Mejores Proyectos

“¿Qué hago con esto el lunes a la mañana?”

¿Cómo elaborar una buena minuta de reunión?

Muchos proyectos tienen muchos participantes, muchas decisiones importantes que tomar, y por lo tanto, muchas reuniones.

A veces los participantes del proyecto sufren de una enfermedad llamada “reunionitis”, la cual no te deja avanzar con tus propias tareas y hace que muy frecuentemente en una reunión te preguntes:  ¿Para qué estoy aquí?

Una buena gestión asume una buena gestión del tiempo de los miembros del equipo del proyecto.  Una buena práctica es escribir minutas de las reuniones en el proyecto, con dos objetivos:

1. Para registrar los issues tratados y las decisiones tomadas con respecto a éstos.
2. Para distribuir las minutas de reunión entre personas que no era necesario que estén presentes, pero que necesitan saber lo que se habló en ella.

Una buena minuta de reunión tiene tres partes bien diferenciadas:

1. Identidad de la reunión: código o nombre del proyecto, fase del proyecto a la cual pertenece la reunión, fecha y lugar de la reunión, asistentes (nombre, organización y cargo).
2. Issues tratados: una lista de issues tratados en la reunión, provenientes de la bitácora de issues del proyecto. Con respecto
a cada issue, descripción y decisiones tomadas. Idealmente, esta lista de issues a tratar se deberá distribuir a todos los asistentes
antes de la reunión, para ganar tiempo y no hablar de temas irrelevantes una vez reunidos.

3. Responsabilidad del documento: “elaborado por”, fecha y “aprobado por” si es necesario.

En muchos proyectos las minutas de reunión se perciben como un documento burocrático sin ninguna utilidad, y esto sucede porque no se usan correctamente. Si son usadas correctamente, las minutas de reunión deberían ayudar a ahorrar tiempo, no a perder tiempo.

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18 mayo 2011 - Posted by | Comunicacion, Project Management, Tiempo

11 comentarios »

  1. Hola, soy auxiliar de almacen y pregunto en una reunion quien
    debe es el responsable de hacer la minuta.

    Comentario por edgar vidal che caamal | 7 febrero 2012 | Responder

    • En una empresa normalmente es la asistente pero el Director ó quien va a dirigir la Junta asigna a una persona para hacer la Minuta. En caso de Asociaciones , la Secretaria es la asignada.

      Comentario por Hildy Perez | 29 agosto 2012 | Responder

  2. ¿Como hago una bitacora de issues?

    Comentario por Daniel | 15 mayo 2012 | Responder

    • Lista de Acuerdos y marcando las areas involucradas y responsables para dar seguimiento,

      Comentario por Hildy Perez | 29 agosto 2012 | Responder

  3. una minuta se entrega antes, durante, o después de la junta

    Comentario por Alfredo G | 29 septiembre 2012 | Responder

    • despues. recoge todo lo q se discutio en la junta

      Comentario por Anónimo | 10 octubre 2012 | Responder

  4. Perdón mi ignorancia:¿Qué es un ISSUES?

    Comentario por Anónimo | 5 octubre 2012 | Responder

    • es un problema o tema en particular a disctuir

      Comentario por Anónimo | 10 octubre 2012 | Responder

      • ¿Y por qué no dice nada más “problema” o “asunto” o “tema”, entonces?

        Comentario por El Voto Batracio | 15 marzo 2013

  5. Tenes un ejemplo de formato de minuta

    Comentario por Anónimo | 2 julio 2013 | Responder

  6. Hola una minuta se puede realizar en una libreta?

    Comentario por Anónimo | 30 mayo 2014 | Responder


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