Experiencia “riesgosa”

fosforo.jpgHace algunos meses, tuve la oportunidad de participar en la preparación de una propuesta para una licitación pública, cuyo objeto era la implementación de un sistema de información en un organismo del estado argentino. Entre los requerimientos del pliego, se solicitaba un estudio de los riesgos del proyecto, así como de las medidas de mitigación pertinentes.
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En cumplimiento de lo pedido, realizamos el análisis siguiendo la metodología del PMBOK: identificación, evaluación cualitativa, evaluación cuantitativa y planificación de respuesta. Para la evaluación cuantitativa, optamos por la simulación de Montecarlo, dada la dificultad de cuantificar cada riesgo individualmente sin haber hecho la planificación detallada. Hicimos la simulación utilizando MS Project más un add on específico para riesgos, y de la misma resultó que la probabilidad de cumplir el plazo exigido era sólo de aproximadamente un 50%. Este análisis, junto con una serie de acciones de mitigación, fue incluido en la propuesta.

Lo curioso del caso, es que uno de nuestros competidores intentó impugnar la propuesta, argumentando que la misma estaba condicionada, ya que estábamos afirmando que sólo teníamos un 50% de probabilidad de cumplir con las condiciones del pliego. Aclaro que, por su parte, el análisis de riesgos de este proponente se limitaba a decir que si no se cumplían los factores críticos de éxito, tales como apoyo de la dirección, integración del equipo, etc., el proyecto correría riesgo.

Al margen que la propuesta de nuestro competidor era en sí misma impugnable por no incluir un análisis de riesgos adecuado, mi duda es si su argumento era valedero. Es decir, si de acuerdo al derecho administrativo argentino, un análisis cuantitativo que indique una probabilidad menor al 100% de cumplir el plazo exigido, puede considerarse un condicionante de una propuesta y, por lo tanto, hacernos correr el riesgo (valga la redundancia) de ser impugnados.

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10 comentarios en “Experiencia “riesgosa”

  1. Sergio:
    En una licitación pública, en particular existen varios oferentes (apriori no se puede vislumbrar) hasta la apertura de los sobres, quienes son las empresas. Las ofertas son enviadas según las condiciones del pliego (estipulado por el estado y con control de la Sindicatura de la Nación – SIGEN). Habría que vislumbrar cuales eran las condiciones de este pliego en particular. Sino decía nada sobre análisis de riesgo (veo muy importante) que tu Cía haya realizado un estudio. ¿ Porque ?. Todo servicio a ser prestado por un contratista (exige del estado) garantías ante incumplimientos de plazos (tiempos). Si el pliego, establecía que habría multas por incumplimiento de tiempos en la ejecución de la obra (el estudio de montecarlo) es una fuente ante posibles (hechos aleatorios al proyecto) que podrían perjudicar al estado (por
    la prestación del servicio de un tercero) y a la empresa (ante futuras multas). Entonces el informe de riesgo (ampara legamente) a la empresa (dado) que existe un estudio técnico al respecto (fuente cuantitativa) ante cualquier acción ulterior (por no cumplir con los plazos).

    Fuente: Licitaciones Públicas ( informe del ILPES – Chile ) para presentaciónes ante Organismos Públicos Latinoamericanos.

    La empresa donde trabajas había fundado (con el estudio) que existía un Drivers (que si se producia) aumentaría la probabilidad de que el riesgo del plazo se incrementaría en el tiempo (afectando) la fecha de finalización del proyecto (según pliego).

    ¿ En que se vio beneficiada tu Cìa ? Que había identificado el riesgo, analizo la probabilidad (impacto) y por último realizo y dejo expresamente aclarado (que fue archivado en el registro actualizado de riesgos)

    Con relación a la empresa (competidora). Si los riesgos identificados eran (La dirección y el equipo) tendrían que haber ponderado la probabilidad de impacto del riesgo (cosa que no habían realizado) por tal motivo no veo fundada su hipótesis. Aun más para beneficio de tu Cía (se olvidaron por parte de la competencia) que en todo proyecto se deben expresar los supuestos y restricciones en el Project Charter pero con su probabilidad de ocurrencia (los impactos) en este caso económicos.

    Por último con relación al Derecho Administrativo (habría que vislumbrar) varios aspectos: a) La ley de contabilidad pública b) Las condiciones del pliego c) Las normativas sobre licitaciones informáticas d) Las exigencias de auditoría de la SIGEN ( hoy por hoy ) toda auditoría por la SIGEN (licitaciones) exige un análisis probabilistico de riesgo (ver Instituto Argentino de Auditores ó SIGEN).

    Las impugnaciones infundadas, tienen un costo económico para la empresa que las efectua (sin tener fuente respaldatoria).

    Las normas de Auditoria Gubernamental (exigen al auditor) identificar los riesgos y ver acciones correctivas. Según la SIGEN ha creado normas de control interno para Tecnologías de Información (TI) estableciendo claramente que:
    a) Debe exister una Administración de Proyectos (punto 6) de la norma.
    b) Debe haber un estudio de factibilidad con sus respectivos riesgos (punto 6.1.2) – No aclara porcentajes ó rangos de porcentajes si un riesgo es mayor ó menor, por sobre valores de referencia.
    c) Se debe monitorear la ejecución, los plazos y costos.
    (punto 6.2)

    Por tal motivo, si la empresa competidora NO presento un estudio de factibilidad económico y de riesgo (fundado) y encima apelo la licitación (sin fuente) tendría costos económicos en su contra y se dejaría constancia en el registro de licitaciones (tal acontecimiento) para futuras licitaciones. Además la empresa en la que trabajas, podría realizar acciones legales en su contra.

    Seguramente hay más por investigar…
    Un cordial saludo, Juan.

  2. Hola Sergio, que delicado equilibrio entre los aspectos técnicos, comerciales, legales y políticos implica una licitación, sobre todo si es pública.

    Es muy bueno que la gente técnica haya requerido el análisis cuantitativo de riesgos, indica que la profesión está tomando relevancia, lo malo es que no sé, pero me imagino, como los abogados tomarán el reclamo del competidor.

  3. Sergio, ¿si hubieras tenido la planificación detallada, que otra herramientas para analisis cuantitativo hubieras utilizado?
    ¿Cuales piensan que son las mejores herramientas para cada caso?

  4. Emiliano,

    Teniendo la planificación detallada, las dos herramientas que se pueden aplicar son:
    – La simulación de Montecarlo: en la medida que se disponga de más información, los resultados serán más confiables.
    – Identificar y cuantificar los riesgos individualmente, para determinar el valor esperado (P x I) sobre la duración y/ó el costo del proyecto. En este sentido la biblioteca dice que lo más viable es cuantificar los riesgos respecto de la duración del proyecto, y no respecto del costo. Un problema que enfrenté es que la metodología descripta en el PMBOK es muy elemental, y se requiere consultar material más específico a la hora ir de la teoría a la práctica.

    Espero que esta explicación te sea de utilidad.

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