¿Qué características debe tener la información en un reporte de avance?

Muchas veces tenemos que presentar el estado de un proyecto, el avance del trabajo y los principales problemas que está resolviendo el equipo ante un comité de dirección del proyecto.  Muchas veces no sabemos si nuestra presentación será demasiado larga o demasiado corta.  ¿Quizás los patrocinadores quieran saber más? ¿Quizás los estoy aburriendo y estoy dando demasiados detalles? ¿Quizás los temas seleccionados no sean los correctos? Veamos qué características tiene que tener la información en un reporte de avance (ya sea oral o escrito):

Comprensible: ¿Estás seguro de que tu informe no tiene términos demasiado técnicos? Todos debemos entender fácilmente el significado del informe de avance. El lenguaje del gerente de proyecto debe ser sencillo y claro.
Relevante: ¿Estás seguro de que la información refleja el momento que está viviendo el proyecto?  Los patrocinadores tienen un tiempo finito para escucharte y prestarte atención. ¿Estás usando bien ese tiempo? La información del reporte de avance debe ser información necesaria sin caer en el exceso de información.
Confiable: ¿Cuáles son tus fuentes? El periodismo confiable (muy escaso en el siglo XXI) se basa en fuentes confiables. No deben existir errores importantes que puedan hacernos tomar decisiones incorrectas.
Oportuna: ¿No es tarde para hablar de esto? ¿O quizás demasiado temprano todavía? Debemos entregar la información en el momento adecuado y con la agilidad suficiente para que permita tomar decisiones con el “timing” correcto.