

puzzle.jpgLa situación se da siempre del mismo modo: tu jefe te llama a su oficina y te cuenta que en la última reunión de Directorio se tomaron medidas estratégicas que nos llevan a implementar el Proyecto X.

El Proyecto X es ese que comentamos hace dos semanas, y debe estar finalizado antes del 1 de junio del próximo año. Supuestamente hoy ya lo comenzamos a implementar.

Ya acostumbrado a este tipo de situación, volvés a tu oficina con una fuerte ansiedad por comenzar a planificar y ejecutar el Proyecto X lo más rápido posible.

Antes de pensar en las tareas del proyecto y comenzar a delegarlas impulsivamente, tenés que pensar en los tres focos que te ayudarán a estructurar el proyecto correctamente: Patrocinadores (“Sponsors”), Involucrados (“Stakeholders”) y Alcance.

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1. Desarrollar una relación personal con los Patrocinadores del Proyecto: los patrocinadores son aquellas personas que apostaron por el proyecto y que te ayudarán a conseguir los recursos financieros y humanos para implementarlo. Un buen patrocinador deberá ser tu socio en las decisiones acerca de cómo usar los fondos destinados para el proyecto, y deberá tener la visibilidad necesaria en la organización para hacerse oír y transformar el proyecto en algo significativo. Desarrollá una relación con ellos, hablá acerca del proyecto. El proyecto comienza sólo cuando este diálogo comienza.

2. Realizar un Análisis de Involucrados: los involucrados del proyecto (“stakeholders”) son todos aquellos que tienen algún interés en el proyecto, o que se verán afectados por su resultado. Lo importante es identificarlos antes de empezar pero, ¿Cómo? Me debo preguntar: “Este proyecto, sobre quién influirá en la organización o fuera de ella? ¿A quién le interesa el resultado de este proyecto? ¿Quién se verá afectado, pero quizás no conoce acerca del proyecto?”

Para cada uno de estos jugadores deberías averiguar lo siguiente (preferiblemente por medio de una reunión): ¿Cuál es el alcance del proyecto según él / ella? ¿Cuáles son los riesgos del proyecto según él / ella? ¿Cómo quiere ser reportado acerca del avance del proyecto? ¿Con qué frecuencia y por qué medios?

3. Definir el Alcance del Proyecto y comunicarlo: el alcance del proyecto te dice qué está y qué no está en el proyecto. El objetivo es definirlo claramente para todos en forma fácil de entender por todos los involucrados, sin conceptos técnicos. Deberías definir, documentar y consensuar el alcance del proyecto, por medio de presentaciones y reuniones con todos los involucrados lo más temprano posible. Esto te ayudará a alinear las expectativas y a evitar malentendidos en la ejecución.

Estos tres puntos se deben ejecutar al comienzo del proyecto, en la estructuración. En muchos casos el PM llega al proyecto directamente en el ejecución. En muchos casos nunca se hace una estructuración del proyecto como tal. Muchas veces uno se pregunta para qué sirve la estructuración o inicación del proyecto. Sirve para ejecutar estos tres puntos mencionados anteriormente.

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3 comentarios en “El Proyecto X

  1. El apoyo del patrocinador es crucial, como lo es, en mi opinión, el del principal involucrado.

    Casi siempre hay un stakeholder (o un grupo de ellos) cuyo peso dentro de la organización es tal que puede por si solo, cambiar el rumbo del proyecto.

    Puede ser el mismo patrocinador u otro de los involucrados. Identificarle (incluso determinar que la figura no existe) ayuda a definir con mayor precisión el alcance del proyecto y a detectar riesgos en forma temprana.

    Conseguir que se involucre (junto con el patrocinador) y mantenerlo comunicado ayuda a mantener al equipo enfocado.

  2. Casi puedo asegurar que los problemas a los que se enfrenta un Administrador de proyectos en México son iguales a los del todo el mundo

    En México, y mas específicamente en el área de TI, la cultura de administración de proyectos recientemente empieza a permear el mercado, por lo que aún es muy frecuente que se busquen los servicios de un Administrador por que ya hay problemas en el proyecto. Solamente en empresas orientadas a proyectos (como los grandes corporativos o las trasnacionales) y en algunas dependencias del Gobierno es costumbre tener un PMP desde el principio.

    De ahí que los problemas mas frecuentes que se me ocurren son poco tiempo para llevar a cabo el proyecto y cambio de los requerimientos cuando el proyecto se encuentra ya en etapas avanzadas.

    Existe un factor adicional, que tiene que ver más con la crisis económica que se vive en México desde algunas décadas atrás, y que provoca que las empresas se reserven mucho de hacer gastos extraordinarios y que vuelve lento el proceso de cobro aún de los gastos programados.

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