Mejores Proyectos

“¿Qué hago con esto el lunes a la mañana?”

Identificación de riesgos del proyecto

billar.jpgUna de las brechas más significativas entre la teoría y la práctica de la Administración de Proyectos es todo lo referente a riesgos del proyecto.  Cuando leemos acerca de los conceptos teóricos de riesgo pensamos “Qué buenas ideas…”, pero cuando nos preguntamos “¿Qué hago el lunes a la mañana con todo esto en el proyecto que estoy coordinando?” no encontramos una respuesta ni inmediata ni obvia.

Veamos el tema primero desde la teoría: la Identificación de Riesgos es el proceso por el cual se determina qué riesgos pueden afectar al proyecto y se documentan sus características. Este proceso es un proceso interactivo, ya que se descubrirán nuevos riesgos a medida que se avance con el ciclo de vida del proyecto.   En este proceso se elabora el Registro de Riesgos, el cual contiene en la etapa de planificación por lo menos los siguientes cuatro datos:

* Nombre y descripción del riesgo.

* Descripción de las respuestas posibles al riesgo.

* Causa primaria o raíz (“Root Cause”) del riesgo: condición o evento que harán que el riesgo se concrete.

* Categoría de riesgo: tecnológico, técnico, organizacional, externo, etc.

Ahora bien, vayamos a la práctica:  ¿cómo se identifican los riesgos en la realidad, qué hago en la próxima reunión con mi equipo para identificarlos?

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Podrías hacer lo siguiente:

1. Convocá a tu equipo a una Sesión de Identificación de Riesgos para el lunes a la mañana.

2. Entrá a la reunión con una paquete de notas PostIt autoadhesivas amarillas y otro de azules.

3. Dividí la mesa en seis cuadrados:  las tres celdas superiores corresponden a riesgos internos del proyecto, las inferiores a riesgos externos.  Luego las otras tres divisiones corresponden a Personas, Procesos y Tecnología.  Escribí estos seis títulos en las etiquetas azules y colocalas en las celdas correspondientes.

4. ¿Qué son riesgos internos?  Riesgos intrínsecos del proyecto, problemas con los entregables, con las herramientas, con el equipo interno.  ¿Qué son riesgos externos?  Cualquier factor externo al proyecto que pueda influir sobre su desarrollo normal.

5. ¿Qué es Personas, Procesos, Tecnología?  Cualquier proyecto o emprendimiento está compuesto por estas tres dimensiones:  Personas y Tecnología son obvias.  Procesos tiene que ver con formas de trabajo, circuitos, flujo de datos, modalidades de producción.

6. Utilizá en la sesión con tu equipo el Método de Tormenta de Ideas (“Brainstorming”):  básicamente tiene una Fase I en donde se puede proponer ideas y nadie puede descartar una idea propuesta.  Esta es la fase de producción de ideas. La Fase II la vemos en un momento.

7. Al proponer un riesgo cada participante de la sesión lo asocia con una de las seis áreas y pega un PostIt amarillo en el área correspondiente con el nombre del riesgo:  por ejemplo Riesgo Interno-Tecnología, Riesgo Externo-Personas, etc.

8. Ejemplo de Riesgo Interno-Tecnología:  utilizamos un tecnología nueva en el mercado y todavía nadie conoce sus características en proyectos reales.  Ejemplo de Riesgo Externo-Personas:  existe una posibilidad de que retiren dos recursos del proyecto a fin de año para otro proyecto mucho más grande que comenzará en Brasil.

9. Luego en la Fase II de la Tormenta de Ideas, a medida que avanza la sesión, se van aceptando, rechazando o rankeando los factores de riesgo, y luego se elabora un documento que describa los factores de riesgo que quedaron, una descripción de las respuestas posibles al riesgo, las causas primarias y las categorías (dentro de las seis mencionadas).

¿Esto funcionaría el lunes a la mañana en el proyecto que estás coordinando?

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26 enero 2007 - Posted by | Comunicacion, Riesgo

15 comentarios »

  1. Eso que dices de la diferencia entre la teoria y la practica es verdad, en mi empresa yo no podria hacer ese jueguito de las notas PostIt.

    Comentario por Maria Alejandra Osorno | 30 enero 2007 | Responder

  2. El problema es escuchar de los jefes de proyectos decir “No hay riesgos”. Para alguien con experiencia, ese es un gran riesgo y un gran problema. La gestión de riesgos consume tanto tiempo como la gestión del proyecto en sí, por lo que es imperioso definir claramente actividades relacionadas y personas dedicadas para sus gestión. También existe bastante ignorancia al respecto y es algo que no en todo los proyectos se lleva adelante. Fíjense sino que es la nota que menos comentarios recibió en este blog y los riesgos en los proyectos son como las brujas, nadie los ve pero exisiten!!!
    Es buena la sugerencia que se plantea, sólo que no todas las empresas tienen la cultura y la madurez como para entender la práctica que se explica para identificar riesgos.

    Comentario por Marcelo Granieri | 30 enero 2007 | Responder

  3. Lo bueno, luego de identificar los riesgos, es clasificarlos por la probabilidad de ocurrencia y el impacto que provoca en el proyecto en caso que ocurra tal o cual riesgo, a medida que pasa el tiempo se debe actualizar la grilla (matriz) en donde en el eje de abscisas se encuentra la probabilidad de ocurrencia y en el eje de ordenadas se encuentra el impacto que causa al proyecto, ya sea por costos, tiempos. El eje x se divide en “prob. 50” y el eje “y” se divide en (de abajo hacia arriba) bajo, medio y alto (impacto). A cada riesgo se le asigna un número y lo que va a la grilla de 3×3 es el número de riesgo, esto es de mucha utilidad cuando hay que mostrar los riesgos a la gerencia de proyecto o a personas que no están familiarizadas con ningún tipo de herramienta de seguimiento.
    Espero que sirva.

    Comentario por Matías Cortiñas | 30 enero 2007 | Responder

  4. Marcelo, una vez un colega de EEUU que habla español, me dijo que en español la palabra “Riesgo” es percibida como algo negativo, mientras que en inglés la misma palabra es percibida como algo neutro.

    Comentario por Jose Esterkin | 31 enero 2007 | Responder

  5. Matías, ese proceso que describís es el Análisis Cualitativo de Riesgos, el paso siguiente a la Identificación y seguramente tema de algún post futuro. Gracias por tu aporte.

    Comentario por Jose Esterkin | 31 enero 2007 | Responder

  6. Es interesante notar que muchos casos tanto el PM como el upper-management impulsan la identificación temprana de riesgos, su clasificación y seguimiento con mucho interés, pero a su vez no ponen el mismo cuidado en actuar sobre las causas para atenuarlos o eliminarlos.
    De esta manera los riesgos evolucionan en cuanto a su probabilidad de materializarse sin que se efectúe ninguna contramedida concreta. La transformación en un issue en estos casos pareciera ser el único indicador válido para disparar acciones correctivas.
    Hay que hacer bastante de evangelización para que los riesgos se interpreten como tales y se actúe efectivamente sobre ellos.

    Comentario por Diego Quiroga | 31 enero 2007 | Responder

  7. Diego, en mi experiencia, el segundo obstáculo después de haber conseguido concientizar al upper management con los Riesgos, es lograr incluir en el presupuesto del proyecto un porcentaje para implementar estrategias de administración de riesgo.

    Comentario por Jose Esterkin | 31 enero 2007 | Responder

  8. Jose, actualmente el PMI ve a los riesgos como algo que puede ser positivo también. De hecho, ya no se habla de riesgos, sino de amenazas y oportunidades. Es tarea del PM identificar cuando seguir un riesgo puede ser beneficioso para el proyecto.

    Comentario por Marcelo Granieri | 31 enero 2007 | Responder

  9. Diego, me gustó lo de la “evangelización”. La tarea de crear conciencia y educar es una de las más arduas del PM. Creo que la mejor forma de mostrar el beneficio de una adecuada identificación, cuanti/cualificación y seguimiento de los riesgos, es presentando su ocurrencia en escenarios simulados (vía Montecarlo o técnicas “what if”) para que se perciba cual es el impacto que el riesgo identificado suceda si no se lo atiende, monitorea y responde de alguna manera. A veces hay que “mostrar milagros” para que nos empiecen a creer…

    Comentario por Marcelo Granieri | 31 enero 2007 | Responder

  10. [...] proceso de identificar riesgos, así como lo indica IAAP en su post, debe pasar de la teoría a la práctica. Una vez que se ha procedido a identificar y evaluar la [...]

    Pingback por ¿Quién es el dueño del Riesgo? at El Cafe de Joe | Blog de Project Managers y Proyectos | 7 noviembre 2007 | Responder

  11. Hablar de riesgo es un tema bastante grande que va a tomar tiempo en considerar todos los puntos cuando se habla de proyectos informaticos, en la parte educativa no es lo mismo que hablar ya de un proyecto real donde demanda de perdidas economicas y otras cosas mas, pero de igual forma hay que analizar a como mejor se los pueda superar

    Comentario por Ricardo Loor | 11 enero 2009 | Responder

  12. Si el Riesgo fuera EL MAL MANEJO DE RECURSOS, entonces cual seria “El Riesgo Identificado y cual seria la Descripcion del Riesgo”

    Comentario por Gabriel | 12 febrero 2010 | Responder

  13. Pondre otro ejemplo, si el Riesgo es Cambio de precios en los materiales, cual seria El RIESGO IDENTIFICADO y cual LA DESCRIPOCION DEL RIESGO

    Comentario por Gabriel | 13 febrero 2010 | Responder

  14. En la practica esta metodología que es muy lógica, no se aplica por falta de cultura en la gestión de riesgos. Lo que podría resultar más viable es que la gerencia de riesgos o como se llame en las organizaciones defina una metodología estandar con puntos mínimos que deban ser contemplados. Auditoría interna o quien haga las veces, verifica que se aplique y valida la efectividad de la metodología y recomienda las mejoras.
    En todo caso la gerencia de riesgos debe ser proactiva para mejorar la cultura de gestión de riesgos y definir metodologías prácticas y aplicables.

    Comentario por Jairo | 1 junio 2010 | Responder

  15. Gracias, encontre informacion de utilidad para mis proyectos de la vida real, se que tendremos claro que hacer y que no hacer desde el lunes en la manana. Me ayudaste.

    Comentario por hecolmen | 7 julio 2014 | Responder


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