La clave es definir los entregables del proyecto

Una de las herramientas más útiles que tiene el equipo del proyecto para definir el alcance es el WBS (Work Breakdown Structure o Estructura de Desglose del Trabajo).  Con la ayuda del WBS el equipo del proyecto puede definir cuáles son y cómo se descomponen los entregables del proyecto.  De esta forma es posible crear un cronograma de trabajo basado en el WBS que aumente las probabilidades de éxito:  “Si ejecutamos todas las tareas del cronograma entonces construiremos todos los entregables y subentregables del WBS, y por lo tanto cumpliremos con el alcance prometido”.

Pero la vida no es tan fácil:  a veces esta última afirmación (“Si A, entonces B, por lo tanto C”) no se cumple, porque las expectativas del cliente del proyecto son diferentes a los entregables construidos.

¿Cómo solucionar este problema?   Un consejo:  “Empieza del final”.  Una buena técnica es hablar, formal o informalmente, con los clientes del proyecto, con los futuros usuarios, con las personas que usarán los entregables, acerca de qué esperan de ellos.  Y aquí no se trata solamente del “Qué”, sino de las 5 preguntas básicas:   “Qué”, “Cómo”, “Quién”, “Cuándo”, “Dónde”, y una sexta que podría ser “Para qué”.  Utiliza estas 6 preguntas para obtener esta información importantísima para el proyecto:

“Qué”:  ¿qué entregables espera el cliente, qué funcionalidad espera, qué comportamiento espera de los entregables?

“Cómo”:  ¿cómo deben funcionar, cómo deben verse, cómo se usarán?

“Quién”:  ¿quién usará los entregables, quién se verá beneficiado por su creación?

“Cuándo”:  ¿cuándo los comenzarán a usar, cuándo terminarán de usarlos, los usarán durante todos los días, en períodos?

“Dónde”:  ¿en la organización, fuera de la organización, en todo el mundo, sólo en el país, en la casa matriz, en las sucursales?

“Para qué”:  ¿para qué quieren los entregables, para qué serán usados, qué cosas hoy no pueden hacer que sí podrán hacer después del proyecto?

El mensaje es:   sigue la metodología y construye la afirmación “Si A entonces B, por lo tanto C” (A=WBS, B=Cronograma, C=Cumplir con el alcance).  Pero después de esto debes comenzar desde el final:  entrevista a futuros usuarios o clientes del proyecto y preguntales el “Qué”, “Cómo”, “Quién”, “Cuándo”, “Dónde”, y “Para qué” de cada uno de los entregables.

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