Mejores Proyectos

“¿Qué hago con esto el lunes a la mañana?”

Ejemplo simple de administración del riesgo en un proyecto

En el mes de marzo pasado se casó un familiar mío en Buenos Aires. Una de las preocupaciones prinicipales era si iba a llover en el día de la boda. La fiesta era en un salón cerrado, pero si llegase a llover eso causaría problemas para que los invitados llegasen al lugar, para que algunas actividades de la boda que estaban planificadas para el aire libre deban ser hechas adentro del salón. Existía un riesgo en el proyecto y había que tratarlo.

Para comprender los riesgos de un proyecto es necesario comprender dos conceptos: relevancia y relación causa – efecto.

1. Relevancia: para la boda lo que importaba era si iba a llover ese día en Buenos Aires. Si llueve una semana antes no es relevante, si llueve ese mismo día en Córdoba tampoco es relevante. Podríamos decir que un riesgo es una incertidumbre relevante a algún objetivo del proyecto. Para identificar los factores de riesgo, lo primero que hay que hacer es asociarlos con objetivos. Si no existe esta asociación, la incertidumbre es irrelevante al proyecto. En el caso del a boda, uno de los objetivos es “que la gente la pase bien en la fiesta”, y el riesgo asociado es “que llueva ese día en Buenos Aires”.

2. Relación Causa – Efecto: ¿Qué pasó la semana antes del casamiento? Toda la familia se preguntaba si iba a llover el día de la fiesta (¡ese era el tema de conversación!). Llegamos a la conclusión de que había tres causas principales por las cuales podría llover:

1. Marzo es un mes lluvioso en Buenos Aires.

2. La semana anterior había llovido, y mucho.

3. Una semana antes del casamiento, el Servicio Meteorológico Nacional y Yahoo Weather pronosticaban lluvia en Buenos Aires (¡todo mal!).

Entonces, procediendo con la identificación de riesgos del proyecto, podríamos usar para cada factor de riesgo una sintaxis de esta forma:

[ CAUSA(S) ] –> [ FACTOR DE RIESGO ] –> [ EFECTO(S) ]

En el caso del casamiento sería (suponiendo que estamos a una semana de la fiesta):

“Como consecuencia de que marzo es un mes lluvioso en Buenos Aires, de que hoy está lloviendo desde hace dos días y de que el Servicio Meteorológico Nacional y Yahoo Weather pronostican lluvias para la semana que viene (CAUSAS), creemos que podría llover el día de la boda (FACTOR DE RIESGO), lo que causaría que los invitados no la pasen tan bien ese día (EFECTO)“.

Ejemplos del mundo de los proyectos de negocios:

Sistemas: “Como consecuencia de que nunca se implementó este paquete de software en nuestro país, podría ocurrir que la funcionanidad del módulo de contrataciones no sea completa con respecto a nuestras leyes laborales. Eso causaría un retraso en la salida a producción de por lo menos tres semanas”.

Marketing: “La agencia de publicidad nos informa que necesitamos un permiso del Gobierno de la Ciudad para filmar el comercial de TV del producto en la Avenida del Libertador. Este trámite es burocrático y lento. Como consecuencia de esto, se retrasarían las tareas T11, T12 y T14 en el cronograma, que dependen de la finalización del comercial de TV. Esto causaría que no podamos lanzar el producto al mercado el 1 de enero del próximo año”.

Ingeniería: “Como consecuencia de que el tramo de tendido de la fibra óptica es de 30 kilómetros y no concemos el terreno ni hemos tenido presupuesto para hacer un estudio de suelo, puede ocurrir que exista un tramo de suelo rocoso. Esto retrasaría la tarea de tendido de la fibra óptica por lo menos dos semanas”.

Entonces, para resumir, esta es la forma de identificar los riesgos:

1. Trabajar en la identificación de riesgos con un listado de todos los objetivos del proyecto. Los objetivos nos dan pistas para los riesgos.

2. Para cada objetivo detectar incertidumbres relevantes, pensar: “¿Qué puede salir mal y atentar contra este objetivo?”.

3. Redactar para cada factor de riesgo una frase con el formato

[ CAUSA(S) ] –> [ FACTOR DE RIESGO ] –> [ EFECTO(S) ].

Artículos relacionados en nuestro sitio (www.iaapglobal.com):

El riesgo en un proyecto.

Gestión de riesgos:  una aproximación práctica.

La Teoría Bayesiana del riesgo y sus problemas.

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11 mayo 2008 - Posted by | Comunicacion, Riesgo

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