El control del proyecto

Hoy es lunes a la mañana y el equipo del proyecto comienza a desarrollar las tareas asignadas, es decir, comienza a construir los entregables. En este momento comenzamos a controlar la ejecución del proyecto, y para hacerlo bien debemos respondernos a estas tres preguntas:

1. ¿Existe un lugar? Preferiblemente el equipo debe estar con el gerente en el mismo lugar de trabajo, porque es totalmente contraproducente que los recursos permanezcan fuera de nuestra oficina de
proyecto. Si el proyecto se desarrolla en varios países o en varias ciudades, esto es inevitable, pero si todo el equipo se encuentra en el mismo edificio, es muy positivo que comparta oficinas. Esto hará que la comunicación en el proyecto sea más natural y más fluida.

2. ¿Tienen todo lo que necesitan? Ocurre a menudo que un nuevo miembro ingresa al equipo y se le dice que hable con una persona para que le habilite acceso a la intranet, con otra persona para que le abra una cuenta de e-mail, con una tercera para que le asigne un puesto de trabajo en la oficina y un teléfono, etc. En realidad, se debe acompañar el project charter con un escrito que se titule “Documento de bienvenida al proyecto” u otro nombre similar, en el cual se indique al recién llegado qué hacer en el primer día y de esta
manera evitar que el gerente deba proporcionar la misma información a cada persona que ingresa. Es responsabilidad del gerente del proyecto proporcionar a cada miembro del equipo todo lo que necesita
para trabajar.

3. ¿Tenemos el cronograma listo? Es necesario haber finalizado el cronograma del proyecto la semana anterior al comienzo de los trabajos y haber asignado las primeras tareas del plan a los miembros
del equipo.