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“¿Qué hago con esto el lunes a la mañana?”

Minutas de reunión

docviejoMuchas veces se subestima el valor de las minutas de reuniones, porque parecen algo innecesario, burocrático y una gran pérdida de tiempo. Efectivamente, pueden ser así, pero si se las prepara correctamente no lo serán.

Se debe tratar de que cualquier reunión en el proyecto esté relacionada o a una tarea del cronograma o a un issue o problema que dificulta el avance. Eso significa que la minuta debe estar relacionada a una de estas dos cosas. Uno de los errores frecuentes es no escribir una minuta de las reuniones, lo que a menudo es causa de olvidos, incomprensiones, malentendidos y por supuesto de conflictos que se agravan con el tiempo.

Mucha gente no escribe minutas porque no sabe cómo usarlas posteriormente. En realidad, se deben usar continuamente, para revisar decisiones y compromisos anteriores tomados en el proyecto. Las minutas deben funcionar como la memoria colectiva del proyecto.

La minuta no debe ser un documento extenso: lo único que se debe recoger en una minuta es el resumen de las decisiones y conlusiones relevantes para el desarrollo normal del proyecto.

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22 septiembre 2009 - Posted by | Comunicacion

3 comentarios »

  1. Es imprescindible. En mi experiencia he visto, que se desalientan estas prácticas porque implican responsabilidades concretas y dificiles de soslayar.

    Comentario por Oscar De Lorenzi | 29 septiembre 2009 | Responder

  2. Hola
    Me gustaria adquirir mayor informacion sobre la forma de redactar las minutas. Ademas se debe tener informacion sobre estas y como. Por ejemplo: esta correcto llevar todas las minutas grabadas en la computadora de la secretaria del comite y hojas sueltas en un folleto de minutas. O es obligatorio llevarlas en un libro o record.

    Me podrian explicar tome un puesto de secretaria de comite nuevo y estamos orientandonos sobre todos los puntos administrativos

    Espero su contestacion

    Comentario por Mayi Ortiz | 19 octubre 2009 | Responder

  3. para qque sirve una minuta de reunion?

    Comentario por niko | 30 agosto 2012 | Responder


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